Cách điền biên nhận

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Hoàn thành biên lai
• Phần 2 Tìm hiểu về lòng trung thành và các yếu tố chính của hóa đơn

Biên lai là một văn bản xác nhận đã nhận xác nhận rằng một khoản tiền hoặc hàng hóa cụ thể đã được nhận. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp hoặc bán hàng, bạn nên có một biên nhận mà bạn và người mua của bạn có thể sử dụng để giữ tài khoản của bạn. Do đó, biên lai sẽ được coi là một hợp đồng giữa người mua hoặc người bán và bạn, và nó cũng sẽ cho phép bạn theo dõi các chi phí khác nhau mà bạn thực hiện.

giai đoạn

Phần 1 Hoàn thành biên lai

1. 
   

   
   Mua biên lai giấy carbon để tăng tốc quá trình. Nếu bạn điền các biên lai của bạn bằng tay, hãy xem xét việc mua một khối các biên lai giấy carbon. Nhờ điều này, bằng cách điền vào biên lai, bạn sẽ có hai bản sao sẽ sẵn sàng, một cho bạn và một cho khách hàng.
   • Biên lai giấy carbon cũng thường được dán nhãn và mang thông tin cần thiết cho một hóa đơn tiền mặt. Nếu không, họ sẽ trình bày một mẫu mà bạn có thể điền rõ ràng và chính xác.

2. 
   

   
   Hoàn thành tất cả các biên lai viết tay bằng bút mực đen. Để đảm bảo rằng hóa đơn của bạn sẽ dễ đọc, bạn phải điền nó bằng bút mực đen. Biên lai của bạn phải là một hồ sơ vĩnh viễn và để làm điều này, bạn phải tránh làm đầy nó bằng bút chì hoặc bút mực màu có thể phai theo thời gian.
   • Khi điền hóa đơn bằng tay, hãy chắc chắn mô tả nó béo và dễ đọc để dễ đọc hơn. Nếu bạn đang sử dụng biên lai giấy carbon, hãy nhấn đầu bút khi bạn viết để làm cho mực xuất hiện ở bản sao thứ hai hoặc thứ ba.

3. 
   

   
   
   
   Sử dụng một con tem. Bạn có thể sử dụng một con tem in từ công ty của bạn hoặc biên lai trống in sẵn có tên của công ty bạn. Để đưa ra một nhân vật chính thức hơn cho các biên lai, bạn phải đóng dấu của công ty bạn. Bạn cũng có tùy chọn sử dụng biên lai in sẵn có logo và tên của công ty bạn. Điều này sẽ cho biết rõ ràng với khách hàng rằng các sản phẩm đến từ công ty hoặc công ty của bạn và là một tài liệu tham khảo hữu ích nếu biên lai sẽ được sử dụng trong tương lai.

4. 
   

   
   Tích hợp tất cả các thông tin cần thiết cho biên lai bán hàng. Cho dù bạn điền biên lai bằng tay hoặc tạo một bản sao trong tài liệu trên máy tính, bạn sẽ cần đảm bảo rằng bạn kết hợp các yếu tố cơ bản như:
   • chi tiết của người bán
   • chi tiết của người mua
   • ngày mà giao dịch được thực hiện
   • các chi tiết về sản phẩm
   • số lượng giao dịch
   • phương thức thanh toán
   • chữ ký của người bán và của người mua

5. 
   

   
   
   
   Hãy chắc chắn rằng bạn có tất cả các thông tin. Kiểm tra xem bạn có tất cả các thông tin cần thiết cho một biên lai thuê. Biên lai cho thuê là cần thiết cho người thuê nếu người sau thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc ngân hàng và muốn theo dõi các khoản thanh toán này. Nó cũng hữu ích cho chủ nhà vì nó là bằng chứng cho tiền thuê nhà được thu thập. Ngoài ra, một số quốc gia yêu cầu chủ nhà cấp biên lai tiền thuê nhà cho người thuê. Nếu bạn đang cố gắng cấp biên lai cho thuê cho người thuê nhà hoặc chủ nhà của bạn, bạn phải đảm bảo rằng nó chứa thông tin cơ bản dưới đây:
   • tổng số tiền thuê
   • ngày thanh toán được thực hiện
   • tên đầy đủ của người thuê nhà
   • tên đầy đủ của chủ sở hữu
   • địa chỉ nhà cho thuê
   • thời gian trả tiền thuê
   • phương thức thanh toán được sử dụng (séc, tiền mặt, v.v.)
   • chữ ký của người thuê và của chủ sở hữu

6. 
   

   
   Hãy nhớ in một bản sao hóa đơn miễn phí. Nếu bạn muốn tạo biên lai in cho công ty hoặc doanh nghiệp của bạn, hãy lưu ý rằng có một số bản sao hóa đơn có sẵn miễn phí trên internet. Chỉ cần in chúng và đóng dấu chúng với tên công ty của bạn để cá nhân hóa chúng cho các giao dịch hàng ngày của bạn.

Phần 2 Tìm hiểu về lòng trung thành và các yếu tố chính của hóa đơn

1. 
   

   
   Hiểu tính hợp lệ của một biên lai. Biên lai rất quan trọng vì chúng sẽ cho phép bạn theo dõi thu nhập của mình cho mục đích thuế. Giữ tất cả các khoản thu của bạn, đặc biệt nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, bởi vì bạn sẽ phải chứng minh chi phí của mình trong các khoản thu thuế. Nếu bạn chịu trách nhiệm cho một công ty, bạn vẫn sẽ cần phải xuất hóa đơn cho khách hàng của bạn và hầu hết các công ty sẽ cung cấp cho bạn biên nhận cho giao dịch mua hàng của bạn.
   • Khi bạn mua các mặt hàng đắt tiền hoặc cung cấp các dịch vụ đắt tiền, điều quan trọng là bạn phải nhận được biên lai. Trên thực tế, đó là một biện pháp phòng ngừa rằng, trong trường hợp có vấn đề pháp lý liên quan đến giao dịch, cả hai bên có thể đưa ra biên nhận làm bằng chứng trước tòa.

