Làm thế nào để từ chối một yêu cầu đề xuất

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Hiểu một số quy tắc cơ bản về khuyến nghị
• Phần 2 Từ chối yêu cầu đề xuất

Trong một thế giới lý tưởng, bạn nên được tôn vinh và nhiệt tình để mô tả một thư giới thiệu cho người yêu cầu. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải lúc nào bạn cũng có thể thoải mái viết thư giới thiệu cho người mà bạn không muốn giới thiệu, vì bạn không biết rõ về người này hoặc vì bạn không nghĩ rằng anh ấy hoặc cô ấy xứng đáng được đề nghị tốt. Dù lý do của bạn là gì, có một số cách để từ chối yêu cầu đề xuất một cách lịch sự và chuyên nghiệp.

giai đoạn

Phần 1 Hiểu một số quy tắc cơ bản về khuyến nghị

1. 
   

   
   Biết rằng các khuyến nghị phải luôn luôn tích cực. Mục đích của một thư giới thiệu là cung cấp thông tin tích cực về người đó và để giải thích lý do tại sao bạn nghĩ rằng nó có rất nhiều để cung cấp cho một công ty. Nếu bất cứ ai yêu cầu bạn viết thư giới thiệu, anh ta mong đợi bạn ủng hộ anh ta; nếu bạn nghĩ rằng bạn không thể làm điều đó, tốt hơn là từ chối yêu cầu đề xuất hơn là viết một yêu cầu áp đảo.
   • Nói chung, quy tắc này áp dụng cho toàn bộ thư giới thiệu. Không chấp nhận viết thư nếu đó là viết "John luôn làm hết sức mình, nhưng anh ấy không đạt được mục tiêu của mình khi giải quyết vấn đề với khách hàng." Các khuyến nghị nên duy trì hoàn toàn tích cực: "Jean là một người tận tâm luôn đặt nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu khi giải quyết các vấn đề kỹ thuật của họ."

2. 
   

   
   
   
   Hãy nhớ rằng các khuyến nghị phải trung thực. Đừng nói dối. Bạn đặt tên của bạn trên đề xuất này, không thỏa hiệp tính toàn vẹn của bạn để đưa ra một khuyến nghị tích cực.
   • Nếu bạn cần nói dối về mối quan hệ của mình với người đó, đánh giá về phẩm chất của anh ấy hoặc cô ấy hoặc bất cứ điều gì khác để mô tả một khuyến nghị tích cực, tốt hơn là bạn chỉ cần không đưa ra khuyến nghị này.
3. Dành thời gian để cân nhắc những gì khuyến nghị này đại diện. Dưới đây là một số điều cần xem xét trước khi đồng ý mô tả đề xuất cho ai đó.
   • Bạn dành một nỗ lực, thời gian và đặt tên của bạn trong sự cân bằng. Hãy tự hỏi nếu người mà bạn đang làm điều này thực sự xứng đáng.
   • Bạn sẽ không thể quay lại những gì bạn đề cập trong đề xuất.
   • Hãy suy nghĩ về nó, bức thư này có thể là một vấn đề cho bạn trong tương lai? Bạn có chắc chắn 100% rằng người mà bạn đang viết sẽ hoàn thành nhiệm vụ và sẽ không làm mất danh tiếng của bạn.
4. Giới hạn số người mà bạn viết thư giới thiệu. Hãy chắc chắn rằng những nhân viên này (hoặc học sinh của bạn nếu bạn là giáo viên) hiểu rằng bạn không đưa ra đề xuất của bạn một cách nhẹ nhàng. Điều này có nghĩa là bạn chỉ nên làm điều đó cho những người thực sự xứng đáng, bạn phải có niềm tin tuyệt đối vào khả năng của họ.
   • Khi bạn nói rằng bạn không đưa ra nhiều khuyến nghị, bạn sẽ không bị choáng ngợp với các yêu cầu. Những người duy nhất đến gặp bạn sẽ có đủ tự tin vào khả năng của họ để cảm thấy rằng bạn sẽ phản hồi tích cực với yêu cầu của họ.

5. 
   

   
   
   
   Không cấm từ chối. Từ chối yêu cầu giới thiệu có vẻ kỳ quặc và khó khăn, đặc biệt nếu bạn nói chuyện với người phỏng vấn thường xuyên. Tuy nhiên, bạn sẽ chỉ đặt mình vào một tình huống thậm chí còn khó khăn hơn trong tương lai nếu bạn chấp nhận. Giữ sự chính trực của bạn và tôn trọng đủ người trước mặt bạn để từ chối một cách lịch sự và trung thực yêu cầu của anh ấy.
   • Xin lưu ý rằng nếu bạn từ chối mô tả đề xuất cho ai đó, người đó có thể cố gắng thuyết phục bạn và khiến bạn thay đổi. Hãy chuẩn bị để đối mặt với nó, nếu người đối thoại của bạn đang kiên trì và tiếp tục hỗ trợ yêu cầu của anh ta, hãy giữ vững. Đừng để cảm giác tội lỗi hoặc áp lực xã hội che mờ phán đoán của bạn.

Phần 2 Từ chối yêu cầu đề xuất

1. 
   

