Cách trả lời điện thoại khi làm việc

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Nhấc điện thoại lên
• Phần 2 Nói chuyện điện thoại

Chiếu một hình ảnh chuyên nghiệp tại nơi làm việc là quan trọng cho bất kỳ thành công chuyên nghiệp. Bất kể vị trí của họ trong công ty, trả lời điện thoại là một nhiệm vụ cho hầu hết tất cả nhân viên. Trả lời tốt sẽ cho phép bạn đặt một âm điệu tích cực vào cuộc gọi điện thoại, giúp phóng viên cảm thấy thoải mái và cho phép bạn trả lời dễ dàng với các câu hỏi khác nhau của anh ấy.

giai đoạn

Phần 1 Nhấc điện thoại lên

1. 
   

   
   Trả lời nhanh. Sẽ không lịch sự khi khiến mọi người bận rộn khi bạn đang kinh doanh hoặc trong một môi trường chuyên nghiệp. Nhấc máy và trả lời cuộc gọi trước vòng thứ ba.

2. 
   

   
   Đặt điện thoại lên tai của bạn. Điều quan trọng là phải trả lời điện thoại nhanh chóng, nhưng bạn vẫn nên đủ kiên nhẫn để thực sự đặt micrô gần miệng. Đừng bắt đầu nói chuyện cho đến khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng điện thoại của điện thoại bị kẹt ở tai và tai của bạn, để bên kia không mất bất kỳ thông tin nào.

3. 
   

   
   
   
   Hít thở sâu trước khi trả lời. Bắt đầu bằng cách thở sâu trước khi giới thiệu bản thân, một khi điện thoại gần miệng. Điều này sẽ cho phép bạn giữ bình tĩnh và làm chủ chính mình, điều này sẽ cho phép bạn tập hợp tâm trí và nói chuyện một cách bình tĩnh.

4. 
   

   
   Giới thiệu bản thân và doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ cần đảm bảo rằng phóng viên của bạn đã gọi đúng nơi và đúng người, vì vậy điều quan trọng là bạn phải cho họ biết bạn là ai và doanh nghiệp của bạn là gì. Hãy chắc chắn để xác định tên của công ty đầu tiên. Bạn có thể nghĩ về việc tạo ra ngôi nhà của riêng bạn để bạn không phải suy nghĩ về những gì sẽ nói khi điện thoại đổ chuông và thay đổi nó một chút tùy thuộc vào hoàn cảnh.
   • Nếu bạn làm việc như một nhân viên tiếp tân hoặc tổng đài, điều quan trọng là bạn phải nắm vững hoạt động của doanh nghiệp, bởi vì bạn là người sẽ phải giúp người gọi có được tất cả thông tin họ cần. Bạn có thể chỉ cần nói, "xin chào, đây công ty, Joseph đến thiết bị. Làm thế nào tôi có thể giúp bạn? Do đó, phóng viên sẽ biết anh ta đang nói chuyện với ai và danh tính của công ty bạn sẽ cho anh ta cơ hội tiếp tục cuộc trò chuyện. Nếu bạn làm thư ký riêng, hãy chỉ định người bạn đang làm việc (ví dụ: "văn phòng của ông Smith, Joseph trên thiết bị"), vì có thể đây chính xác là người mà phóng viên của bạn thực sự đang tìm kiếm. tham gia
   • Nếu bạn là một phần của dịch vụ, hãy nói cho người đó biết bạn đang làm gì để họ biết loại câu hỏi nào cần hỏi. Xác định chính mình bằng cách nói "xin chào, đây là kế toán của Jessica". Cho phép người kháng cáo biết nếu anh ta đã liên lạc với văn phòng hoặc người anh ta muốn và nếu anh ta nên nói chuyện với người khác.

5. 
   

   
   
   
   Giữ một cuốn sổ tay và một cây bút gần điện thoại. Điều này sẽ cho phép bạn ghi chú nhanh chóng trong trường hợp người đó muốn rời khỏi bạn hoặc cung cấp cho bạn thông tin khác. Tránh để phóng viên của bạn chờ đợi thời gian để tìm kiếm một cái gì đó để viết.

Phần 2 Nói chuyện điện thoại

1. 
   

   
   Hãy mỉm cười khi nói chuyện. Ngay cả khi bạn không có tâm trạng tốt, chỉ cần mỉm cười và giả vờ như vậy có thể khiến phóng viên của bạn nghĩ rằng bạn tốt. Nó cũng có thể giúp bạn cải thiện tâm trạng của bạn.

