Cách viết báo cáo tiến độ

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Bắt đầu quá trình
• Phần 2 Viết báo cáo
• Phần 3 Tránh những sai lầm thường gặp

Báo cáo tiến độ là rất quan trọng để quản lý một dự án chuyên nghiệp hoặc học tập. Ngoài ra, họ sẽ giúp bạn thông báo tốt hơn cho cấp trên, đồng nghiệp hoặc khách hàng của bạn về tiến độ của dự án mà bạn nhận ra. Báo cáo của bạn nên chỉ định công việc được thực hiện và các bước cần thực hiện để hoàn thành dự án.

giai đoạn

Phần 1 Bắt đầu quá trình

1. 
   

   
   Xác định mục đích của báo cáo của bạn. Ai đó có thể yêu cầu bạn mô tả một báo cáo tiến độ vì một số lý do. Rõ ràng, và trong hầu hết các trường hợp, đó là để cho thấy tiến trình bạn đã đạt được khi hoàn thành một dự án cụ thể. Tuy nhiên, bạn sẽ cần xem xét mục tiêu của mình gần hơn một chút.
   • Một báo cáo về tiến độ của một chương trình hoặc dự án nghiên cứu sẽ hơi khác với báo cáo về một dự án chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin mà không nhất thiết phải tính đến các yếu tố khác như chi phí, nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng.
   • Một báo cáo cho khách hàng sẽ khác với một báo cáo được viết cho cấp trên. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ cần xem xét các lý do để viết báo cáo của bạn.

2. 
   

   
   
   
   Xác định độc giả của bạn. Khi bạn đã đặt mục tiêu cho báo cáo của mình, bạn sẽ cần chọn thông tin mà độc giả của bạn cần, để đưa nó vào e của bạn. Kế hoạch báo cáo tiến độ sẽ gần như giống nhau, bất kể chủ đề được trình bày. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải xem xét các đặc thù của dự án của bạn.
   • Mối quan hệ của độc giả của bạn với dự án là gì? Tác động của dự án đối với họ là gì? Ví dụ, tác động này sẽ khác nếu đó là cấp trên hoặc khách hàng của bạn.
   • Hãy tưởng tượng người đọc quyết định sẽ đưa ra sau khi đọc báo cáo của bạn. Ví dụ, có thể có hậu cần, tài chính hoặc thời hạn.
   • Xác định những thông tin mà độc giả của bạn sẽ cần tham gia vào dự án và theo dõi nó một cách hiệu quả. Các khía cạnh kỹ thuật mà độc giả của bạn cần biết là gì? Có phải họ đã quen với biệt ngữ được sử dụng trong hoạt động được đề cập?

3. 
   

   
   
   
   Tìm cách tốt nhất để giao tiếp với khán giả của bạn. Một báo cáo tiến độ không chỉ là một tài liệu bằng văn bản mà bạn chuyển cho người giám sát hoặc giáo viên của bạn. Nó có thể có nhiều hình thức khác nhau, tùy từng trường hợp.
   • Một báo cáo tiến độ có thể là một bài thuyết trình được thực hiện trong một cuộc họp công việc hàng tuần hoặc hàng tháng.
   • Nó cũng có thể ở dạng một email được gửi thường xuyên cho các đồng nghiệp.
   • Bạn cũng có thể quyết định viết hồi ký và gửi địa chỉ cho người giám sát của bạn.
   • Thông thường, bạn sẽ viết một báo cáo chính thức cho một khách hàng hoặc cơ quan chính phủ.

4. 
   

   
   Kiểm tra với đầu bếp của bạn. Trừ khi bạn đã viết loại báo cáo này và trong trường hợp này bạn biết mọi thứ về vấn đề này, hãy cố gắng lấy tối đa thông tin từ cấp trên của bạn. Công ty của bạn có thể yêu cầu một bản trình bày cụ thể, trong trường hợp đó bạn phải tuân thủ.

5. 
   

