Cách tổ chức văn phòng của bạn

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Làm trống văn phòng
• Phần 2 Sắp xếp lại văn phòng
• Phần 3 Thúc đẩy hiệu quả

Như người ta thường nói, "một cái bàn bừa bộn là dấu hiệu của một tinh thần rối loạn." Giữ một không gian làm việc sạch sẽ, có tổ chức sẽ có tác động đáng kinh ngạc đến năng suất, sự tập trung và khả năng tìm thấy mọi thứ bạn cần. Bạn có thể ngạc nhiên bởi hiệu quả của chính bạn trong công việc sau khi dọn dẹp mớ hỗn độn trên bàn làm việc của bạn. Tất cả những gì bạn cần là một chút thời gian, kỷ luật để loại bỏ những thứ bạn không cần, và một hệ thống để đảm bảo mọi thứ phù hợp.

giai đoạn

Phần 1 Làm trống văn phòng

1. Bắt đầu từ con số không. Sẽ dễ dàng hơn cho bạn để tổ chức nếu bạn bắt đầu với một văn phòng trống. Loại bỏ mọi thứ trên đó. Loại bỏ các đối tượng từ các ngăn kéo (nếu có). Đặt mọi thứ trên một bàn riêng hoặc trên sàn để sắp xếp sau. Một khi bạn đã loại bỏ tất cả mọi thứ của bạn khỏi văn phòng, sẽ dễ dàng hơn để tưởng tượng cách bạn muốn tổ chức nó.
   • Có lẽ bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để sắp xếp những thứ trên bàn sau nhau và quyết định những thứ nào sẽ vứt đi.

2. 
   

   
   Làm sạch văn phòng từ trên xuống dưới. Tận hưởng có văn phòng trống của bạn sạch sẽ triệt để. Lau bụi và lau sạch mặt trên bằng chất tẩy rửa đa bề mặt. Xử lý vết bẩn nạm và vết trầy xước trên bàn gỗ. Nó sẽ trông như mới sau khi bạn hoàn thành.
   • Hãy chắc chắn rằng bạn đã loại bỏ mọi thứ khỏi văn phòng trước khi bạn bắt đầu dọn dẹp. Nếu không, bạn sẽ phải dọn dẹp xung quanh chợ.

3. 
   

   
   
   
   Vứt bỏ những thứ cũ mà bạn không sử dụng. Lấy tất cả những thứ bạn có ra khỏi văn phòng của bạn và chia chúng thành hai đống: một cho những thứ bạn sẽ vứt vào thùng rác và một cho những thứ bạn muốn giữ. Đừng di chuyển. Loại bỏ càng nhiều thứ không cần thiết càng tốt cho đến khi bạn còn lại những thứ cần thiết. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng giữ bàn làm việc của mình sạch sẽ hơn.
   • Mọi người thường gắn liền với các đối tượng mà họ không sử dụng và không được sử dụng cho họ. Đánh bại công việc không cần thiết để giúp bạn yên tâm hơn sau khi hoàn thành.
   • Đừng quên vứt rác mà bạn tìm thấy trong khi dọn dẹp văn phòng của bạn. Họ cũng có thể tính cho phần lớn các rối loạn.

   
   

   
   
   
   Cập nhật không gian của bạn. Hãy nhìn xung quanh bàn làm việc của bạn và tìm thấy mọi thứ đã lỗi thời. Điều này bao gồm lịch từ những năm trước, thư mà bạn có hoặc chưa trả lời, và thậm chí cả những bức ảnh cũ. Thay thế các đối tượng này bằng các phiên bản cập nhật. Vứt chúng vào thùng rác hoặc lưu trữ chúng ở một nơi đặc biệt. Tất cả mọi thứ trên bàn của bạn phải mới và sẵn sàng để sử dụng.
   • Bạn có quyền giữ những thứ có giá trị tình cảm. Nếu bạn có một bức ảnh cũ, một món quà hoặc một món quà lưu niệm mà bạn muốn giữ, hãy cất nó ở nơi an toàn và đừng để nó chất đống trên bàn của bạn.

Phần 2 Sắp xếp lại văn phòng

1. 
   

