Cách tổ chức thời gian hiệu quả

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Đánh giá việc quản lý hiện tại về thời gian của bạn
• Phần 2 Tránh phiền nhiễu
• Phần 3 Sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả

Mọi người đều từng nghe ai đó phàn nàn rằng không có đủ thời gian trong ngày để làm tất cả những gì họ phải làm. Một số mẹo cơ bản để tổ chức và quản lý thời gian của bạn có thể giúp bạn tận dụng tối đa thời gian của mình. Bằng cách học cách sắp xếp thời gian hiệu quả, bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn.

giai đoạn

Phần 1 Đánh giá việc quản lý hiện tại về thời gian của bạn

1. 
   

   
   Quan sát các hoạt động hàng ngày của bạn. Xem những gì bạn làm mỗi ngày và lưu ý những cách khác nhau bạn dành thời gian. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy bạn lãng phí bao nhiêu thời gian trong ngày khi bạn so sánh nó với thời gian bạn dành để làm những gì bạn phải làm.
   • Đừng quên lưu ý các hoạt động vô ích hơn, ví dụ như khi bạn chuẩn bị bữa sáng, khi bạn làm việc nhà, khi bạn tắm, v.v.

2. 
   

   
   Viết tất cả các hoạt động của bạn vào một cuốn sổ tay. Một khi bạn đã quan sát tất cả các hoạt động của mình và ước tính bạn dành bao nhiêu thời gian để thực hiện chúng, hãy viết nó vào một cuốn sổ tay. Đặt tất cả thông tin vào cùng một sổ ghi chép, bởi vì bạn sẽ có thể dễ dàng xác định các mẫu được lặp lại và thời gian khi bạn mất thời gian nếu bạn nhìn thấy tất cả chúng trên cùng một trang.
   • Không nhớ gì và ghi chú rõ ràng từng mục trong sổ ghi chép. Không nhóm các sự kiện riêng biệt thành một mục, không đánh giá thấp các nhiệm vụ nhỏ và viết thời gian chính xác khi đánh giá cách ngày của bạn bị phá vỡ.
   • Nó có thể hữu ích để nhóm các hoạt động nhất định thành các loại. Ví dụ: bạn có thể nhận thấy các công việc gia đình có màu xanh lam, các hoạt động kinh doanh màu đỏ và sở thích màu đen. Điều này sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về cách bạn dành thời gian.

3. 
   

   
   
   
   Đánh giá thời gian của bạn. Bạn có dành một giờ không làm gì? Hai giờ để quyết định ăn ở đâu? Tám giờ để lướt Internet? Tìm các mẫu cho bạn biết cách bạn dành thời gian và xác định những hoạt động nào là cần thiết và những hoạt động nào không cần thiết.
   • Bạn đang mất thời gian vì bạn thiếu kiểm soát bản thân? Bạn có đặt mọi thứ quá thường xuyên qua đêm? Bạn có chấp nhận quá nhiều trách nhiệm? Đây là những câu hỏi bạn nên tự hỏi mình trong khi bạn đang đánh giá cách bạn dành thời gian.
   • Bạn có thể nhận ra rằng bạn chia ngày của bạn theo cách không có ý nghĩa. Ví dụ, có thể không khôn ngoan khi làm việc nửa giờ trước khi dành mười phút để làm những việc không quan trọng trước khi quay lại làm việc trong nửa giờ. Bạn sẽ tập trung và hiệu quả hơn nếu bạn làm việc trong một giờ và chăm sóc những thứ ít quan trọng hơn sau này.
   • Tốt hơn là bạn giải quyết các nhiệm vụ của mình bằng cách phá vỡ chúng. Phương pháp này yêu cầu bạn phân bổ một lượng thời gian nhất định cho một nhiệm vụ mà không bị phân tâm.

4. 
   

   
   
   
   Hãy suy nghĩ về các điều chỉnh. Bây giờ bạn đã biết chính xác những gì bạn đang làm trong thời gian của bạn, hãy bắt đầu thực hiện các điều chỉnh tích cực cho lịch trình của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn xác định các khu vực mà bạn không thể giảm. Không phải vì thứ gì đó tốn nhiều thời gian mà là thời gian mà bạn lãng phí.

5. 
   

   
   Tìm những gì sai. Nếu bạn dành ba giờ một ngày để gửi giấy tờ làm việc, không có khả năng bạn sẽ có thể giảm lượng thời gian bạn dành cho hoạt động này. Tuy nhiên, nếu bạn gửi bốn hoặc năm nhân viên giữa các công việc, bạn có thể giảm thời gian bạn dành cho hoạt động này.

6. 
   

