Cách trình bày qua mail

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Bắt đầu với một khởi sắc
• Phần 2 Duy trì súc tích
• Phần 3 Kết thúc thư

Email là một trong những hình thức giao tiếp phổ biến nhất trong thế giới hiện đại và biết cách giới thiệu bản thân với ai đó bằng email có thể làm nên điều kỳ diệu cho sự nghiệp và mạng lưới của bạn. Bằng cách viết một email ngắn gọn và rõ ràng, bạn sẽ tăng khả năng người nhận của bạn sẽ dành thời gian để đọc và liên hệ với bạn. Tránh những sai lầm phổ biến nhất để phân biệt bản thân bạn với những người khác.

giai đoạn

Phần 1 Bắt đầu với một khởi sắc

1. 
   
   

   
   Hãy chắc chắn rằng chủ đề của email là rõ ràng. Người nhận của bạn nên biết về chủ đề của email trước khi mở nó. Cũng đảm bảo rằng nó ngắn: một vật dài có thể nặng. Đối với phần giới thiệu thư, thường được chấp nhận hoàn toàn để mô tả "Giới thiệu - Tên bạn ».
   • Hãy chắc chắn để mô tả các đối tượng đầu tiên! Một lỗi phổ biến là giữ cho đối tượng thư đến cuối, điều này có thể dẫn đến việc quên hoàn toàn việc viết nó.
   • Máy tính xách tay thường chỉ hiển thị 25 đến 30 ký tự của đối tượng, vì vậy hãy viết một đoạn ngắn.

2. 
   
   

   
   Bắt đầu với một lời chào chính thức. Đừng bắt đầu với "Hi" hoặc "Hey". Bạn có thể sử dụng những hình thức chào hỏi này khi bạn biết người đó. Bắt đầu với một phép lịch sự nổi tiếng. Tránh sử dụng tên của người nhận khi chào anh ta.
   • "Kính gửi bà / bà / hoa hậu" - Nếu bạn không chắc chắn về hoàn cảnh gia đình của người phụ nữ mà bạn đang viết thư, bạn nên luôn luôn sử dụng "Bà", điều này ít tự phụ.
   • "Thưa ông / bà" - Bạn chỉ nên sử dụng điều này nếu bạn không chắc ai sẽ nhận được.

3. 
   
   

   
   
   
   Giới thiệu về mình. Câu đầu tiên của bạn sẽ giới thiệu bạn với người nhận của bạn. Điều này cho phép anh ta liên kết một tên với phần còn lại của.
   • "Tôi đang gọi ..."
   • Cho tiêu đề của bạn khi cần thiết. Nếu bạn có nhiều tiêu đề, đừng liệt kê tất cả, chỉ quan trọng nhất hoặc phù hợp nhất.

Phần 2 Duy trì súc tích

1. 
   
   

   
   Giải thích cách bạn có địa chỉ email của người nhận. Cho người nhận biết làm thế nào bạn tìm thấy thông tin để liên hệ với anh ta. Điều này chứng tỏ rằng bạn đã đi qua các kênh phù hợp để liên lạc với anh ấy.
   • «Người quản lý hành chính của bạn đã liên lạc với địa chỉ email này»
   • "Tôi tìm thấy địa chỉ email này trên trang web của bạn"
   • "Vì vậy, và vì vậy nói để liên lạc với bạn"

2. 
   
   

   
   
   
   Nói về lần cuối cùng bạn gặp nhau (nếu đó là trường hợp). Bằng cách làm mới bộ nhớ của người đó, bạn có thể giảm để đơn giản hóa hơn.
   • "Chúng tôi đã nói ngắn gọn tại hội nghị tuần trước"
   • "Chúng tôi đã nói chuyện điện thoại ngày hôm qua"
   • "Tôi thấy bài thuyết trình của bạn về ..."

3. 
   
   

   
   Có một mối quan tâm chung. Điều này có thể giúp bạn xác định chính mình với người nhận và làm cho email doanh nghiệp của bạn bớt lạnh. Để tìm ra lợi ích chung, bạn có thể cần thực hiện một số nghiên cứu về người nhận. Các địa điểm tìm kiếm có thể bao gồm Facebook và LinkedIn.
   • Hãy chắc chắn rằng bạn cho người đó biết nơi bạn tìm thấy mối quan tâm chung này: bạn sẽ khác với một kẻ theo dõi.
   • Nếu có thể, hãy cố gắng đảm bảo rằng mối quan tâm chung của bạn có liên quan đến kinh doanh: ví dụ: một cái gì đó trong lĩnh vực của bạn hoặc một niềm đam mê chuyên nghiệp mà cả hai bạn chia sẻ.