   
   Thay đổi cách bố trí văn phòng của bạn. Bây giờ là lúc đặt đồ đạc của bạn trở lại bàn, nhưng bạn không cần phải đặt chúng trở lại vị trí cũ. Hãy nghĩ về những cách mới để sắp xếp lại văn phòng của bạn để tận dụng không gian bạn có. Bạn có thể quyết định đặt mọi thứ vào vị trí của họ, nhưng ở phía đối diện của văn phòng hoặc bạn có thể chọn một vị trí mới cho họ. Phát triển một sự sắp xếp sẽ giúp bạn tập trung trong khi bạn làm việc.
   • Việc sắp xếp lại những thứ của bạn trên bàn làm việc là một thay đổi nhỏ, tuy nhiên, sự đơn điệu mà bạn cảm thấy khi bạn ngồi làm việc và bạn luôn nhìn thấy những điều tương tự ở cùng một nơi.
   • Ở Trung Quốc, thậm chí còn có một nghệ thuật dành riêng cho việc tổ chức các đối tượng của cuộc sống hàng ngày. Đây là "phong thủy" và những tác dụng tâm lý trị liệu này đã được chứng minh.

2. 
   

   
   Điền vào với doanh nghiệp mới. Bạn đang thiếu giấy, bút hoặc mặt hàng chủ lực? Đến một cửa hàng cung cấp văn phòng và chọn thiết bị bạn cần. Lập một danh sách để bạn không quên bất cứ điều gì. Tập trung vào những thứ bạn sử dụng nhiều và có xu hướng hết nhanh chóng. Khi đến giờ làm việc, bạn sẽ có mọi thứ bạn cần.
   • Ngay cả khi nơi làm việc của bạn cung cấp cho bạn tất cả các vật dụng văn phòng bạn cần, bạn nên giữ sẵn một số thứ thuộc về bạn (ví dụ, loại bút yêu thích của bạn có thể giúp bạn thoải mái hơn).

3. 
   

   
   Hãy suy nghĩ về tổ chức kinh doanh của bạn. Một khi bạn có một ý tưởng tốt về diện mạo mà bạn muốn dành cho văn phòng của mình, hãy thiết lập doanh nghiệp của bạn ở đó để tối đa hóa năng suất của bạn trong khi loại bỏ bất kỳ mớ hỗn độn nào. Ví dụ, đặt giữa văn phòng cho máy tính của bạn trong khi giữ các đối tượng và tài liệu quan trọng trong tầm tay bạn. Ngoài việc làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn, nó sẽ giúp bạn không lãng phí thời gian tìm kiếm đồ đạc của mình vì chúng sẽ được lưu trữ một cách hợp lý.
   • Trực giác của bạn thường sẽ là hướng dẫn tốt nhất của bạn để cho bạn biết nơi bạn nên đóng gói đồ đạc của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một số thứ ở một số nơi nhất định, đây có lẽ là nơi tốt nhất để đặt chúng đi.

   
   

   
   Thêm một chút phong cách. Mục tiêu của bạn là có được một văn phòng sạch sẽ và có tổ chức, nhưng điều đó không có nghĩa là nó phải nhàm chán. Thêm một số điểm nhấn trang trí để cho nó cá tính hơn. Một số khung ảnh, một bức tượng nhỏ hoặc một tách cà phê vui nhộn có thể làm sống động không gian và làm cho nó ấm hơn.
   • Nếu bạn làm việc trong hộp hoặc trong văn phòng, bạn có thể mang theo một số vật dụng gia đình để chống lại tâm trạng của công việc.
   • Treo áp phích và áp phích trên tường sẽ thúc đẩy bạn làm việc chăm chỉ.

Phần 3 Thúc đẩy hiệu quả

1. 
   

   
   Giữ nhu yếu phẩm trong tầm tay của bạn. Nếu bạn nhận ra rằng bạn phải thường xuyên di chuyển để tiếp cận một đối tượng, bạn phải chắc chắn rằng nó vẫn dễ tiếp cận hơn. Hãy suy nghĩ về những động tác bạn thường làm để đạt được thứ gì đó trên bàn và sắp xếp đồ đạc của bạn theo thứ tự quan trọng. Thực hiện theo phương pháp này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và sử dụng doanh nghiệp của mình hơn.
   • Bút và bút chì, giấy, máy tính xách tay, thiết bị liên lạc và phụ kiện kỹ thuật số nên được lưu trữ ở những địa điểm mở hoặc nơi nào đó bạn có thể tiếp cận chúng dễ dàng.
   • Tách bút chì và bút trong cốc để giữ chúng lại với nhau và sẵn sàng để sử dụng mà không chiếm quá nhiều không gian.
   • Để lại kẹp giấy và dập ghim gần máy in hoặc nơi bạn xử lý tài liệu của mình.
   • Bạn có thể kiếm được tới một giờ mỗi ngày bằng cách giảm thời gian cần thiết để tìm thấy công cụ của bạn trong mớ hỗn độn của văn phòng.