2. 
   

   
   Nói rõ ràng và chuyên nghiệp. Vì bạn đang ở trong một môi trường chuyên nghiệp, điều quan trọng là bạn và phóng viên của bạn có thể hiểu nhau một cách rõ ràng và chính xác. Nói một cách bình tĩnh và phát âm các từ của bạn để bạn chắc chắn rằng nó đã đi tốt và hiểu nó.
   • Tránh sử dụng các biểu thức tiếng lóng quen thuộc như "yeah", "chắc chắn" hoặc "nah." Thay vào đó hãy nói chuyện với anh ấy bằng cách sử dụng các từ và cụm từ rõ ràng như "có" và "không". Bất cứ thông tin nào bạn trao đổi với phóng viên của bạn trong cuộc đối thoại, tránh mọi nhầm lẫn giữa bạn. Đừng quên nói các cụm từ lịch sự thông thường như "cảm ơn" và "không có gì", nếu có.
   • Nếu bạn muốn liên lạc với người thông tin cụ thể như chữ cái hoặc số điện thoại (chẳng hạn như tên hoặc số điện thoại), có thể hữu ích để có một lệnh tốt của bảng chữ cái ngữ âm. Bằng cách này, bạn có thể tránh nhầm lẫn các chữ cái được phát âm gần giống như "M" và "N", áp dụng các mẹo hữu ích như "M thích ăn".

3. 
   

   
   Nói chuyện chuyên nghiệp với phóng viên. Sử dụng tên của người đó ("Ông Smith") chứ không phải tên của anh ấy, đặc biệt nếu bạn không biết cá nhân phóng viên. Đừng quên tên anh ấy và giải quyết anh ấy bằng cách sử dụng nó trong cuộc trò chuyện.
   • Bạn có thể muốn viết tên của người đó ngay khi cô ấy nói với bạn để bạn có thể nhớ nó. Điều này có thể rất hữu ích.

4. 
   

   
   Chuyển cuộc gọi nếu cần thiết. Nếu ai đó gọi bạn làm việc, hoàn toàn có khả năng họ đang cố gắng giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc có câu hỏi để gửi cho một người cụ thể. Nếu bạn không thực sự biết cách trả lời một câu hỏi hoặc mối quan tâm, đừng cố gắng trả lời nó. Thay vào đó, đề nghị bạn chuyển cuộc gọi của bạn đến một người nào đó sẽ có thể trả lời và giúp đỡ bạn tốt hơn. Nó cũng sẽ cho anh ấy thấy rằng bạn quan tâm đến vấn đề của anh ấy và sẵn sàng giúp anh ấy giải quyết nó.
   • Phần lớn điện thoại để bàn hiện nay có tính năng chuyển cuộc gọi. Tìm hiểu xem tính năng này có sẵn trong văn phòng của bạn và cách nó hoạt động. Nếu đây không phải là trường hợp, hãy lấy số người mà phóng viên của bạn sẽ gọi và chuyển cho anh ta thông tin.
   • Hãy nhớ lịch sự nhất có thể bằng cách làm như vậy và đề nghị chuyển cuộc gọi. Ví dụ: bạn có thể nói: "Tôi sợ tôi không thể trả lời câu hỏi của bạn. Bạn có muốn tôi chuyển cuộc gọi của bạn đến Jacques, người có thể giúp bạn tốt hơn không? "
   • Nếu không có ai khác, đề nghị bạn lấy một cái. Đừng quên chuyển tiếp điều này sau.

5. 
   

   
   Kết thúc cuộc gọi một cách chuyên nghiệp. Bạn có thể nói với anh ấy một cách rõ ràng và lịch sự rằng cuộc trò chuyện đã kết thúc và anh ấy có thể gác máy bằng cách đơn giản nói "cảm ơn" hoặc "tạm biệt". Không nên nhầm lẫn về việc cuộc trò chuyện có nên tiếp tục hay không.
   • Hãy để phóng viên của bạn treo lên. Anh ấy có cuộc gọi, vì vậy bạn phải để anh ấy có được những gì anh ấy muốn khi anh ấy gọi ngay từ đầu và kết thúc cuộc trò chuyện. Nếu bạn cúp máy mặc dù anh ấy chưa sẵn sàng kết thúc cuộc trò chuyện, điều đó có vẻ thô lỗ hoặc bạn có thể để thông tin quan trọng thoát khỏi bạn.