4. 
   
   

   
   Đưa ra lý do khiến bạn tiếp xúc. Đừng chờ đợi quá lâu để đi đến sự thật. Không ai sẽ đọc thư của một vài đoạn trước khi đọc một cái gì đó có liên quan. Giải thích rõ ràng và trực tiếp những gì bạn muốn và tại sao bạn liên hệ với người đó về nó. Nếu bạn hỏi lời khuyên hoặc bất cứ điều gì khác, hãy chắc chắn rằng nó hợp lý, đặc biệt nếu đó là liên hệ đầu tiên của bạn.
   • "Tôi sẽ thích thú khi biết thêm về ..."
   • "Tôi muốn gặp bạn để thảo luận ..."
   • "Tôi muốn có ý kiến ​​của bạn về ..."

5. 
   
   

   
   Hãy chắc chắn rằng email của bạn vẫn tập trung vào chủ đề. Một email đi theo mọi hướng có thể khuyến khích người nhận của bạn mất hứng thú hoặc thậm chí quên đi lý do tại sao bạn gửi email cho anh ta. Làm cho trình bày thư của bạn đơn giản và chỉ yêu cầu một điều cho người nhận của bạn.

Phần 3 Kết thúc thư

1. 
   
   

   
   Cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian. Không ai thích đọc tất cả các email của họ, vì vậy hãy chắc chắn cảm ơn người nhận đã dành thời gian để đọc email của bạn. Cử chỉ lịch sự đơn giản này sẽ cải thiện đáng kể tâm trạng của người nhận và tăng cơ hội nhận được câu trả lời.
   • "Tôi đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian để đọc email này. "
   • "Cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc nó. "

2. 
   
   

   
   Đề nghị cho độc giả của bạn liên lạc với bạn. Yêu cầu người nhận trả lời, gọi điện, suy nghĩ về lời đề nghị của bạn hoặc bất cứ điều gì khác khiến họ đơn giản hóa. Đặt câu hỏi là một cách tốt khác để liên quan đến người đó.
   • "Gọi cho tôi khi bạn có thời gian rảnh"
   • "Chúng ta hãy ăn trưa cùng nhau trong vài ngày tới"
   • "Bạn nghĩ gì về ...? "
   • "Mong chờ phản hồi của bạn"

3. 
   
   

   
   Hoàn thành email của bạn. Khi bạn hoàn thành một email chuyên nghiệp, hãy chắc chắn là biết ơn, nhưng súc tích. Chỉ cần chào một email để kết thúc nó, bạn sẽ vẫn chuyên nghiệp trong khi vẫn bày tỏ lòng biết ơn của mình.
   • "Trân trọng,"
   • "Cảm ơn,"
   • "Trân trọng, Trân trọng,"
   • "Trân trọng,"
   • Tránh "Trân trọng", "Trân trọng," "Cảm ơn! »,« À + »,« Cảm ơn bạn đã chú ý ».

4. 
   
   

   
   Thêm chữ ký của bạn. Nếu bạn chưa thiết lập hộp thư để bao gồm chữ ký của mình, hãy chắc chắn kết thúc bằng cách thêm tên, tiêu đề và thông tin để liên hệ với bạn. Không quá tải phần này của năm số điện thoại, hai địa chỉ email và ba trang web. Làm những việc đơn giản để người nhận biết cách tốt nhất để liên lạc với bạn. Tránh bao gồm các trích dẫn trong chữ ký của bạn.
   • :: Jean Dupont
   • : :
   • :: [email protected]
   • : : 06 46 60 87 83
   • : :
   • :: www.sitewebjeandupont.fr

5. 
   
   

   
   Xem lại email. Trước khi bạn nhấp vào "Gửi", hãy dành thời gian để đọc lại email của bạn ba lần, sửa các lỗi bạn gặp phải. Vì có khả năng thư này là liên hệ đầu tiên của bạn với người nhận, bạn phải tạo ấn tượng tốt nhất có thể. Lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ làm cho email của bạn kém chuyên nghiệp hơn nhiều.