2. 
   

   
   Lưu trữ các mặt hàng bạn sử dụng thường xuyên trong tầm tay của bạn. Các vật dụng không thiết yếu mà bạn sử dụng thường xuyên có thể được lưu trữ trong các ngăn kéo để bạn có thể lấy chúng ra khi bạn cần. Giữ các ngăn kéo trên cùng cho những thứ chiếm không gian và những thứ bạn sử dụng thường xuyên, nhưng không cần phải giữ trên bàn.
   • Ví dụ: bạn có thể thấy rằng bạn sử dụng máy tính, máy tính bảng hoặc các thiết bị điện tử khác thường xuyên hơn bút hoặc giấy để hoàn thành công việc của mình. Trong trường hợp này, các vật liệu thứ cấp này phải được lưu trữ trong tầm tay bạn để chừa chỗ trên bàn cho các thiết bị điện tử của bạn.
   • Nếu bạn có nhiều đồ nhỏ hơn, bạn có thể mua khay lưu trữ cho ngăn kéo của mình. Chúng sẽ thích nghi với không gian ở phía sau và chúng có các ngăn có kích thước khác nhau để giữ cho tất cả đồ đạc của bạn có thể nhìn thấy và được tổ chức tốt.
   • Tạo cho mình một danh sách tinh thần về vị trí ưu tiên của mỗi thứ. Nếu bạn sử dụng một vật phẩm thường xuyên hoặc điều quan trọng là bạn giữ nó trong tay, bạn có thể để nó trên bàn của bạn. Nếu bạn chỉ cần nó theo thời gian, bạn có thể giữ nó an toàn trong ngăn kéo. Nếu bạn hiếm khi sử dụng nó hoặc nó không vừa trên bàn làm việc, bạn cần tìm một nơi khác để giữ nó.

   
   

   
   Lưu trữ lộn xộn không cần thiết ra khỏi văn phòng. Bất cứ thứ gì bạn quyết định giữ, nhưng thứ bạn không sử dụng thường xuyên, phải được lưu trữ ở nơi khác để chúng không tích lũy và không làm bạn bừa bộn.Điều này bao gồm đồ dùng cá nhân, đồ ăn nhẹ, đồ uống và đồ dùng mà bạn chỉ sử dụng trong những dịp hiếm hoi. Tài liệu bằng văn bản nên được lưu trữ trong các thư mục mà bạn sắp xếp cùng nhau trong một tủ nhỏ trong khi phần còn lại nên được lưu trữ trong ngăn kéo dưới cùng hoặc tủ khác nếu bạn sẽ không sử dụng nó. Tránh càng nhiều càng tốt để đặt mọi thứ trên bàn của bạn, ngoại trừ những thứ bạn cần.
   • Cố gắng tập thói quen cất giữ đồ đạc của bạn sau khi sử dụng chúng. Nếu không, chúng sẽ có xu hướng tích lũy trên bàn của bạn hoặc lấp đầy ngăn kéo của bạn một cách nhanh chóng nếu bạn không chú ý.

3. 
   

   
   Sử dụng một giỏ thư cho tài liệu của bạn. Để giúp bạn dễ dàng lấy bằng tất cả các giấy tờ của mình, bạn nên đầu tư vào một giỏ thư. Đây là những giỏ đa cấp nông cho phép bạn chọn một tầng cho các tài liệu gần đây và một tầng khác để trả lại tài liệu, cũng như cho thư chưa được trả lời hoặc bạn đã trả lại. Bằng cách lưu trữ tài liệu của bạn trong giỏ thư, thư mục và tủ nhỏ, bạn sẽ tránh làm đổ bàn của bạn dưới giấy tờ.
   • Giỏ thư hoặc nhiều giỏ xếp chồng lên nhau có thể giúp bạn loại bỏ sự lộn xộn được tạo ra bởi các tài liệu trên bàn của bạn.
   • Đặt một giỏ hàng cho các tài liệu bạn đã hoàn thành hoặc cần hoàn thành, một cái khác cho thư bạn cần trả lời hoặc đã trả lời, v.v.

4. 
   