   
   Thay đổi thói quen của bạn. Dù vấn đề của bạn là gì với việc quản lý thời gian của bạn, luôn có một giải pháp. Một khi bạn đã tìm thấy thời gian bạn lãng phí thời gian hoặc cách bạn nên dành thời gian, bạn sẽ cần nỗ lực phối hợp để thay đổi thói quen quản lý thời gian của mình.
   • Nếu bạn dành quá nhiều thời gian để làm việc nhà hoặc chuẩn bị ăn, hãy xem xét việc thuê một quản gia hoặc đầu bếp. Đối với một số người, thời gian của họ đáng giá hơn tiền của họ.
   • Bạn có thể dành một phần tốt trong ngày của bạn để lướt web một cách vô mục đích trên Internet. Bạn có thể hạn chế quyền truy cập của mình vào một số trang web hoặc mạng xã hội nhất định khi bạn nên làm việc hoặc làm việc khác.

Phần 2 Tránh phiền nhiễu

1. 
   

   
   Xác định những phiền nhiễu trong cuộc sống của bạn. Mất tập trung liên tục là mối đe dọa lớn nhất để quản lý thời gian tốt. Bạn cần hiểu những hoạt động hoặc cá nhân nào có xu hướng lãng phí thời gian của bạn. Cho dù đó là một người bạn không bao giờ ngừng nói chuyện hay một niềm vui tội lỗi khiến bạn rời xa công việc, bạn cần tìm cách tránh mọi thứ làm lãng phí thời gian của bạn.
   • Nếu bạn dành nhiều thời gian cho một thứ gì đó không mang lại kết quả mong muốn, có lẽ đó là một sự xao lãng trong cuộc sống mà bạn nên tránh.
   • Nếu bạn làm việc trong một văn phòng, có lẽ bạn sẽ nghĩ nhiều đồng nghiệp của mình là những kẻ gây xao lãng. Tránh những cuộc trò chuyện không cần thiết khi bạn có việc phải làm. Tuy nhiên, đừng quên rằng thái độ của bạn trong văn phòng cũng quan trọng đối với sự tiến bộ trong sự nghiệp của bạn như kỹ năng quản lý thời gian của bạn, vì vậy bạn không nên xấu.

2. 
   

   
   Tránh các cuộc trò chuyện dài trên điện thoại. Nếu bạn dành nhiều thời gian treo trên điện thoại, bạn có thể cần điều chỉnh thói quen trò chuyện của mình. Thông thường, bạn có thể đạt được kết quả nhanh hơn khi gặp mặt trực tiếp thay vì thảo luận qua điện thoại, đó là lý do tại sao bạn cần giảm thời gian bạn dành cho việc trực tuyến.
   • Nhiều cuộc trò chuyện qua điện thoại, đặc biệt là ở đầu hoặc cuối, bao gồm các cuộc thảo luận không cần thiết hoặc không cần thiết. Mọi người có xu hướng đi chệch khỏi chủ đề trong khi họ đang ở trên điện thoại, vì vậy bạn phải chú ý. Trong các cuộc gặp mặt trực tiếp, bạn cảm thấy có nghĩa vụ hơn khi chỉ thảo luận về chủ đề mà bạn quan tâm. Điều này xảy ra bởi vì không có phiền nhiễu nào khác khi bạn ở trước mặt người gọi.

3. 
   

   
   Đừng dành quá nhiều thời gian trên Internet. Nhiều người sử dụng mạng như một công cụ quan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Tuy nhiên, cũng có nhiều người đam mê đọc những bài báo hoặc tin tức thể thao vô dụng hoặc xem hình ảnh của các ngôi sao, mèo hoặc chó con. Hãy tập trung trong khi bạn sử dụng Internet. Có những chương trình mà bạn có thể cài đặt chặn các ứng dụng, trang web và tên miền nhất định để giúp giảm bớt những phiền nhiễu mà web cung cấp.
   • Tránh Facebook và các trang mạng xã hội khác khi bạn phải tập trung vào thứ khác.
   • Bạn cũng sẽ lãng phí rất nhiều thời gian để tìm kiếm các chủ đề khác nhau trên Google. Bạn có thể nghĩ đến việc thực hiện tìm kiếm nhanh về một chủ đề duy nhất và trước khi bạn biết nó, bạn đã dành ba giờ để tìm kiếm độ sâu của Net.

4. 
   

