Cách gửi thư trực tiếp

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Chuẩn bị sẵn sàng
• Phần 2 Thực hiện hợp nhất thư với Microsoft Office
• Phần 3 Thực hiện hợp nhất thư với OpenOffice

Mail Merge là một tính năng của hầu hết các bộ ứng dụng văn phòng cho phép bạn tùy chỉnh một tài liệu cơ bản trước khi gửi nó cho nhiều người nhận. Có thể tạo ra một sự hợp nhất thư cho một số lượng lớn các tài liệu khác nhau bao gồm phong bì, nhãn, thư mẫu, s, fax hoặc phiếu giảm giá được đánh số và phiếu giảm giá.

giai đoạn

Phần 1 Chuẩn bị sẵn sàng

1. 
   

   
   Xây dựng tệp dữ liệu của bạn. Nó cũng có thể là một bảng tính (loại Excel), dữ liệu thấp hoặc tài liệu điện tử có định dạng đúng. Trong hầu hết các trường hợp, các công ty hoặc cá nhân sử dụng bảng tính, vì vậy đây là tùy chọn chúng tôi sẽ sử dụng làm ví dụ trong phần còn lại của bài viết này.
   • Tệp dữ liệu của bạn phải chứa tất cả thông tin bạn dự định thay đổi giữa hai bản sao. Ví dụ: nếu bạn quyết định gửi thư mẫu tùy chỉnh, tệp dữ liệu của bạn phải chứa ít nhất tên và địa chỉ của những người bạn muốn gửi thư.
     • Trên một dòng duy nhất, đặt từng mẩu thông tin vào một ô trên bảng tính của bạn. Do đó, khi kết thúc quá trình xây dựng tệp dữ liệu của bạn, mỗi danh mục thông tin (tên, tên, địa chỉ ...) phải có cột riêng.
   • Chọn các tiêu đề có liên quan cho mỗi cột của bạn. Hợp nhất thư liên kết cột dữ liệu sau cột. Do đó, bất cứ phần mềm nào được sử dụng, anh ta sẽ nghĩ rằng dòng đầu tiên của mỗi cột tương ứng với loại thông tin có trong phần còn lại của cột. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các tên có vẻ phù hợp với bạn để bạn có thể dễ dàng tìm đường.
     • Ví dụ: nếu cột của bạn được sử dụng để lưu trữ tên gia đình, Slow có thể là "Tên" và bên dưới sự chậm chạp, bạn có thể nhập tên cuối cùng của những người liên quan. Vì vậy, trong bước tiếp theo của việc gửi thư, khi phần mềm hỏi bạn trường nào bạn muốn chèn vào loại của mình, bạn sẽ thấy "Tên" được viết và bạn sẽ nhớ nó là gì.
   • Những người có bộ Microsoft Office sử dụng Microsoft Outlook để viết thư của họ cũng có quyền lựa chọn sử dụng sổ địa chỉ của họ làm tệp dữ liệu.

2. 
   

   
   
   
   Lưu tệp dữ liệu của bạn. Lưu nó vào một nơi bạn sẽ dễ nhớ và đặt cho nó một cái tên mơ hồ để bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó.

3. 
   

   
   Viết tài liệu cơ bản của bạn bây giờ. Đây là loại tài liệu mà bạn sẽ tùy chỉnh sau này. Ví dụ: nếu bạn quyết định mô tả một chữ cái mẫu, tài liệu cơ sở của bạn sẽ là chính chữ cái đó. Tất cả các trường mà bạn muốn cá nhân hóa với kết hợp thư sẽ vẫn trống vào thời điểm này.

Phần 2 Thực hiện hợp nhất thư với Microsoft Office

1. 
   

   
   Truy cập tính năng trộn thư. Mở tài liệu cơ sở của bạn và nhấp vào "Trộn thư", sau đó "Bắt đầu trộn thư" và sau đó "Trình hướng dẫn trộn thư từng bước". Nếu chức năng không rõ ràng, nhấp vào "Công cụ"> "Thư và thư"> "Trộn thư".

2. 
   

   
   
   
   Trả lời các câu hỏi của Microsoft Office. Công cụ gửi thư Word có một vài bước bạn cần thực hiện để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và hợp nhất dữ liệu giữa tài liệu cơ sở và tệp dữ liệu của bạn, thông minh hơn và phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.
   • Bắt đầu bằng cách chỉ ra loại tài liệu của tài liệu nguồn của bạn. Nhấp vào loại gần nhất với loại trong tài liệu của bạn và nhấp vào Tiếp theo: Tài liệu cơ bản.
   • Chỉ định tài liệu cơ sở mà bạn muốn sử dụng. Nếu bạn đã làm theo lời giải thích của chúng tôi cho đến nay, bạn sẽ có thể chọn hộp "Sử dụng tài liệu hiện tại". Nhấp vào "Tiếp theo: Chọn Người nhận."

