Cách viết quy định

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Chuẩn bị viết quy tắc của bạn
• Phần 2 Viết các bài viết về quy định của bạn
• Phần 3 Hoàn thiện quy định của bạn
• Phần 4 Giữ lại và sử dụng các quy tắc của bạn

Trong bài viết này: Chuẩn bị để viết các quy định của bạn Xác định các điều khoản của các quy tắc của bạn Thực hiện các quy định của bạn Kiểm soát và sử dụng các quy định của bạn30 Tài liệu tham khảo

Các tổ chức và các tổ chức phi lợi nhuận khác ở một số quốc gia có thể sử dụng tài nguyên chính thức và được công nhận hợp pháp để xác định phương tiện hoạt động của tổ chức. Chúng được gọi là các quy định và có tầm quan trọng tối cao theo hướng vô số các doanh nghiệp và tổ chức. Nếu bạn đang viết các quy tắc cho công ty hoặc tổ chức của mình, đây là hướng dẫn về cách viết quy tắc sẽ giúp bạn điều hành một tổ chức hiệu quả.

giai đoạn

Phần 1 Chuẩn bị viết quy tắc của bạn

1. Chỉ định hai hoặc ba thành viên của tổ chức để soạn thảo các quy định. Cần phải tham khảo hầu hết hoặc tất cả các thành viên đã giúp tạo ra tổ chức. Không phải như thể bạn là người duy nhất tạo ra tổ chức và bắt đầu làm việc một mình. Xác định cho hai hoặc ba người khác để giúp đỡ và hỗ trợ viết các quy tắc.
   • Ví dụ: nếu bạn muốn tạo ra một tổ chức phi lợi nhuận, bạn sẽ cần một ban giám đốc sẽ giúp đỡ và giúp phác thảo các quy định. Làm việc trong một nhóm đảm bảo rằng tất cả các quan điểm sẽ được thể hiện và phản ánh trong các quy tắc.
2. Cấu trúc các quy tắc của bạn như là một kế hoạch. Các quy định thường được viết với các phần được gọi là Bài viết và đoạn được gọi là Phần. Cấu trúc này sẽ làm cho các quy định của bạn dễ đọc hơn và phù hợp với các đạo luật khác. Nó cũng giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin liên quan về các quy tắc bỏ phiếu, ủy ban và các mục khác mà bạn sẽ có câu hỏi về sau này khi tổ chức hoạt động.
3. Bắt đầu mỗi bài viết với một phần được gọi là BÀI VIẾT. Tất cả các phần này sẽ được viết bằng các ký tự lớn, được in đậm và đánh số bằng chữ số La Mã. Trung tâm chúng trên trang.
   • Ví dụ, bài viết đầu tiên sẽ có tiêu đề: ĐIỀU I: TỔ CHỨC. Bài viết thứ hai sẽ có tiêu đề: ĐIỀU II: GOAL.
4. Đánh số mỗi tiêu đề phụ đề trong mỗi bài viết. Đối với mỗi phần trong mỗi bài viết, hãy đánh số chúng rõ ràng và mô tả một đến hai từ của phần đó.
   • Ví dụ: bạn có thể viết: Phần 1: Các cuộc họp thường xuyên. Điều này có thể được theo sau bởi một mô tả ngắn gọn về giao thức của các cuộc họp định kỳ. Sau đó, bạn có thể viết: Phần 2: Các cuộc họp đặc biệt. Phần này cũng sẽ được theo sau bởi một mô tả ngắn gọn về giao thức cho các cuộc họp đặc biệt.
5. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng khi viết quy tắc của bạn. Các quy định không phải là một loại tài liệu cực kỳ bình thường. Chúng không được viết mà không tính đến nội dung chính thức gây trở ngại cho tòa án hoặc giúp các chuyên gia hiểu các quy tắc và quy định cụ thể. Khi sử dụng một mô hình quy định, hãy sử dụng từ vựng thông dụng để làm cho tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp. Giữ một giọng điệu thích hợp và bao gồm một từ vựng hợp lý.
   • Tuy nhiên, bạn không cần sử dụng ngôn ngữ pháp lý trong các quy định. Ở vị trí của nó, bạn nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.
   • Giữ các chi tiết cho các phông chữ, không phải là các quy tắc. Quy định là hướng dẫn mà chính sách cụ thể được đưa ra. Vì lý do này, họ nên linh hoạt và có khả năng được giải thích kết hợp với các chính sách chi tiết hơn. Viết các quy tắc theo một phong cách chung.
6. Thích ứng các quy tắc để tổ chức của bạn nói riêng. Một số mẫu và hướng dẫn khác để viết quy định có chủ đích chung về bản chất để chúng phù hợp với tổ chức của bạn. Tổ chức của bạn có thể có những nhu cầu cụ thể đòi hỏi những yếu tố nhất định mà các tổ chức khác không có.
   • Viết quy định của nhà thờ: quy định của nhà thờ sẽ bao gồm một phần dành riêng cho mục sư của hội chúng. Phần này sẽ tính đến mối quan hệ của mục sư với nhà thờ, những phẩm chất mà mục sư cần phải có, và quy trình tuyển chọn của một mục sư mới hoặc sa thải người lãnh đạo hiện tại.Một mô hình biên tập có thể bắt đầu bằng: "Mục sư là lãnh đạo tinh thần và tôn giáo của nhà thờ. Người đó sẽ có quyền tự do ngôn luận và có thể dễ dàng tiếp cận bục giảng. Mục sư là một cựu thành viên của hội đồng quản trị và tất cả các ủy ban, ngoại trừ ủy ban đề cử. "
   • Thực hiện quy định: Về mặt quy định, bạn cũng có thể bao gồm các phần nói về tần suất của các cuộc họp cổ đông, các vấn đề liên quan đến hành động của công ty, v.v.