   
   Sử dụng dấu hiệu "không làm phiền". Bạn có thể biết dấu hiệu này treo trên cửa phòng khách sạn. Nó có thể chỉ là hiệu quả trong văn phòng hoặc tại nơi làm việc của bạn. Bạn có thể lấy loại biển hiệu này bằng cách lấy một cái ở khách sạn tiếp theo nơi bạn sẽ ở hoặc bằng cách in ở nhà mà bạn có thể treo trên cửa văn phòng khi cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn tránh nguy cơ các cuộc trò chuyện không cần thiết sẽ làm bạn mất tập trung vào công việc.
   • Nếu bạn làm việc tại nhà, điều cần thiết là phải có một không gian dành riêng cho công việc. Không làm việc trong các khu vực chung của ngôi nhà vì TV, điện thoại hoặc bảng điều khiển trò chơi video có thể dễ dàng làm bạn mất tập trung vào công việc.

5. 
   

   
   Hãy dành thời gian cho những phiền nhiễu không thể tránh khỏi. Có một số phiền nhiễu mà mọi người không thể tránh khỏi. Đôi khi, ông chủ của bạn đến gặp bạn để thảo luận về những điều này và những người khác hoặc một thành viên lớn tuổi trong gia đình bạn, những người cần sự giúp đỡ với những điều đơn giản. Bất kể những phiền nhiễu không thể tránh khỏi này, nếu bạn chuẩn bị trước, chúng sẽ không can thiệp vào thời gian bạn cần cho các dự án hoặc hoạt động khác mà bạn cần hoàn thành.

Phần 3 Sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả

1. 
   

   
   Viết mọi thứ. Đừng dựa vào bộ nhớ của bạn để hoàn thành các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành. Viết ra tất cả những gì bạn phải làm ở một nơi và sẵn sàng tham khảo danh sách này thường xuyên để đạt được mục tiêu của bạn.
   • Ngay cả khi nhiệm vụ trong câu hỏi có vẻ như bạn nhỏ hoặc phụ, hãy lưu ý nó. Lịch của bạn nên được lấp đầy với những bình luận nhỏ như "gọi John", "tìm kiếm lợi nhuận" hoặc "gửi cho sếp".
   • Giữ một cuốn sổ tay liên tục để ghi chú các nhiệm vụ xuất hiện. Bạn nghĩ rằng bạn sẽ nhớ viết chúng sau, nhưng bạn sẽ không làm điều đó.

2. 
   

   
   Sử dụng lịch. Bằng cách thêm một lịch đơn giản vào các công cụ giúp bạn tổ chức, bạn có thể sắp xếp thời gian hiệu quả hơn. Viết thời hạn mới, bài tập về nhà hoặc các cuộc họp khi chúng bổ sung vào lịch trình của bạn. Dành thời gian mỗi sáng để đọc lại lịch của bạn để tìm hiểu những gì phía trước.

3. 
   

   
   Tránh làm việc quá sức. Sắp xếp lịch trình của bạn để tránh có quá nhiều việc phải làm hoặc chịu trách nhiệm cho quá nhiều dự án cùng một lúc. Kiểm tra lịch của bạn trước khi chấp nhận bất cứ điều gì để đảm bảo bạn có thời gian. Điều này sẽ giúp bạn giữ ngăn nắp và thường xuyên xem lịch của bạn.

4. 
   

   
   Loại bỏ phiền nhiễu. Sắp xếp thời gian của bạn một cách hiệu quả bằng cách loại bỏ các yếu tố có thể gây mất tập trung hoặc khiến bạn mất đi mục tiêu hoặc bị trễ. Giữ TV và máy chơi game cách xa phòng bạn học hoặc trả hóa đơn để chỉ tập trung vào các nhiệm vụ cần thực hiện trước và để giữ sở thích cho sau này.

5. 
   

   
   Tổ chức các nhiệm vụ của bạn. Quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả bằng cách tự tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng hoặc khẩn cấp trước tiên. Lưu ý nó trong lịch của bạn bằng cách đánh dấu nó bằng một điểm đánh dấu màu đặc biệt hoặc bằng cách đặt một nhãn dán. Trước tiên hãy quan tâm đến các hoạt động khẩn cấp này để cho bản thân có đủ thời gian để hoàn thành chúng, sau đó thực hiện các hoạt động ít khẩn cấp hơn một khi bạn hoàn thành những hoạt động đầu tiên.
   • Đừng ngần ngại thay đổi các ưu tiên của bạn theo thời gian. Có những thứ có thể xuất hiện vào phút cuối và nhanh chóng đòi hỏi sự chú ý của bạn. Bạn sẽ phải ngừng làm những gì bạn đang làm và đôi khi tập trung lại năng lượng và thời gian của bạn vào một hoạt động vào phút cuối. Chỉ cần chắc chắn rằng nó không xảy ra quá thường xuyên.
   • Nếu bạn nhận ra rằng bạn liên tục sắp xếp lại các ưu tiên của bạn trong ngày, thì có gì đó không ổn. Ngay cả khi bạn phải mong đợi những điều chỉnh nhỏ trong việc sử dụng thời gian, nếu bạn phải thay đổi liên tục, có thể là do bạn đã không tổ chức đúng các hoạt động của mình ngay từ đầu.