   
   Chọn giọng điệu của báo cáo. Tất cả các báo cáo tiến độ không nhất thiết phải chính thức. Trong thực tế, các báo cáo nội bộ cho đồng nghiệp hoặc người giám sát trực tiếp thường được viết với giọng điệu thoải mái. Đây là lý do tại sao bạn sẽ cần kiểm tra với lãnh đạo của bạn về những gì anh ấy mong đợi từ báo cáo của bạn.
   • Nếu đó là một báo cáo cho khách hàng hoặc ủy ban đánh giá luận án, nên áp dụng một giai điệu chính thức.
   • Tuy nhiên, một giọng điệu chính thức hoặc không chính thức không quan trọng, bởi vì điều chính là phải rõ ràng, chính xác và trung thực.

Phần 2 Viết báo cáo

1. 
   

   
   Chọn cách trình bày tài liệu của bạn. Trước khi bắt đầu viết, bạn sẽ cần chọn một bản trình bày phù hợp và đặt nội dung cũng như âm báo cáo của bạn.
   • Bạn có thể sử dụng một danh sách gạch đầu dòng. Phương pháp này cho phép bạn trình bày thông tin của bạn một cách rõ ràng. Người đọc sẽ có thể duyệt e của bạn một cách dễ dàng để có được thông tin cần thiết. Tuy nhiên, một danh sách như vậy có thể thiếu tính hình thức trong trường hợp báo cáo tạm thời. Do đó, nếu báo cáo dành cho các nhà lãnh đạo trực tuyến của bạn, tốt nhất nên sử dụng một bản tóm tắt. Nhưng, nếu bạn giao tiếp với đồng nghiệp, hãy chọn một email.
   • Cũng nhớ bao gồm các biểu đồ hoặc bảng. Điều này đặc biệt có liên quan nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ cho một dự án mà bạn đang cố gắng nhận tài trợ hoặc nếu bạn đang cố gắng chứng minh cho người đọc về khoản tài trợ mà bạn đã nhận được.

2. 
   

   
   Tổ chức e của bạn trong đoạn văn. Một báo cáo tiến độ tốt nên càng rõ ràng càng tốt. Tốt nhất là chia e của bạn thành các đoạn văn, để nhóm thông tin vào cùng một câu hỏi.
   • Để làm cho e của bạn rõ ràng hơn, hãy suy nghĩ về việc thêm phụ đề, để người đọc của bạn có một ý tưởng về nội dung của từng phần. Nếu một điểm được họ quan tâm đặc biệt, họ sẽ có thể truy cập trực tiếp vào điểm đó.

3. 
   

   
   Viết tiêu đề. Nói chung, tiêu đề được đặt ở đầu trang đầu tiên, nếu bạn trình bày tài liệu của mình sau các trang. Một lần nữa, điều này sẽ phụ thuộc vào các quy tắc trình bày được thực hiện bởi công ty hoặc trường đại học của bạn. Do đó, thực hiện các kiểm tra cần thiết trong khóa học do.
   • Tiêu đề phải bao gồm ngày, nghĩa là ngày nộp báo cáo, tên và chức năng của người nhận, tên của tác giả, chức năng của nó và mục đích của báo cáo.

4. 
   

   
   Nhập phần giới thiệu. Phần này đến sau tiêu đề. Thông thường, nó có thể được in nghiêng để phân biệt với phần còn lại e. Nó phục vụ để cung cấp một cái nhìn tổng quan về dự án và tiến độ của nó. Bạn sẽ trình bày tiến độ và mục tiêu đạt được.
   • Hãy chắc chắn bao gồm các chủ đề của báo cáo. Cũng giới thiệu dự án, nhắc lại rằng đó là một bản cập nhật về tiến độ của nó.

5. 
   

   
   Viết cơ thể của e. Phần này có thể được chia thành các phần và các phần phụ. Trong thực tế, nó về cơ bản chỉ là một giới thiệu chi tiết hơn. Kiểm tra nội dung của nó và xác thịt ra.
   • Chỉ định các nhiệm vụ đã hoàn thành kể từ báo cáo cuối cùng cũng như các nhiệm vụ đang được tiến hành.
   • Phân tích các vấn đề gặp phải, các câu hỏi sẽ được trả lời và các giải pháp có thể được giữ lại.
   • Khơi gợi và biện minh cho những thay đổi xảy ra trong dự án.
   • Bạn cũng có thể muốn bao gồm các mục khác như doanh thu của nhân viên, chi phí vượt mức, sự chậm trễ, khó lấy tài liệu hoặc các vấn đề về máy tính và bảo mật.