Phần 2 Viết các bài viết về quy định của bạn

1. Viết bài viết về tên của tổ chức. Đây là một tuyên bố ngắn gọn đề cập đến tên chính thức của tổ chức của bạn. Bạn cũng có thể đề cập đến chỗ ngồi của văn phòng của bạn trong bài viết này. Nếu tổ chức của bạn không được thiết lập thực tế tại một địa điểm (ví dụ: nếu ban đầu bạn là một nhóm trực tuyến), bạn không cần bao gồm địa chỉ.
   • Bạn có thể đề cập trong phần này: "Tên của tổ chức sẽ là PTO Tiểu học ABC. "
2. Viết bài về mục đích của tổ chức. Bài viết này sẽ nêu nhiệm vụ của bạn và tầm nhìn của bạn cho tổ chức. Điều này có thể rất cơ bản và đơn giản và có thể được thực hiện chỉ trong một câu. Bạn cũng có thể làm cho nó phức tạp hơn nếu bạn muốn nó.
   • Một mô hình soạn thảo có thể là thế này: "Tổ chức được tạo ra để hỗ trợ giáo dục trẻ em ở trường tiểu học bằng cách duy trì mối quan hệ giữa nhà trường, phụ huynh và giáo viên. "
3. Viết bài về Tư cách thành viên. Bài viết này sẽ bao gồm một số phần, bao gồm đủ điều kiện (ai có thể trở thành thành viên và bằng cách nào), các quyền (các thành viên có phải trả phí thành viên không, họ có phải trả phí mỗi năm không?), Các lớp thành viên (hoạt động, không hoạt động), các yêu cầu để vẫn là thành viên và làm thế nào để rút khỏi tư cách thành viên.
   • Mẫu soạn thảo cho phần đầu tiên dưới tiêu đề thành viên có thể được đọc như sau: "Tư cách thành viên dành cho tất cả những ai hiểu mục tiêu và chương trình của nhà thờ, bất kể chủng tộc, tín ngưỡng, giới tính, khuynh hướng tình dục, tuổi tác, nước xuất xứ và tàn tật về tinh thần hoặc thể chất. Tiếp tục với các phần sau mô tả các khoản phí, các điều kiện để còn lại là thành viên và cách rút khỏi tổ chức.
4. Viết bài viết Người chịu trách nhiệm. Bài viết này sẽ đề cập đến một số phần liên quan đến các nhà quản lý, bao gồm danh sách của từng văn phòng, các chức năng liên quan đến từng văn phòng, cách thức bổ nhiệm và bầu cử, các điều khoản của văn phòng (họ sẽ có thể làm việc ở vị trí này trong bao lâu) và cách quản lý chúng. vị trí tuyển dụng.
   • Ví dụ, đối với phần đầu tiên, bạn có thể viết: "Các nhà lãnh đạo của tổ chức bao gồm một chủ tịch, một phó chủ tịch, một thư ký, một thủ quỹ và ba giám đốc. Sau đó, bạn sẽ đề cập đến các phần khác cho người quản lý, cung cấp một mô tả về nhiệm vụ của từng người quản lý và như vậy.
5. Viết bài báo về các cuộc họp. Bài viết này bao gồm một số phần phác thảo tần suất tổ chức các cuộc họp (cứ sau ba tháng hoặc sáu tháng?), Nơi tổ chức các cuộc họp (tại trụ sở chính?) Và làm thế nào để bỏ phiếu cho các chuyển động.
   • Bài viết này cũng xác định số lượng thành viên của một đại biểu hoặc số lượng thành viên hội đồng phải có mặt khi áp dụng các chuyển động. Nếu một tổ chức có một hội đồng quản trị gồm chín thành viên và theo luật pháp yêu cầu hai phần ba hội đồng thành lập một đại biểu, thì ít nhất sáu thành viên hội đồng phải có mặt để đưa ra quyết định cho tổ chức. Một số tiểu bang có thể yêu cầu tối thiểu cho một đại biểu, vì vậy hãy kiểm tra với thư ký tiểu bang của bạn để xác định các yêu cầu của tiểu bang của bạn.
   • Mẫu soạn thảo cho phần đầu tiên của bài viết này có thể là: "Các cuộc họp thường xuyên của công ty sẽ được tổ chức vào thứ ba đầu tiên mỗi tháng. Sau đó tiếp tục xử lý các phần khác trong phần còn lại của bài viết này.