6. 
   

   
   Hãy thực tế. Hãy cho bản thân một thời gian thực tế để hoàn thành từng nhiệm vụ của bạn. Nếu bạn nghĩ rằng một hoạt động sẽ mất nửa giờ đến một giờ để hoàn thành, hãy cho mình một giờ. Bằng cách thực tế về thời gian một hoạt động sẽ diễn ra, bạn tránh bị quá tải hoặc trễ.
   • Phòng bệnh luôn tốt hơn chữa bệnh và cho bạn nhiều thời gian hơn bạn cần. Nếu bạn hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn, bạn có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, điều này sẽ không ảnh hưởng đến năng suất của bạn.

7. 
   

   
   Tổ chức các hoạt động cơ bản. Đừng quên đếm thời gian bạn cần cho các hoạt động cơ bản như bữa ăn hoặc tắm. Điều này có vẻ tự nhiên đối với bạn, nhưng điều quan trọng là dành thời gian để thực hiện chúng trong số các hoạt động khác của bạn để đảm bảo bạn không quên chúng hoặc không bị trễ.

8. 
   

   
   Sử dụng một hệ thống nhắc nhở. Thiết lập một hệ thống nhắc nhở đơn giản bên cạnh lịch trình của bạn để giúp bạn nhớ các nhiệm vụ và thời hạn quan trọng. Sử dụng post-it hoặc cảnh báo trên điện thoại của bạn vào những thời điểm nhất định trong ngày để nhớ làm gì đó hoặc lên kế hoạch cho một hoạt động. Hệ thống này sẽ giúp bạn không quên gì cả.
   • Tránh dựa vào người khác để nhớ những gì bạn phải làm. Họ có thể sẽ quên bạn như bạn sẽ quên chính mình.
   • Nếu bạn có việc gì đó rất quan trọng để làm, hãy tổ chức nhiều lời nhắc. Bạn có thể bỏ qua một post-it hoặc một cảnh báo trên điện thoại.

9. 
   

   
   Yêu cầu giúp đỡ. Nhờ ai đó giúp bạn hoặc ủy thác các nhiệm vụ đơn giản hơn nếu cần thiết. Bạn sẽ tự giúp mình quản lý lịch trình nếu bạn tự hào về bản thân và nhờ ai đó làm những công việc đơn giản, chẳng hạn như giúp đỡ công việc nhà hoặc chuẩn bị bữa tối khi bạn bận rộn.
   • Hãy chắc chắn để giao phó trách nhiệm của bạn cho những người có trình độ. Nó không đủ để hoàn thành nhiệm vụ trong câu hỏi, bạn cũng muốn nó được thực hiện tốt.
   • Đừng có thói quen liên tục yêu cầu sự giúp đỡ từ đồng nghiệp của bạn. Điều này cho thấy rằng bạn không biết cách quản lý thời gian của mình. Bạn sẽ lười biếng và không có động lực.

10. 
    

    
    Đánh giá năng suất của bạn. Thỉnh thoảng, cần phải lùi lại một bước và phân tích những gì bạn đã hoàn thành, chất lượng hiệu suất của bạn và thời gian bạn đã làm. Bằng cách nhận thức được những khía cạnh trong công việc và cuộc sống của bạn, bạn sẽ có thể thay đổi lịch trình và thói quen hàng ngày của mình, điều này có thể tạo ra kết quả đáng ngạc nhiên.

11. 
    

    
    Tự thưởng cho mình. Nếu bạn làm việc chăm chỉ hoặc quá nhiều, bạn sẽ đạt đến giai đoạn kiệt sức và bạn sẽ khó tập trung ngay cả vào những nhiệm vụ đơn giản nhất. Sau đó, bạn phải dành một chút thời gian để ăn mừng những gì bạn đã hoàn thành và tự thưởng cho mình bằng cách làm điều gì đó bạn thực sự yêu thích.
    • Hãy chắc chắn rằng bạn dành thời gian rảnh của mình để vui chơi. Tắt điện thoại và tránh trả lời câu hỏi của bạn. Nếu bạn pha trộn công việc và niềm vui, bạn sẽ không tận hưởng chính mình và bạn sẽ tích lũy sự mệt mỏi.
    • Nếu bạn làm việc thứ hai hoặc thứ sáu, hãy nghỉ ngơi cuối tuần. Nếu bạn vừa mới làm việc ba tháng mà không nghỉ trong cùng một dự án, hãy nghỉ một chút sau khi bạn hoàn thành.