2. 
   

   
   Hãy nhớ rằng thường có bốn loại biên lai. Về mặt lý thuyết, bạn có thể điền vào biên lai cho hầu hết mọi giao dịch bạn thực hiện, cho dù đó là tiền thuê nhà, dịch vụ tạo cảnh hay cắt tóc. Nhìn chung có bốn loại biên lai sẽ được cấp cho bạn ít nhất một lần khi bạn bán hàng hoặc mua hàng.
   • Biên lai thanh toán: Để xử lý giao dịch, người bán một mặt hàng sẽ phát hành biên lai thanh toán. Sau này phải bao gồm một tài liệu tham khảo, ngày phát hành và số tiền thu được. Nếu thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt, cần có một lưu ý rằng. Tuy nhiên, nếu thanh toán được thực hiện bằng séc hoặc phiếu chuyển tiền, cần có một tham chiếu đến số thứ tự tiền hoặc số séc. Trong trường hợp giao dịch đã được thanh toán qua thẻ tín dụng, loại thẻ được sử dụng phải được đề cập (Visa, MasterCard, Skrill) và bốn chữ số cuối cùng của thẻ sau.
   • Biên nhận y tế: đây là hóa đơn chứng minh việc mua các sản phẩm y tế như thuốc, đơn thuốc hoặc dụng cụ phẫu thuật. Loại biên nhận này phải bao gồm các chi tiết như mã chẩn đoán, ngày và thời gian tham vấn và tổng số tiền được trả.
   • Biên lai bán hàng: Bạn chắc chắn sẽ nhận được loại biên lai này mỗi khi bạn mua hàng và nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn sẽ xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng sau khi bạn giao sản phẩm liên quan. Biên lai sẽ được sử dụng làm bằng chứng mua hàng và phải bao gồm các chi tiết như ngày bán hàng được thực hiện, số tiền thu được, tên và giá của sản phẩm và danh tính của người quản lý giao dịch.
   • Biên lai cho thuê: loại biên lai này sẽ được chủ sở hữu của nó cấp cho người thuê. Nó sẽ đóng vai trò là bằng chứng cho thấy người thuê đã trả tiền thuê nhà và phải bao gồm tên của chủ nhà và người thuê, địa chỉ của căn hộ thuê, thời hạn thanh toán, số tiền thuê, cũng như ngày bắt đầu có hiệu lực và hết hạn hợp đồng thuê. .
   • Nếu bạn bán hoặc mua phụ kiện trực tuyến, bạn sẽ thực hiện hoặc nhận hóa đơn điện tử. Biên lai điện tử trên thực tế là hóa đơn kỹ thuật số có chứa thông tin tương tự có trên hóa đơn thanh toán thông thường và chứng minh việc mua sản phẩm hoặc phụ kiện được thực hiện trên internet.

3. 
   

   
   Hiểu các yếu tố chính của một khách hàng và nhà cung cấp nhận. Đối với mục đích của bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào biên lai thanh toán được trao đổi giữa nhà cung cấp và khách hàng. Là nhà cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm, bạn sẽ cần phát hành biên lai có chứa thông tin cần thiết.
   • Chi tiết liên lạc của nhà cung cấp: ở cấp độ này, phải có ở đầu biên nhận tên của nhà cung cấp (hoặc của công ty anh ta), địa chỉ, số điện thoại hoặc địa chỉ của anh ta. Bạn cũng nên cẩn thận bao gồm tên của người quản lý cửa hàng hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp hoặc công ty.
   • Thông tin liên hệ của nhà cung cấp: Điều này bao gồm tên đầy đủ của khách hàng hoặc sơn mài.
   • Ngày của giao dịch: đây là ngày, tháng và năm thực hiện giao dịch. Thông tin này sẽ hữu ích trong các thủ tục thuế.
   • Chi tiết sản phẩm: Ở cấp độ này, bạn phải viết mô tả ngắn gọn về các dịch vụ được cung cấp hoặc sản phẩm được bán, bao gồm tên, số lượng, tham chiếu sản phẩm và bất kỳ thông tin nào khác có thể nhận dạng sản phẩm. Mục cuối cùng này sẽ rất hữu ích nếu bạn phải nhớ việc bán hàng trong tương lai.
   • Số tiền của giao dịch: Chia nhỏ tổng số tiền của giao dịch bằng cách trình bày giá ban đầu của sản phẩm, thuế, chi phí lao động cũng như bất kỳ chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá nào được thực hiện. Sự phân tách giá này sẽ xác nhận thêm việc bán hàng và làm cho nó trở nên độc đáo.
   • Phương thức thanh toán: thông báo phương thức thanh toán được sử dụng bởi khách hàng. Điều này có thể bằng tiền mặt, bằng séc, qua thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng.
   • Chữ ký của nhà cung cấp và khách hàng: một khi hóa đơn đã được chuẩn bị hoặc in và khách hàng đã thanh toán, bây giờ bạn phải đặt ở dưới cùng của biên nhận một ghi chú "đã thanh toán" và yêu cầu khách hàng ký chữ ký của mình. Bạn cũng có thể ký một bản sao biên nhận của bạn để thuận tiện và giữ nó trong hồ sơ của bạn.