6. Viết bài về Ủy ban. Các ủy ban này dành riêng cho tổ chức của bạn, nhưng chúng có thể bao gồm một ủy ban tình nguyện, quảng cáo, thành viên, gây quỹ, v.v. Thêm một mô tả ngắn về mỗi ủy ban này. Hoàn thành phần này với một mô tả ngắn gọn về cách các ủy ban có thể được thành lập (họ sẽ được bổ nhiệm bởi hội đồng quản trị?)
   • Một mẫu soạn thảo có thể là: "Hội sẽ có các ủy ban thường trực sau đây", theo sau là một danh sách và mô tả ngắn gọn về mỗi ủy ban mà bạn có.
7. Viết bài viết về Cơ quan Nghị viện. Cơ quan nghị viện là tập hợp các quy tắc chi phối các thủ tục điều hành của tổ chức của bạn. Nhiều tổ chức tuân theo Quy tắc đặt hàng của Roberts, một cuốn sách đề cập đến các quy tắc về thủ tục cần thiết để vận hành trơn tru một hội nghị có chủ ý để đảm bảo rằng tiếng nói được lắng nghe và được tính đến. Một bài viết về thẩm quyền của quốc hội sẽ đề cập đến tài nguyên cụ thể hướng dẫn các quy định, thủ tục và hoạt động của tổ chức.
   • Một mẫu soạn thảo được sử dụng có thể là: "Quy tắc đặt hàng của Roberts sẽ chi phối các cuộc họp nơi chúng không mâu thuẫn với các quy tắc của tổ chức. "
8. Viết các sửa đổi và bài viết về các điều khoản khác. Vì các quy định được dự định là hữu ích và phù hợp với nhiều tình huống có thể xảy ra trong cuộc sống của một tổ chức, nên đôi khi chúng cần phải sửa đổi hoặc sửa đổi nhỏ để làm rõ phạm vi của chúng. Kèm theo quy định, quy trình có thể thay đổi những điều này sẽ giúp chứng minh rằng tổ chức của bạn linh hoạt và dễ hiểu để thay đổi. Đừng quá khó khăn để thay đổi quy định, thay vào đó hãy chọn một quy trình phù hợp với văn hóa và chính sách của tổ chức của bạn. Bạn cũng có thể bao gồm một phần ở đây nêu năm tài chính của bạn hoặc bạn có thể bao gồm một bài viết riêng nêu rõ năm tài chính của bạn.
   • Mẫu soạn thảo để sửa đổi có thể là: "Những quy định này có thể được sửa đổi hoặc thay thế tại bất kỳ cuộc họp nào của công ty bằng một phần ba (2/3) những người có mặt và bỏ phiếu. Mọi thay đổi được đề xuất sẽ được đề cập trong thông báo về việc triệu tập cuộc họp. "
9. Viết các xung đột lợi ích bài viết. Tổ chức của bạn nên tự bảo vệ mình trước một cuộc xung đột lợi ích cá nhân hoặc tài chính của ban giám đốc hoặc bất kỳ người nào khác phụ trách. Có một bài viết phác thảo những gì sẽ xảy ra nếu ai đó có xung đột lợi ích.
   • Một mô hình soạn thảo có thể là: "Bất cứ khi nào giám đốc hoặc cán bộ có lợi ích tài chính hoặc cá nhân đối với bất kỳ chủ đề nào đến từ ban giám đốc, chủ đề sẽ (a) tiết lộ đầy đủ bản chất của lợi ích và (b) rút khỏi cuộc thảo luận , bằng cách vận động hành lang và bỏ phiếu về chủ đề này. Bất kỳ giao dịch hoặc phiếu bầu nào liên quan đến xung đột lợi ích tiềm năng sẽ chỉ được chấp thuận khi đa số các giám đốc không quan tâm xác định rằng đó là lợi ích tốt nhất của công ty để làm điều đó. Hồ sơ của các cuộc họp mà tại đó các phiếu bầu đã được thực hiện sẽ bao gồm việc tiết lộ, cấm và lý do phê duyệt. "
10. Viết bài viết liên quan đến Điều khoản Giải thể. Một số luật tiểu bang yêu cầu một điều khoản giải thể hoặc báo cáo mô tả cách tổ chức có thể bị đóng cửa. Đây có thể là một ý tưởng tốt ngay cả khi tiểu bang của bạn không bao gồm điều khoản này bởi vì nó có thể giúp bảo vệ tổ chức của bạn trong trường hợp có xung đột nội bộ trong tổ chức của bạn.
    • Ở cấp độ này, bạn có thể viết: "Tổ chức có thể được giải thể với thông báo trước đó (14 ngày theo lịch) và một phiếu bầu của hai phần ba số người tham gia cuộc họp. "
    • Một số tiểu bang yêu cầu các công ty bao gồm điều khoản giải thể trong quy định của họ. Kiểm tra với thư ký của bạn để biết thông tin cụ thể.