6. 
   

   
   Thực hiện các bước tiếp theo của dự án. Phần này là một phần của cơ thể của báo cáo. Nó sẽ phục vụ để thông báo cho người đọc về các giai đoạn còn lại của dự án. Đừng quên đề cập đến các vấn đề có thể ảnh hưởng đến ngân sách, quản lý hoặc thời hạn hoàn thành dự án.
   • Trên hết, đừng bỏ qua bất kỳ thay đổi nào trong thời hạn dự án.
   • Tránh tưới nước xuống các vấn đề. Tuy nhiên, đừng lo lắng về người đọc một cách không cần thiết và đừng đưa ra những lời hứa mà bạn sẽ không thể giữ được.

7. 
   

   
   Nhập tổng số giờ làm việc. Bạn sẽ phải cho biết bạn và nhóm của bạn đã dành bao nhiêu thời gian, nếu bạn có một dự án. Độc giả của bạn sẽ biết rằng bạn đã làm việc chăm chỉ, cho dù đó là quản lý trực tiếp, khách hàng của bạn hoặc cơ quan chính phủ có thể cho bạn tiền.

Phần 3 Tránh những sai lầm thường gặp

1. 
   

   
   Hãy cẩn thận để không đi chệch khỏi chủ đề của bạn. Bài viết của bạn sẽ đúng miễn là bạn tôn trọng các điểm được mô tả ở trên. Cố gắng không thoát khỏi chủ đề bằng cách xử lý các vấn đề ngoài lề, ngay cả khi chúng thú vị.
   • Ví dụ: nếu dự án của bạn dành cho tổ chức tình nguyện của một sự kiện nghệ thuật, bạn có thể muốn bắt tay vào phân tích tình trạng tài trợ nghệ thuật đáng trách, nhưng nó sẽ không thực sự giúp bạn xác định tiến độ của dự án.

2. 
   

   
   Hãy đơn giản. Một báo cáo tạm thời nhằm mục đích trình bày những tiến bộ bạn đã đạt được, mà không khiến người đọc chìm đắm trong một dòng chữ và những ý tưởng thừa thãi. Tất cả những gì bạn cần làm là tập trung vào tiến độ của dự án, các bước cần thực hiện và những thay đổi cần phải thực hiện.
   • Tùy thuộc vào người nhận báo cáo, bạn có thể được yêu cầu không vượt quá một số từ nhất định. Một quy tắc tốt là trình bày các thông tin cần thiết càng chính xác càng tốt.

3. 
   

   
   Tránh quá mơ hồ. Hãy chắc chắn để làm rõ tình trạng hiện tại của dự án. Ví dụ: tránh nói điều gì đó như "chúng tôi đang tiến tới tài trợ cho sự kiện nghệ thuật của mình". Thay vào đó, hãy trình bày thông tin của bạn một cách rõ ràng hơn: "Nhờ hai khoản trợ cấp € 5.000 được cấp bởi các tổ chức khác nhau này, chúng tôi chỉ cần 2.000 € để đạt được mục tiêu của chúng tôi, đã được đặt ở mức € 12.000".

4. 
   

   
   Xóa các biểu thức mở rộng. Hãy nhớ rằng, bạn muốn viết một báo cáo rõ ràng và súc tích. Rõ ràng, cố gắng không làm lộn xộn e của bạn với các biểu thức không thêm gì vào báo cáo. Ví dụ: các thuật ngữ như "thảm họa toàn diện" hoặc "thành công vượt trội" quá xúc động hoặc quá mơ hồ để được đưa vào báo cáo cho khách hàng hoặc giám đốc.

5. 
   

   
   Trích dẫn nguồn của bạn. Xác định chính xác các nguồn thông tin, dữ liệu và đồ họa bên ngoài được nhúng trong báo cáo của bạn. Bạn có thể thêm một trang nơi bạn sẽ chỉ ra các nguồn này.