3. 
   

   
   Chọn những gì Word gọi là "một danh sách hiện có". Đây thực sự là tệp dữ liệu bạn đã tạo trước đó. Chọn hộp và nhấp vào "Tiếp theo" để duyệt máy tính của bạn để tìm tệp dữ liệu của bạn và liên kết nó với tài liệu nguồn của bạn.
   • Nếu bạn thích sử dụng sổ địa chỉ Outlook của mình, điều này cũng có thể, chỉ cần chọn hộp tương ứng.

4. 
   

   
   Chọn dữ liệu để sử dụng. Office cho phép bạn chọn hoặc bỏ chọn toàn bộ các cột thông tin khi bạn thấy phù hợp. Điều này cho phép bạn chọn trường nào bạn muốn điền vào tài liệu cơ sở của mình, làm cho tệp dữ liệu của bạn linh hoạt hơn, vì bạn sẽ có thể sử dụng thông tin khác nhau trong các thư khác nhau. Khi mọi thứ có vẻ đúng, nhấp vào "Tiếp theo".
   • Dữ liệu có thể được sắp xếp bằng cách nhấp vào đầu của mỗi cột. Điều này cho phép bạn ví dụ nhanh chóng duyệt và tìm thông tin chính xác nếu tệp dữ liệu của bạn được áp đặt.

5. 
   

   
   Chèn các trường trong tài liệu cơ sở. Trên trang mới này của trình hướng dẫn gửi thư, bạn sẽ được yêu cầu viết tài liệu cơ sở của mình (nếu nó chưa được thực hiện) và bạn cũng sẽ được cung cấp nhiều lựa chọn để chèn các trường dữ liệu từ tệp dữ liệu của bạn vào tài liệu cơ bản.
   • Để chèn một trường vào tài liệu cơ sở của bạn, đặt con trỏ ở nơi bạn muốn đặt trường và nhấp vào nút thích hợp trong trình hướng dẫn để chèn trường của bạn.
     • Có thể xóa một trường bị đặt sai vị trí hoặc đặt nó hai lần bằng cách nhấn phím Xoá trên bàn phím của bạn, như thể bạn đang cố xóa một chữ cái đơn giản trong Word.
   • Các tùy chọn cấu hình sẵn thay đổi một chút tùy thuộc vào loại tài liệu bạn đã chỉ định cho Word. Office cố gắng hết sức để cung cấp đúng loại dữ liệu dựa trên tệp dữ liệu bạn đã chọn. Ví dụ: nếu bạn đã cho Word biết rằng bạn đang viết thư mẫu, có thể thấy một tùy chọn cho phép bạn chèn một khối địa chỉ bao gồm tên và tên của người nhận cũng như địa chỉ đầy đủ của anh ấy, tất cả đều được sắp xếp tốt nhất chỉ một vài dòng
     • Một số tùy chọn cấu hình sẵn sẽ tự động mở các cửa sổ thứ cấp để cho phép bạn điền thông tin cần thiết. Nhưng đừng lo lắng, tất cả những điều này luôn được giải thích theo một cách khá rõ ràng và dễ hiểu.
     • Nếu bạn sử dụng một trong các tùy chọn được cấu hình sẵn này và Word dường như không thể tìm thấy thông tin chính xác trong tệp dữ liệu của bạn thì đây không phải là vấn đề: nhấp vào "Khớp các trường" và cho chương trình biết mỗi trường tương ứng với cái gì. Ví dụ: bạn có thể hiển thị Word rằng nó phải sử dụng cột "Tên" của tệp dữ liệu của bạn để điền vào trường "Họ" trong khối địa chỉ của tài liệu nguồn của bạn.
   • Để sử dụng các trường của riêng bạn, nhấp vào "Tùy chọn bổ sung". Sau đó, bạn sẽ có thể thấy các tiêu đề của các cột của bạn và sau đó sử dụng các tên này để thay thế.

6. 
   

   
   Kiểm tra thư của bạn. Khi sử dụng kết hợp thư, bạn nên biết rằng các trường tùy chỉnh sẽ chỉ chứa dữ liệu chính xác (dữ liệu bạn đã nhập từ tệp dữ liệu của mình) tại thời điểm in. Tuy nhiên, Office cho phép bạn xem trước tài liệu của mình để xác minh rằng thông tin được đặt đúng như bạn đã quyết định bằng cách đặt các trường khác nhau của bạn. Đừng ngần ngại xem trước tài liệu của bạn nhiều lần cho đến khi mọi thứ chính xác theo cách bạn muốn.

7. 
   

