Làm thế nào để chuẩn bị cho một cuộc họp

NộI Dung

• giai đoạn

là một wiki, có nghĩa là nhiều bài viết được viết bởi một số tác giả. Để tạo ra bài viết này, 17 người, một số người ẩn danh, đã tham gia vào phiên bản của nó và cải thiện theo thời gian.

Chuẩn bị là rất quan trọng cho một cuộc họp để thành công. Các cuộc họp cũng là một phần quan trọng của nhiều sự nghiệp, vì vậy đó không phải là một doanh nghiệp nhỏ!

giai đoạn

1. Hãy tự hỏi mình có cần thiết hay không. Nếu bạn lên lịch một cuộc họp chỉ để truyền đạt thông tin, đừng lãng phí thời gian của người khác. Gửi cho họ một bản ghi nhớ.
2. Chuẩn bị một ý kiến. Nó nên bao gồm ngày, thời gian, chương trình nghị sự và địa điểm của cuộc họp. Phân phối thông báo này cho người tham gia đủ thời gian trước.
3. Đính kèm các ghi chú từ cuộc họp trước, nếu có. Điều này sẽ cung cấp cho người tham gia cơ hội để xác định những điểm họ không hiểu hoặc những người mà họ không đồng ý.
4. Đặt các yếu tố cơ bản tại chỗ. Sắp xếp ghế và bàn trước khi bắt đầu cuộc họp. Nhận giấy và bút cho mọi người. Đặt một bình nước vào giữa bàn và kính dọc theo bàn.
5. Thông báo khai mạc phiên họp. Điều này có nghĩa là người chủ trì cuộc họp đang yêu cầu im lặng để cuộc họp có thể bắt đầu. Xác định mục tiêu hàng quý của đội.Chương trình nghị sự trong ngày là một danh sách các chủ đề mà bạn sẽ giải quyết, trong một thời gian định trước, để đạt được mục tiêu này. Ví dụ: 1) Sửa đổi tình hình các mục tiêu của quý trước (15 phút), 2) Bảng tham quan cho các đề xuất mục tiêu (20 phút), 3) Lựa chọn 5 mục tiêu (10 phút).
6. Vượt qua cuốn sách tham dự. Bạn cũng có thể sử dụng một mảnh giấy vào đầu cuộc họp và nhờ mọi người có mặt mô tả tên và dấu hiệu của họ. Những tên này sẽ được bao gồm trong báo cáo.
7. Hãy suy nghĩ về báo cáo. Yêu cầu thư ký phụ trách biên bản để mô tả các điểm chính của cuộc họp và nhập chúng sau.
8. Hỏi, vào cuối cuộc họp chính thức, nếu có ai có bất kỳ câu hỏi nào. Điều này được gọi là vấn đề linh tinh. Xác định một ngày cho cuộc họp tiếp theo và chính thức hoàn thành việc này.

lời khuyên

• Một chương trình nghị sự mô tả một cuộc họp và ngăn chúng ta nói quá lâu về một chủ đề cụ thể.
• Việc thành lập một tổng thống tại Đại hội thường niên là điều thường thấy. Chủ tọa cuộc họp, đảm bảo rằng chương trình nghị sự được tuân thủ và mỗi lần chỉ có một người phát biểu.
• Nếu không có ghế nào được chỉ định, hãy hỏi xem có ai khác muốn điền vào vai trò đó cho cuộc họp không.
• Nguyên tắc tương tự áp dụng cho thư ký chịu trách nhiệm báo cáo.
• Điều quan trọng là phải có một tài khoản chính xác để tránh những bất đồng hơn nữa.
• Những hướng dẫn này liên quan đến một cuộc họp chính thức.
• Ngay cả trong bối cảnh của một cuộc họp không chính thức, trước tiên hãy gửi một thông báo cho biết thời gian và ngày của cuộc họp là một ý tưởng tốt. Tại nơi làm việc, yêu cầu người tham gia một cuộc họp không chính thức có thể là đủ.

cảnh báo

• Tổng thống phải có một tính cách mạnh mẽ để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ.