Cách viết thư chứng thực

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Thực hiện theo định dạng thích hợp
• Phần 2 Viết thư
• Phần 3 Hoàn thiện bức thư

Để có được một giấy phép chuyên nghiệp hoặc một đơn xin nhập học để kiểm tra đòi hỏi hầu hết thời gian để viết thư xác nhận để chứng minh rằng bạn đáp ứng các điều kiện cần thiết. Ngoài ra, bạn có thể phải viết một lá thư như vậy cho một đồng nghiệp cũ hoặc một nhân viên đang xin việc mới. Sự tương ứng này chứng thực rằng bạn đã tận mắt chứng kiến ​​điều gì đó hoặc bạn chắc chắn về một sự thật. Theo nguyên tắc chung, nó có thể được viết dưới dạng một lá thư kinh doanh chính thức.

giai đoạn

Phần 1 Thực hiện theo định dạng thích hợp

1. 
   

   
   Sử dụng tiêu đề thư nếu có thể. Nếu bạn chủ yếu viết một lá thư trong một năng lực chuyên nghiệp, tốt hơn là sử dụng tiêu đề thư của công ty bạn. Tuy nhiên, không nên sử dụng thư sau để viết thư cá nhân.
   • Ví dụ: bạn có thể sử dụng tiêu đề thư của công ty bạn để viết thư xác nhận cho một nhân viên cũ để làm chứng cho bí quyết và chuyên môn của anh ta.
   • Ngoài ra, không sử dụng tiêu đề thư của công ty cho thư của riêng bạn nếu chủ đề bạn đang thảo luận không có gì chung với công việc của bạn cho công ty.

2. 
   

   
   
   
   Chọn một phông chữ dễ đọc. Đối với một lá thư chứng thực, mong muốn chọn một kiểu chữ trang trọng và cổ điển hơn như Times New Roman. Hơn nữa, cái sau có sẵn trên tất cả các phần mềm xử lý điện tử.
   • Bạn cũng có thể sử dụng phông chữ mặc định Arial hoặc Helvetica.

3. 
   

   
   Ngày thư của bạn. Dòng đầu tiên của tên lửa nên được dành riêng cho ngày bạn đang viết. Nếu bạn không nghĩ rằng bạn có thể gửi nó trong thư trong một hoặc hai ngày, hãy thử trong trường hợp này để hẹn hò với nó. Viết tháng bằng chữ đầy đủ thay vì sử dụng số.
   • Nếu bạn đang sử dụng một mẫu thư chuyên nghiệp trong phần mềm xử lý điện tử của mình, bạn có thể cần phải chèn ngày mặc định trong ngày.

4. 
   

   
   
   
   Nhập địa chỉ của người nhận. Đặt tên đầy đủ và tiêu đề của người nhận nếu biết. Tuy nhiên, khi thư của bạn được gửi đến một trường học, một công ty hoặc một ủy ban chuyên nghiệp, chỉ cần đặt tên của lentit.
   • Đặt địa chỉ ở định dạng khối nếu đó là một thư chuyên nghiệp, giống như cách bạn viết nó trên một phong bì. Nếu bạn sử dụng một mẫu từ phần mềm xử lý điện tử của mình, các trường điện tử này sẽ được cấu hình theo mặc định.
   • Đầu tiên hãy viết tên và địa chỉ của bạn trong khối đầu tiên nếu bạn không viết thư của bạn trên tiêu đề thư. Sau đó, bạn sẽ chỉ ra tên và địa chỉ của người nhận.

5. 
   

   
   Cho biết chủ đề của. Đối tượng cho người nhận biết nó là gì.Điều này rất quan trọng nếu thư của bạn không được gửi đến một người cụ thể. Bất cứ ai mở nó nên biết làm thế nào để gửi nó cho người nhận.
   • Dòng chủ đề thường sẽ là lý do bạn viết thư. Nếu bạn viết nó cho một người khác, chỉ cần đặt tên của anh ấy như là một đối tượng. Ví dụ: bạn có thể viết như sau: "Thư xác nhận cho Corine Leroy. "

6. 
   

   
   Tạo khối chữ ký của bạn. Bỏ qua một vài dòng để chừa khoảng trống cho phần thân của chữ cái, sau đó tiếp tục và định dạng trường chữ ký của bạn. Sử dụng một công thức đóng đơn giản như "chân thành" sau đó đi xuống bốn dòng, sau đó nhập tên và họ của bạn.
   • Nếu bạn có kế hoạch hợp pháp hóa bản gốc, điều quan trọng là bao gồm một khối chữ ký. Tìm kiếm trên Internet cho một mẫu khối chữ ký công chứng.

Phần 2 Viết thư

1. 
   

   
   Địa chỉ thư cho người hoặc thực thể thích hợp. Thông thường, trong một thư chuyên nghiệp, không cần thiết phải bắt đầu bằng từ "đắt" trong lời chào. Để làm điều này, chỉ cần đặt tên của người hoặc bộ phận sẽ nhận được thư.
   • Ví dụ: nếu bạn viết thư để xác nhận rằng bạn đã đáp ứng các yêu cầu về giáo dục thường xuyên để có giấy phép, bạn có thể viết "hoa hồng cấp phép" và sau đó thực hiện hai điểm.
   • Nếu có thể, hãy đặt tên của dịch vụ hoặc ban giám đốc có liên quan, thay vì mô tả "cho ai".
   • Nếu bạn viết thư xác nhận cho người khác, chẳng hạn như nhân viên cũ, hãy cố gắng giải quyết người nhận bằng tên nếu có thể.

2. 
   

   
   Giới thiệu bản thân nếu cần thiết. Cụ thể, nếu thư được viết thay cho người khác, hãy giới thiệu bản thân trong đoạn đầu tiên. Bạn có thể chỉ định mối quan hệ của mình với người nhận và bất kỳ chứng nhận hiện hành nào bạn có.
   • Như một minh họa, nếu bạn viết thư này cho một nhân viên cũ, hãy thử bắt đầu bằng cách mô tả chức năng của bạn trong công ty và bạn đã làm việc với nó bao lâu.
   • Nếu bạn viết nó cho chính mình, tên của bạn là đủ để giới thiệu bạn. Ví dụ, bạn có thể viết điều này: "Tôi, Corine Leroy, chứng thực sự hiện diện của tôi tại hội thảo cuối tuần ở quận Graslin, diễn ra từ ngày 10 đến 17 tháng 10. Đối với loại thư này, phần thân của bức thư thường không vượt quá một hoặc hai câu.

3. 
   

   
   Xác định người mà bạn đang viết thư. Nếu bạn viết thư để làm chứng cho trình độ chuyên môn của người khác, bạn phải cung cấp tên của họ ngay sau khi bạn được giới thiệu. Cũng có thể chèn vào câu đầu tiên và sau đó giới thiệu bản thân.
   • Ví dụ: nếu bạn viết thư cho một nhân viên cũ, bạn có thể viết điều này: "Tôi là Paul Dubois, chủ tịch của Dubois Motors. Tôi đang viết để làm chứng cho các kỹ năng cơ học của Corine Leroy. "

4. 
   

   
   Cung cấp sự thật hoặc thông tin liên quan. Trong phần thân của bức thư, bạn phải cung cấp phần lớn bất kỳ thông tin nào mà bạn muốn chứng nhận thông qua thư từ. Tùy thuộc vào lý do của bạn, điều này có thể được giới hạn trong một câu hoặc một vài trang.
   • Bám sát sự thật và viết rõ ràng và nhất quán nhất có thể bằng cách sử dụng giọng điệu mạnh mẽ.

5. 
   

   
   Đưa ra tuyên bố nếu bạn viết thư cho chính mình. Giả sử bạn viết thư cho một thực thể hoặc tổ chức để chứng thực điều gì đó về bạn. Bạn phải kết thúc bằng một tuyên bố rằng tất cả nội dung là trung thực và chính xác theo như bạn biết.
   • Ví dụ, kết luận của bạn có thể trông giống như thế này: "Bằng chữ ký của tôi dưới đây, tôi tuyên bố rằng tất cả các thông tin được cung cấp ở trên là, theo sự hiểu biết tốt nhất của tôi, đúng và chính xác. "
   • Loại câu này đặc biệt quan trọng nếu bạn có kế hoạch hợp pháp hóa thư sau khi ký.

Phần 3 Hoàn thiện bức thư

1. 
   

   
   Đọc nó một cách cẩn thận. Chính tả và ngữ pháp trong thư xác nhận có thể có tác động đến việc tiếp nhận nó. Nếu có nhiều lỗi chính tả và lỗi, người nhận có thể không coi trọng bạn.
   • Cũng kiểm tra thông tin của bạn. Áp dụng một chữ ký trên một lá thư để lại tính xác thực của tất cả các nội dung. Hãy chắc chắn rằng bạn đã viết số, ngày và các số khác.

2. 
   

   
   In nó. Nếu bạn định gửi nó qua thư, hãy in nó trên giấy tiêu đề hoặc giấy chất lượng cao. Vui lòng không sử dụng giấy photocopy thông thường vì nó không mang lại ấn tượng tốt. Nếu bạn không có giấy chất lượng tốt, chỉ cần đi mua một gói nhỏ tại hiệu sách địa phương.
   • Hãy chắc chắn rằng thư được in đúng và lề là đủ. Phải có ít nhất một lề 2,5 cm cho mỗi bên.
   • Nếu bạn có một vài trang, đừng quên đánh số chúng. Việc sử dụng định dạng kỹ thuật số sẽ giúp người nhận xác nhận rằng anh ta có tất cả các trang.

3. 
   

   
   Ký thư với sự có mặt của một công chứng viên, nếu có thể. Không phải lúc nào cũng cần thiết để xác thực thư xác nhận, bởi vì trong nhiều trường hợp, chỉ riêng chữ ký là đủ. Liên hệ với người nhận để tìm hiểu nếu hợp pháp hóa là cần thiết.
   • Xác thực công chứng thường được yêu cầu nếu thư có ý nghĩa pháp lý. Giả sử bạn muốn gửi thư xác nhận để xác nhận rằng bạn đã đáp ứng các yêu cầu để lấy bằng đại học. Trong trường hợp này, một bản sao hợp pháp có thể được yêu cầu.

4. 
   

   
   Gửi thư của bạn cho người nhận. Liên lạc với họ để tìm hiểu thêm về cách họ muốn nhận thư của bạn. Đối với một tài liệu chính thức như vậy, nên gửi bằng thư nếu có thể. Tuy nhiên, một số người nhận thích gửi qua email hoặc fax.
   • Nếu bạn gửi nó qua email, hãy in nó và ký tên trước. Sau đó, quét bản gốc để bạn có thể đính kèm tệp PDF của chữ cái đã ký.