Phần 3 Hoàn thiện quy định của bạn

1. Tổng hợp các bài viết thành một tài liệu duy nhất. Sử dụng định dạng nhất quán trong toàn bộ tài liệu và sử dụng phông chữ và cỡ chữ bình thường (cỡ chữ 11 hoặc 12 dễ đọc hơn). Lập kế hoạch một trang tiêu đề với các quy định, tên của tổ chức của bạn, ngày sửa đổi cuối cùng của luật lệ và ngày có hiệu lực của các luật lệ này.
2. Yêu cầu một nghị sĩ chuyên nghiệp để xem xét các quy tắc của bạn. Nội quy của bạn sẽ mô tả các quy trình điều hành doanh nghiệp, tổ chức các cuộc họp, bầu các quan chức hoặc lãnh đạo ủy ban, v.v. Các quy trình này dựa trên các quy tắc chỉ ra điều gì xảy ra trước tiên, số người phải bỏ phiếu để đưa ra quyết định, những người có thể bỏ phiếu bằng proxy (bằng cách gửi phiếu bầu của họ thay vì tự bỏ phiếu), v.v. Một nghị sĩ chuyên nghiệp được công nhận là một người là một chuyên gia về các quy tắc và thủ tục chi phối hầu hết các quy định.
3. Nếu bạn cần nghị sĩ, bạn có thể liên hệ với các hiệp hội như Viện Nghị viện Hoa Kỳ hoặc tìm kiếm trực tuyến một "nghị sĩ được công nhận chuyên nghiệp" trong thành phố của bạn. Bạn có thể sẽ trả phí tư vấn cho lợi ích của họ.
4. Yêu cầu một luật sư để xem xét các quy tắc của bạn. Ví dụ, tư vấn cho một nhóm pháp lý chuyên xem xét các quy định của các tổ chức phi lợi nhuận có thể hữu ích ở chỗ bạn chắc chắn rằng khi làm như vậy, các quy định của bạn bao gồm các lĩnh vực cần thiết. Một luật sư cũng có thể giúp bạn đánh giá sự tuân thủ các quy định của bạn với các tài liệu quan trọng khác trong tổ chức của bạn.
   • Ở hầu hết các địa phương, có văn phòng tư vấn pháp lý miễn phí hoặc rẻ hơn mà bạn có thể làm việc. Đây có thể được liên kết với một giảng viên luật tại một trường đại học hoặc trường công hoặc phi lợi nhuận.
5. Thông qua các quy tắc trong một cuộc họp của tổ chức. Các quy định phải được tổ chức chấp nhận để chúng có hiệu lực. Nói chung, tùy thuộc vào giám đốc của tổ chức để thông qua các quy định.
   • Bao gồm một báo cáo ở cuối quy định của bạn chứng thực việc nhận con nuôi của họ và đề cập đến ngày nhận con nuôi. Thư ký của tổ chức cũng nên ký báo cáo này.
6. Gửi quy định của bạn cho tiểu bang của bạn nếu cần thiết. Một số tiểu bang yêu cầu các quy định được phân loại trong sổ đăng ký nhà nước, trong khi các tiểu bang khác chỉ yêu cầu báo cáo định kỳ của nhân viên chủ chốt và thông tin tài chính. Kiểm tra với thư ký tiểu bang của bạn để tìm hiểu xem bạn có cần đưa một bản sao nội quy cho cơ quan nhà nước của bạn không.
   • Nội quy thường không chịu sự điều chỉnh của bất kỳ cơ quan chính thức nào. Nhiều tiểu bang yêu cầu các công ty viết quy định, nhưng bạn không cần phải nộp chúng cho tiểu bang của mình. Tuy nhiên, họ có thể được chia sẻ với các cổ đông và những người chủ chốt khác.