   
   Hãy trung thực. Lời nói dối có thể tạm thời giải quyết vấn đề, nhưng cuối cùng nó sẽ bắt được bạn. Vào cuối ngày, nó sẽ không giúp bạn nhiều và nó sẽ không khiến người cần đề xuất. Bạn không cần phải thẳng thắn đến mức thô lỗ, không cần phải nói, "Không thể, bạn là một nhân viên trống rỗng, chúng tôi ghét tất cả các bạn", bạn cũng không phải đưa ra lý do để từ chối yêu cầu của người đối thoại.

2. 
   

   
   Giải thích một cách lịch sự lý do của bạn. Bạn phải giải thích lý do của bạn bằng tất cả sự trung thực, ngay cả khi đó là một khoảnh khắc lúng túng và xấu hổ. Đưa ra lý do của bạn một cách lịch sự nhất có thể.
   • Nếu bạn từ chối yêu cầu này vì bạn không biết rõ về người đó, thì đó là một tình huống tương đối dễ dàng để quản lý theo cách tốt đẹp và trung thực. Bạn chỉ cần nói, "Vì chúng tôi không làm việc đủ lâu với nhau, tôi không nghĩ rằng tôi có thể viết cho bạn một đề nghị đủ mạnh."
   • Nếu bạn từ chối một yêu cầu vì hiệu suất của nhân viên hoặc học sinh không xứng đáng với một đề nghị, nó có thể phức tạp hơn một chút. Vào cuối ngày, bạn sẽ phải thành thật: "Tôi không cảm thấy thoải mái trong ý tưởng mô tả một lá thư giới thiệu cho bạn".
3. Sử dụng thời gian như một cái cớ Trong thực tế, bạn có thể không muốn mô tả một đề xuất vì nó mất thời gian, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó như một cái cớ. Vượt qua thực tế là bạn rất bận rộn. Hãy trung thực về những gì tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn, có thể là người bà ốm yếu của bạn, nhiều bản sao bạn phải viết ra hoặc chuẩn bị cho chuyến đi tiếp theo của bạn.
   • Có rất nhiều lời bào chữa bạn có thể sử dụng, nhưng hãy cố gắng trung thực khi giải thích cho người phỏng vấn rằng bạn không thể viết thư giới thiệu cho anh ấy vì lịch trình bận rộn của bạn.

4. 
   

   
   Bạn có thể đề xuất các khuyến nghị khác. Nếu bạn cảm thấy thoải mái khi làm như vậy, hãy đề nghị người đó nhờ ai đó giới thiệu. Nó hoạt động đặc biệt tốt nếu bạn từ chối yêu cầu của anh ấy vì bạn không biết đủ về anh ấy.
   • Bạn có thể chỉ cần nói, "Tại sao bạn không hỏi Mary? Cô ấy làm việc với bạn lâu hơn tôi nhiều. "
   • Nếu bạn không thể giới thiệu nhân viên hoặc sinh viên này vì hiệu suất đáng ngờ của anh ta, bạn cũng có thể đề xuất các lựa chọn thay thế. Từ chối yêu cầu và tiếp tục với "Có thể bạn có thể hỏi Marie hoặc Paul".

5. 
   

   
   Hãy lịch sự. Luôn luôn có thể vừa lịch sự vừa trung thực. Chọn từ ngữ của bạn một cách cẩn thận (nói "Tôi không thể làm điều này" thay vì "Không thể") và ghi nhớ nó, hãy nhớ rằng người này đang yêu cầu bạn cho dịch vụ này bởi vì họ nghĩ rằng bạn sẽ viết thư giới thiệu tốt, bạn có thể từ chối làm tổn thương cô ấy và làm cô ấy thất vọng. Phép lịch sự và lòng tốt của bạn có thể làm dịu cú đánh này đến tinh thần.

6. 
   

   
   Ở lại ngắn và tốt đẹp. Bạn có thể có thể giải thích trong một hoặc hai câu, không cần thiết phải nêu chi tiết lý do của bạn hoặc đưa ra một bài học cho người đối thoại của bạn. Chỉ cần nói không, nêu rõ lý do của bạn và có thể đề nghị người khác.

7. 
   

   
   Chống lại sự cần thiết phải xin lỗi nhiều lần. Mọi người có xu hướng lạm dụng khi họ xấu hổ. Bạn có thể xin lỗi một hoặc hai lần, nhưng lặp lại mười lần mà bạn xin lỗi sẽ không giúp được gì cho người yêu cầu nhiều. Điều này sẽ chỉ làm cho tình hình xấu hổ hơn.
   • Hãy nhớ rằng, bạn không làm gì sai.

8. 
   

   
   Bám sát quyết định của bạn. Khi bạn đã từ chối phản hồi tích cực với yêu cầu giới thiệu, đừng xem xét lại lựa chọn của bạn chỉ vì người đó đang cầu xin bạn, tranh luận về trường hợp của họ hoặc cố gắng thay đổi quyết định của bạn bằng cách này hay cách khác. Nếu bạn nhượng bộ, tình hình sẽ chỉ phức tạp hơn: bạn sẽ phải viết một lá thư giới thiệu khó khăn sẽ làm tổn hại đến tính chính trực của bạn. Hãy mạnh mẽ lên!