   
   Kết thúc hợp nhất hai tài liệu của bạn. Bước cuối cùng của trình trợ giúp hợp nhất từng bước cho bạn biết rằng mọi thứ đã sẵn sàng và phần mềm đã sẵn sàng để bắt đầu in tài liệu của bạn. Sau đó, anh ta sẽ in bao nhiêu bản sao cần thiết bằng cách thay đổi giữa từng trường bạn đã chỉ định trong tài liệu nguồn.
   • Có thể thực hiện các thay đổi riêng lẻ cho các chữ cái bạn chọn bằng cách nhấp vào nút "Chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ" trước khi bắt đầu in các tài liệu.

Phần 3 Thực hiện hợp nhất thư với OpenOffice

1. 
   

   
   Tạo một cơ sở dữ liệu. Với OpenOffice.org, việc hợp nhất thư luôn yêu cầu cơ sở dữ liệu, tuy nhiên, bạn vẫn có thể đặt dữ liệu của mình vào bảng tính (như Excel hoặc Calc) trước tiên.
   • Trong tài liệu cơ sở của bạn, hãy mở menu Tệp và chọn tùy chọn để tạo cơ sở dữ liệu mới.
   • Trong hộp thoại vừa mở, đánh dấu vào ô "Kết nối với cơ sở dữ liệu hiện có". Trong menu thả xuống, chọn "Bảng tính" và sau đó nhấp vào "Tiếp theo".
   • Trên trang tiếp theo, hãy cho OpenOffice.org đường dẫn để truy cập bảng tính bạn muốn sử dụng. Bạn cũng có thể chọn có hay không đặt mật khẩu vào cơ sở dữ liệu bằng cách chọn hộp bên dưới đường dẫn của tệp dữ liệu. Nhấp vào "Tiếp theo".
   • Trong cửa sổ này, chọn xem bạn có muốn lưu cơ sở dữ liệu trên máy tính của mình hay không (để truy cập sau dễ dàng hơn) và chọn xem bạn có muốn mở cơ sở dữ liệu hay không để bạn có thể thay đổi cơ sở dữ liệu (Điều này có thể không không cần thiết nếu bạn vừa tạo bảng tính của mình). Nhấp vào "Kết thúc" để lưu cơ sở dữ liệu.
     • Đặt cho cơ sở dữ liệu của bạn một tên dễ nhớ để bạn không phải lãng phí thời gian tìm kiếm sau này.

2. 
   

   
   Chèn các lĩnh vực của bạn. Giờ đây, tài liệu cơ sở của bạn đã được liên kết với cơ sở dữ liệu dễ hiểu cho OpenOffice.org, tất cả những gì bạn phải làm là hợp nhất dữ liệu bạn chọn vào hợp nhất thư của bạn.
   • Nhấp vào menu "Chèn" rồi "Trường" và cuối cùng là "Khác ..." trong menu phụ. Bạn cũng có thể truy cập nó bằng phím tắt "Ctrl + F2".
   • Trong hộp thoại, bấm vào tab "cơ sở dữ liệu".
   • Nhấp vào nút "Duyệt" ở dưới cùng bên phải của hộp thoại và tìm kiếm cơ sở dữ liệu bạn vừa tạo.
     • Khi cơ sở dữ liệu của bạn được chọn, nó sẽ xuất hiện trong danh sách có tên "Cơ sở dữ liệu được chọn" ở bên phải của cửa sổ.
   • Trong danh sách có tên "Loại" ở bên trái của cửa sổ, chọn "Trường gửi thư".
   • Nhấp vào nút "+" bên cạnh cơ sở dữ liệu của bạn: bảng tính sẽ xuất hiện bên dưới. Sau đó nhấp vào "+" bên cạnh "Điều này" và bạn sẽ thấy các trường bạn đã chọn khi tạo bảng tính của mình.
   • Chọn bất kỳ trường nào bạn muốn chèn và nhấp vào "Chèn" để đặt nó vào tài liệu cơ sở của bạn.
     • Nhớ đặt con trỏ của bạn vào nơi bạn muốn chèn trường của mình. Nếu bạn quên, đây không phải là vấn đề: chỉ cần cắt trường và dán nó vào đúng chỗ.
     • Cũng như Office, các trường được coi là các ký tự chữ và số đơn giản khi chúng nằm trong tài liệu cơ sở của bạn. Bạn có thể di chuyển chúng bằng phím cách hoặc xóa chúng bằng phím xóa trên bàn phím.

3. 
   

   
   Kết thúc sáp nhập. Kiểm tra xem tất cả các lĩnh vực đang ở đúng vị trí của họ. Khi xác minh này được thực hiện, bắt đầu in. Sau đó, nó sẽ in bao nhiêu bản sao cần thiết bằng cách thay đổi giữa từng trường bạn đã chỉ định trong tài liệu cơ sở