Phần 4 Giữ lại và sử dụng các quy tắc của bạn

1. Giữ chính sách của bạn ở một vị trí trung tâm trong văn phòng của công ty bạn. Đặt chúng trong một liên kết với quy định của công ty bạn, biên bản họp, danh sách tên và địa chỉ của giám đốc và các nhà lãnh đạo cấp cao khác của tổ chức, hồ sơ thành viên, v.v.
   • Có thể là một ý tưởng tốt để làm cho các thành viên của bạn dễ dàng truy cập các quy định của bạn bằng cách đăng chúng lên trang web của bạn hoặc bằng cách có sẵn chúng trong văn phòng của bạn. Vì không có điều kiện cho sự sẵn có của các quy định, điều này làm cho tổ chức của bạn trở thành một công ty minh bạch và có trách nhiệm hơn trong các chính sách và quy trình hoạt động của bạn.
2. Đưa quy định đến các cuộc họp của các thành viên và ủy ban điều hành. Có các quy tắc trong tay sẽ hữu ích khi tổ chức các cuộc họp của các thành viên và ủy ban điều hành. Tham khảo các quy định khi bạn bỏ phiếu cho một chuyển động, chọn thành viên của hội đồng quản trị hoặc hội đồng quản trị hoặc khi bạn tham gia vào các hoạt động được mô tả cụ thể trong quy định của bạn. Điều này sẽ làm cho các cuộc họp của bạn dễ dàng hơn và trấn an các thành viên của bạn rằng quan điểm của họ được tính đến.
3. Xem lại các quy tắc thường xuyên và giữ cho chúng cập nhật. Khi tổ chức của bạn thay đổi, chính sách của bạn cũng có thể cần được thay đổi. Điều quan trọng nhất bạn có thể làm để làm cho các quy định có thể thích ứng với thay đổi là làm cho chúng linh hoạt và có thể sửa đổi ngay từ đầu. Sau đó, bạn có thể thay đổi các quy tắc để thực hiện các thay đổi nhỏ hoặc sửa đổi các quy tắc để bao gồm các thay đổi lớn hơn.
   • Ví dụ: bạn có thể thực hiện các thay đổi nhỏ có thể bao gồm việc bổ sung một ủy ban mới.
   • Nếu bạn muốn sửa đổi các quy tắc, trước tiên bạn nên có một cuộc họp với các thành viên của tổ chức để cung cấp cho họ ý tưởng về những sửa đổi sẽ là gì. Thông báo cho các thành viên rằng bạn sẽ gặp để thảo luận và sửa đổi các quy tắc và cho họ cơ hội để gửi các thay đổi để xem xét. Tốt hơn là một vài tiểu ban tiến hành sửa đổi: một tiểu ban có thể lưu ý các thay đổi, một tiểu ban khác có thể xem xét chúng để đảm bảo không có sự khác biệt và một tiểu ban thứ ba có thể xem xét chúng để đảm bảo rằng chính tả và ngữ pháp được tôn trọng. Gửi những thay đổi cuối cùng cho các thành viên để cung cấp phản hồi về họ.