Làm thế nào để viết một đề xuất cho một hội đồng

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Trước khi viết đề xuất
• Phần 2 Viết đề xuất
• Phần 3 Đưa ra đề xuất hiệu quả hơn

Đề xuất tư vấn là một tài liệu được gửi bởi một nhà tư vấn cho một khách hàng tiềm năng mô tả một dịch vụ mà anh ta muốn thực hiện và các điều kiện theo đó công việc sẽ được thực hiện. Các đề xuất tư vấn được thiết lập thói quen sau khi tư vấn và khách hàng tiềm năng đã thảo luận về dịch vụ. Biết cách viết một đề xuất rõ ràng và hiệu quả có thể giúp bạn có được những khách hàng mới để thực hành. Do đó khả năng này rất cần thiết cho tất cả các chuyên gia tư vấn độc lập.

giai đoạn

Phần 1 Trước khi viết đề xuất

1. 
   

   
   Thông báo cho bản thân càng nhiều càng tốt về nhiệm vụ trong câu hỏi. Một đề xuất cho lời khuyên không giống với sơ yếu lý lịch và để đảm bảo gửi cho bạn càng nhiều người nhận càng tốt để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn. Mỗi đề xuất nên được thiết kế riêng cho loại khách hàng bạn có. Bạn càng được thông báo nhiều về khách hàng và nhu cầu của anh ta, bạn sẽ viết đề xuất của mình tốt hơn. Điều đầu tiên cần làm là luôn luôn được thông báo. Có một số cách để đạt được điều đó.
   • Cách tốt nhất và trực tiếp nhất sẽ chỉ đơn giản là gặp gỡ khách hàng và thảo luận về dịch vụ với anh ta. Hãy lưu ý cẩn thận và hỏi càng nhiều câu hỏi cụ thể để hiểu ý nghĩa của nhiệm vụ.
   • Sau đó, bạn có thể theo dõi bằng các cuộc gọi điện thoại hoặc email để làm rõ bất kỳ câu hỏi còn sót lại nào khác.
   • Khi bạn viết đề xuất, tốt nhất là thực hiện một số nghiên cứu cá nhân. Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng chứng minh làm thế nào các dịch vụ của bạn có thể giúp khách hàng đạt được mục tiêu của mình, thì việc tìm kiếm các khảo sát kinh doanh để hỗ trợ cho lập luận của bạn sẽ là một ý tưởng hay.

2. 
   

   
   
   
   Bạn có đồng ý chính xác vai trò của bạn sẽ là gì không? Bạn sẽ không phải tham gia vào một công việc như một nhà tư vấn chỉ để bị áp lực bởi khách hàng của bạn để làm một công việc mà bạn không muốn làm. Điều quan trọng là phải có một bức tranh rõ ràng về những gì khách hàng mong đợi ở bạn, vì vậy bạn có thể đưa ra đề xuất của mình để công việc chỉ giới hạn ở những gì đã được quyết định với khách hàng. Những điều cần lưu ý liên quan đến:
   • trách nhiệm thực sự của bạn cũng như kết quả mà khách hàng hy vọng có được,
   • thời hạn hoàn thành công việc của bạn
   • các mục tiêu quan trọng cần đạt được trong thời hạn nhất định,
   • đôi khi bạn sẽ phải nói chuyện với nhiều người. Ví dụ: nếu bạn có kế hoạch tư vấn về tranh chấp giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên của mình, bạn nên nói chuyện với đại diện của cả hai bên và khách hàng đã thuê bạn.

3. 
   

   
   
   
   Tìm hiểu về cam kết tài chính của khách hàng. Đây có thể là thông tin quan trọng nhất của tất cả các thông tin. Nếu khách hàng không mong đợi trả giá mà tác phẩm trả lại, thậm chí đừng bận tâm viết đề xuất. Bạn có đồng ý với khách hàng về giá cả, cũng như các điều khoản thanh toán trước khi bạn bắt đầu viết. Do đó, bạn có thể sử dụng biểu giá đã thỏa thuận trong đề xuất của mình, mà khách hàng phải ký trước khi tuyển dụng bạn.
   • Ngoài các chi phí dịch vụ của bạn, bạn cũng sẽ cần phải đồng ý về các chi phí bổ sung bạn có thể cần trong quá trình làm việc (ví dụ: nhiên liệu, thực phẩm, vận chuyển, v.v.). Vì lợi ích của bạn để khiến khách hàng trả tiền cho bạn cho tất cả những điều này.
   • Không viết đề xuất nếu khách hàng dường như không chắc chắn về số tiền phải trả hoặc thời hạn thanh toán.

4. 
   

   
   Nếu có thể, giành được thị trường mà không có bất kỳ đề xuất. Một số chuyên gia tư vấn sẽ cho bạn một cụm từ như Viết xác nhận dịch vụ dễ hơn so với đề xuất dịch vụ. Hãy nhớ rằng một đề xuất cho một hội đồng chỉ là một Xét đề nghị mà không đảm bảo cho bạn bất kỳ công việc. Một khách hàng hoàn toàn có thể thu hút các đề xuất từ ​​một số chuyên gia tư vấn tại một thời điểm để cuối cùng chọn một đề xuất. Nếu bạn có cơ hội, hãy cố gắng để khách hàng thuê bạn ngay cả trước khi viết đề xuất. Do đó, nếu bạn gửi yêu cầu của mình, khách hàng sẽ chỉ cần xác nhận rằng bạn phải bắt đầu công việc thay vì nghi ngờ liệu bạn có thể làm được hay không.

Phần 2 Viết đề xuất

1. 
   

   
   Bắt đầu đề xuất của bạn bằng cách giải quyết các khách hàng tiềm năng. Áp dụng cho yêu cầu của bạn cùng một mẫu được sử dụng cho một lá thư học thuật: với một đoạn văn ngắn tóm tắt sự sẵn sàng của bạn để thực hiện công việc và giải thích rằng bạn là ứng viên tốt nhất (bạn sẽ nói về chi tiết sau). Ở giai đoạn này, mặc dù bạn cần phải chuyên nghiệp, tốt nhất nên sử dụng một giai điệu thân mật và nhân viên.
   • Đặt tên của khách hàng của bạn. Nếu bạn có một mối quan hệ thân thiện, sử dụng tên đầu tiên của anh ấy. Nếu không, sử dụng Bà hoặc Ông Vì vậy, bạn cố gắng cho anh ấy thấy rằng đề nghị này là đặc biệt cho anh ấy.
   • Bạn có thể thực hiện một số nghiên cứu trên Internet để xem các đề xuất mẫu và có ý tưởng rõ ràng về nội dung của từng phần của tài liệu.

2. 
   

   
   Mô tả nhiệm vụ trong đoạn đầu tiên. Lấy cảm hứng từ cuộc thảo luận mà bạn đã có trước đây về công việc để chứng minh với khách hàng rằng bạn biết những gì bạn cần làm. Chứng minh rằng bạn biết vấn đề thực sự cần giải quyết, nhiệm vụ mà anh ấy hy vọng sẽ thấy bạn hoàn thành và mức độ công việc của bạn (tất cả cùng một lúc, về lâu dài, v.v.).
   • Ở cấp độ này, hãy cụ thể về công việc, nhưng đừng tập trung quá nhiều vào các chi tiết cụ thể như tiền bạc, lịch trình, v.v. Bạn sẽ nói về tất cả những điều này sau.

3. 
   

   
   Trong đoạn thứ hai, bộc lộ kỹ năng của bạn. Ở giai đoạn này, bạn phải bán mình là ứng viên tốt nhất cho công việc này. Hãy chắc chắn mang lại sự chú ý của khách hàng về các khía cạnh giáo dục, kinh nghiệm làm việc và dịch vụ thành công của bạn trong quá khứ. Bạn cũng có thể nói về phẩm chất cá nhân và giá trị của mình, mặc dù những điều này không thực sự là ưu tiên trong trình độ của bạn.
   • Hãy nhớ rằng, bạn có thể thấy mình cạnh tranh với các cố vấn chuyên gia khác. Cố gắng có được một ý tưởng về cách bạn sẽ cung cấp lợi ích có thể đo được cho khách hàng về giá cả hoặc thời gian. Bạn sẽ có lợi thế hơn bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào có cùng kỹ năng hoặc tốt hơn, nhưng ai không biết cách sử dụng chúng.

4. 
   

   
   Trong đoạn tiếp theo, mô tả dịch vụ được đề xuất. Lập danh sách của họ bằng cách sử dụng thuật ngữ nghiêm ngặt và các chi tiết cụ thể như những gì bạn sẽ làm để giải quyết vấn đề của khách hàng. Nêu rõ các kết quả chính xác mà khách hàng sẽ nhận được từ bảng của bạn. Cũng được cụ thể về phương pháp cũng như thời hạn của bạn.
   • Để tránh các vấn đề về sau, cũng rất hữu ích khi mô tả những gì bạn mong đợi từ khách hàng trong quá trình thực hiện công việc của bạn liên quan đến nhân viên, truy cập vào các trang web làm việc và thiết bị. Ví dụ: đặt tên cho những người bạn muốn làm việc với toàn thời gian và các lĩnh vực bạn muốn truy cập và hơn thế nữa.

5. 
   

   
   Mô tả những gì bạn sẽ không làm trong quá trình tham khảo ý kiến ​​của bạn. Là một chuyên gia tư vấn, bạn nên tránh vấn đề nhiệm vụ trượt. Dần dần nhận trách nhiệm của bạn mà không nhận được bất kỳ khoản bồi thường bổ sung. Xác định các vấn đề bạn sẽ giải quyết và làm rõ rằng các tình huống liên quan không được bao gồm trong đề xuất này.
   • Một cách tốt hơn để trình bày điều này là biến nó thành một danh sách thông minh để bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin bạn cần.

6. 
   