   
   Giữ quyền kiểm soát khu vực làm việc chung. Một số người phải sử dụng văn phòng dùng chung hoặc hộp dùng chung tại nơi làm việc hoặc văn phòng của bạn có thể ở gần các bàn khác, khiến bạn có không gian làm việc khá hạn chế. Bạn vẫn có thể thực hiện các bước để kiểm soát không gian chia sẻ này.
   • Đầu tiên, bạn cần chắc chắn rằng bạn có giới hạn rõ ràng về người sở hữu những gì. Sau đó, bạn có thể bắt đầu tổ chức phần của riêng mình bằng cách tối đa hóa lưu trữ và hiệu quả của nó.
   • Đặt một thẻ trên các vật dụng cá nhân của bạn và giữ chúng bên cạnh nơi bạn ngồi. Xác định các tài liệu thuộc về bạn và lưu trữ chúng trong các chất kết dính riêng lẻ mà sau đó bạn sẽ đặt trong các ngăn kéo hoặc trong tủ quần áo.
   • Quyết định một không gian chung để lưu trữ đồ đạc bạn chia sẻ để sự rối loạn không diễn ra chậm trong không gian cá nhân của bạn.
   • Mang túi hoặc khăn để giúp lưu trữ đồ đạc của bạn. Nếu bạn làm việc trong một không gian chung, bạn có thể không giữ được nhiều đồ dùng và phụ kiện như bạn muốn trên bàn và trong các ngăn kéo.
   • Tập thói quen lưu trữ và vệ sinh thường xuyên để giữ cho văn phòng hoặc nơi làm việc chung của bạn sạch sẽ. Càng nhiều người tập trung trong một không gian hạn chế, càng nhiều chất thải, giấy tờ và rối loạn tích tụ.

• Giữ tối thiểu các vật dụng cá nhân và đồ trang trí khi tổ chức văn phòng của bạn tại nơi làm việc. Càng có nhiều đối tượng trên máy tính để bàn của bạn, bạn sẽ càng cảm thấy hỗn loạn và vô tổ chức.
• Hãy chắc chắn rằng bạn tìm thấy một chiếc ghế văn phòng hỗ trợ tốt cho lưng của bạn. Nếu bạn không giữ được tư thế tốt, nó có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và tâm trạng của bạn.
• Thiết lập một hệ thống lưu trữ để luôn biết những gì đã hoàn thành, những gì cần hoàn thành và những gì bạn có thể vứt bỏ. Tổ chức các dự án dựa trên tầm quan trọng và tiến độ của họ.
• Giữ một giỏ giấy thải gần văn phòng của bạn để xử lý nó ngay lập tức. Nếu bạn trì hoãn nó, họ sẽ tích lũy.
• Đặt nhãn trên ngăn kéo để tìm xem đồ đạc của bạn ở đâu để bạn không phải tìm mọi nơi bất cứ khi nào bạn cần.
• Mua và sử dụng các hộp lưu trữ đơn giản để giúp bạn quản lý sự lộn xộn. Bạn sẽ phải giữ một số vật phẩm trong tay trong khi lưu trữ chúng ở đâu đó. Bạn có thể đặt chúng dưới bàn làm việc, bên cạnh hoặc thậm chí trong một phòng khác.
• Nếu bạn thích mày mò, bạn có thể thử tự làm dụng cụ lưu trữ bằng vật liệu độc đáo và cá nhân.
• Nếu bạn không có đủ không gian trên bàn để làm đèn, hãy mua một cái có một cặp kìm mà bạn gắn vào cạnh.
• Loại bỏ tất cả các phiền nhiễu có thể. Điều này sẽ giúp bạn giữ tinh thần quá.
• Mua một tủ hồ sơ, đục lỗ và chia để tổ chức các tài liệu của bạn.
• Nếu bạn có một máy tính trên máy tính để bàn của bạn, bạn cần tổ chức các tệp của mình. Bạn cũng nên xem xét việc làm sạch bên trong máy tính và máy tính xách tay.
• Cố gắng giữ một notepad tiện dụng trong trường hợp bạn muốn viết một cái gì đó.

• Hãy chắc chắn rằng bạn nhớ nơi bạn lưu trữ những thứ của bạn. Nếu bạn có nhiều công cụ, tiện ích hoặc thư mục bạn cần nhớ, bạn có thể lập danh sách vị trí của tất cả mọi thứ trong văn phòng của bạn để giúp bạn luôn ngăn nắp.
• Sự lộn xộn trên bàn làm việc của bạn sẽ làm giảm năng suất của bạn. Đi dễ dàng và bạn sẽ hiệu quả hơn trong công việc của bạn.