   
   Gửi một mức giá cho tư vấn của bạn. Nó phụ thuộc vào chất lượng công việc của bạn và loại khách hàng bạn có. Hãy nhớ rằng bạn có thể giao dịch với các chuyên gia tư vấn cạnh tranh, vì vậy hãy cố gắng làm cho tỷ lệ của bạn cạnh tranh cho tình huống của bạn và cho sự siêng năng.
   • Bạn cũng sẽ cần đề cập đến bất kỳ khoản phí bổ sung như phòng khách sạn, giao thông, bữa ăn, vv rằng khách hàng tiềm năng sẽ phải trả tiền cho bạn. Có một quy trình phê duyệt sẽ là một ý tưởng tốt hơn (ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng bạn sẽ gửi hóa đơn của mình vào cuối mỗi tháng). Do đó, khách hàng sẽ khó từ chối trả tiền cho bạn rằng anh ta chưa bao giờ đồng ý trả một khoản tiền cắt cổ như vậy.

7. 
   

   
   Kết thúc bằng cách tóm tắt đề xuất của bạn. Như trong một bài luận học thuật, mục đích của đoạn cuối là cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về phần còn lại của những gì trong đề xuất. Khẳng định lại khả năng của bạn để thực hiện công việc, chuẩn bị tư vấn và đảm bảo đạt được kết quả mong đợi. Ở giai đoạn này, như trong đoạn bắt đầu, bạn cũng có thể thân mật một chút bằng cách gọi khách hàng bằng tên.
   • Sau khi kết thúc, ký tên và đề cập đến ngày đề xuất, và dành một khoảng trống để khách hàng cũng có thể đặt chữ ký của mình.

Phần 3 Đưa ra đề xuất hiệu quả hơn

1. 
   

   
   Hãy ngắn gọn và tốt đẹp. Làm cho đề xuất của bạn càng ngắn càng tốt để thực sự mô tả chính bạn và dịch vụ của bạn. Mục tiêu của bạn ở đây là chất lượng và không phải số lượng. Bạn phải tránh bất cứ điều gì sẽ khiến khách hàng từ chối đề xuất của bạn và lấy ý kiến ​​của một nhà tư vấn khác. Làm cho đề xuất của bạn ngắn gọn để đọc.
   • Đối với hầu hết các dịch vụ, viết hai trang là quá đủ. Nếu bạn cần tham khảo một bộ dữ liệu dài trong đề xuất của mình, hãy đặt chúng vào phần phụ lục để giảm độ dài của tài liệu.

2. 
   

   
   Tập trung vào khách hàng. Mặc dù bạn có mong muốn thừa nhận một vị trí quan trọng đối với các kỹ năng của bạn, hãy biết rằng người quan trọng nhất ở đây không phải là bạn, mà là khách hàng của bạn. Ngay cả khi bạn đang nói về bản thân, hãy hướng cuộc thảo luận về cách bạn sẽ thực hiện mong đợi của khách hàng hơn là nói về việc bạn mạnh mẽ như thế nào.
   • Tránh các cuộc thảo luận dài về lịch sử công việc của bạn (hoặc của các công ty của bạn, nếu bạn không phải là một nhà tư vấn độc lập).

3. 
   

   
   Tránh những từ trong thịnh hành. Hầu hết các khách hàng (đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp) thường dành toàn bộ thời gian để lắng nghe những biểu cảm trống rỗng, vô nghĩa được hát bởi những người muốn trở nên quan trọng. Lưu khách hàng của bạn từ những bình luận không thú vị. Thay vào đó, hãy viết đề xuất của bạn bằng ngôn ngữ rõ ràng và cô đọng. Đừng cố làm cho lời hứa của bạn trở nên thú vị hơn so với những lời nói tục tĩu. Cứ làm đi những lời hứa thú vị.
   • Dưới đây là một số ví dụ về các thuật ngữ phổ biến: thực hành tốt nhất, sức mạnh tổng hợp, gây rối, tối ưu hóa và nhiều hơn nữa. Mỗi miền hoạt động có biểu thức riêng của nó. Những thuật ngữ này đã mất hiệu quả bất kỳ hiệu ứng nào họ có do sử dụng lạm dụng và mơ hồ.

4. 
   

   
   Theo dõi chính tả và ngữ pháp. Điều này có vẻ tầm thường, nhưng nó rất quan trọng. Ngay cả khi bạn sẽ không cung cấp dịch vụ tư vấn cho một vị trí yêu cầu viết, một giao tiếp rõ ràng và chuyên nghiệp sẽ cho thấy rằng bạn đã dành thời gian để đưa ra những điều tốt nhất cho bản thân. Những sai lầm không có nghĩa là bạn kém chất lượng cho dịch vụ, nhưng chúng cho thấy rằng bạn chưa quan tâm đúng mức đến việc viết đề xuất của bạn. Trong một cuộc cạnh tranh rất chặt chẽ giữa hai chuyên gia tư vấn, yếu tố này có thể tạo thành một tiêu chí lựa chọn.
   • Sau khi bạn viết xong đề xuất của mình, hãy thử đọc lại lần thứ hai để sửa lỗi ngữ pháp và từ vựng. Nếu thời gian cho phép, hãy nhờ một người bạn hoặc thành viên gia đình đọc lại. Họ sẽ có thể thấy những lỗi bạn bỏ lỡ tốt hơn vì họ không thực sự tham gia viết lách.