Cách tổ chức biểu tình

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Chuẩn bị trước tháng
• Phần 2 Tổ chức hai tuần trước
• Phần 3 24 giờ trước sự kiện
• Phần 4 Quản lý hoạt động của sự kiện

Bạn có thể nghĩ rằng tổ chức một sự kiện là một nhiệm vụ quá sức. Đây có thể là trường hợp nếu bạn không có ý thức tổ chức hoặc lập kế hoạch. Nhưng hãy yên tâm, bởi vì chúng ta sẽ cùng nhau xem cách làm, từ việc chuẩn bị, có thể kéo dài trong nhiều tháng, cho đến ngày diễn ra sự kiện.

giai đoạn

Phần 1 Chuẩn bị trước tháng

1. 
   

   
   Xác định đối tượng của sự kiện. Một hoặc hai cụm từ chính có thể giúp bạn xác định rõ mục đích của sự kiện và giữ nó trong ngữ cảnh. Bạn có ý định đào tạo thành viên trong cộng đồng của bạn? Bạn đang cố gắng thuyết phục các nhà tài trợ để tài trợ cho một số dự án của bạn? Bạn có muốn tôn vinh một số người hoặc một nhóm người? Phấn đấu để giảm thiểu phạm vi hành động của bạn. Bất kể những gì bạn sẽ làm, giáo dục, thuyết phục hoặc danh dự, vv, trả lời câu hỏi: tại sao bạn sẽ tổ chức sự kiện này?
   • Hãy coi nó như một tuyên bố sứ mệnh. Khuôn khổ của bạn để thành công Khi bạn biết rõ những gì bạn muốn làm, bạn sẽ dễ dàng hành động hơn!

2. 
   

   
   
   
   Đặt mục tiêu. Bạn muốn đạt được điều gì chính xác ? Không phải số lượng người tham gia sẽ là bao nhiêu hoặc ngay cả khi sự kiện sẽ diễn ra, bạn muốn nó ra khỏi sự kiện này là gì? 5 người đang quay lưng lại với một thành phần mới trong tổ chức của bạn? Một bộ sưu tập € 1.000? Thay đổi tâm lý? Một khán giả nhiệt tình?
   • Xác định ba điều đầu tiên bạn muốn thực hiện thông qua việc tổ chức sự kiện của bạn và tập trung vào việc thực hiện chúng. Bạn có thể có một mục tiêu tài chính, một mục tiêu xã hội và một mục tiêu cá nhân. Nó chỉ phụ thuộc vào bạn!

3. 
   

   
   Tập hợp các tình nguyện viên. Bạn sẽ cần một đội ngũ tốt với các kỹ năng khác nhau. Tình nguyện viên của bạn có thể giúp bạn bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như chuẩn bị chương trình, lời mời và áp phích, hoặc tổ chức người tham gia và sắp xếp sau sự kiện. Nói cách khác, họ có thể giúp bạn hoàn thành công việc. Và nếu bạn có thể, có những tình nguyện viên bạn có thể tin tưởng!
   • Hãy chắc chắn rằng các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm của bạn tôn trọng lịch trình làm việc của bạn. Hợp tác có thể làm cho nhiều thứ dễ dàng hơn. Khi bạn yêu cầu họ giúp một tay, ngay từ đầu hãy rõ ràng về những kỳ vọng và mức độ tham gia của họ.
   • Nếu bạn không thể thuê tình nguyện viên, hãy thuê một đội! Tất cả phụ thuộc vào bản chất của sự kiện bạn đang tổ chức. Người quản lý trang chủ của sự kiện của bạn có thể sắp xếp một nhóm của bạn, nếu không bạn có thể thông qua một cơ quan làm việc tạm thời.

4. 
   

   
   
   
   Chuẩn bị ngân sách. Bạn phải bao gồm trong ngân sách của mình tất cả các chi phí, doanh thu, quyên góp và các chi phí không lường trước có thể. Nếu bạn không có ngân sách, bạn sẽ có một bó hóa đơn trong tay, một chiếc ví rỗng và không biết gì về vấn đề mới nhất. Hãy thực tế ngay từ đầu để tránh những bất ngờ trong ngày diễn ra sự kiện.
   • Tìm cách để giảm chi phí của bạn. Bạn có thể tuyển dụng tình nguyện viên, những người sẽ làm việc miễn phí? Bạn có thể chọn cho một trang web nhà rẻ hơn, như nhà của một trong những người bạn của bạn? Hãy nhớ rằng một trận đấu đơn giản nhưng thành công sẽ ấn tượng hơn một sự kiện đang diễn ra, nhưng điều đó biến thành một thất bại.

5. 
   

   
   Quyết định ở đâu và khi nào. Đó là điều quan trọng nhất để làm, khi nói đến sự kiện của bạn.Địa điểm và ngày sẽ khiến ai đó nói: "Vâng, tôi sẽ thấy điều đó! Chọn thời gian khi mọi người đều rảnh rỗi, một nơi dễ dàng truy cập và một cái gì đó trong tầm tay của bạn!
   • Kiểm tra lịch của các sự kiện trong khu vực của bạn và xác định đối tượng của bạn. Nếu bạn đang nhắm mục tiêu những người dành thời gian ở nhà, lựa chọn tốt nhất của bạn là tổ chức cuộc họp của bạn trong khu phố, vào ban ngày, có lẽ là cung cấp dịch vụ chăm sóc trẻ em. Nhưng nếu bạn đang nhắm mục tiêu vào sinh viên, tốt nhất là tổ chức cuộc họp của bạn vào ban đêm ở trung tâm thành phố. Nếu bạn có thể, hãy đến nơi khán giả của bạn đã tìm thấy.
   • Tất nhiên, trong một số trường hợp, bạn sẽ buộc phải đặt trang web của mình. Liên lạc với người phụ trách địa điểm mà bạn sẽ sử dụng càng sớm càng tốt. Đừng quên anh ấy có lẽ cũng bận rộn như bạn!

6. 
   

   
   Hãy nghĩ về hậu cần. Bạn cần hậu cần cho mọi thứ. Điều gì sẽ là khả năng đậu xe? Các phương tiện truy cập cho người khuyết tật là gì? Bạn có thể làm gì tùy thuộc vào quy mô của nơi gặp gỡ của bạn? Bạn cần thiết bị gì? Những mặt hàng bổ sung, chẳng hạn như đồ uống, huy hiệu, tài liệu quảng cáo, bạn sẽ cần và yêu cầu thêm chi phí? Bạn cần bao nhiêu người để sự kiện diễn ra suôn sẻ?
   • Hãy suy nghĩ về tất cả những vấn đề này với nhóm của bạn và thảo luận về tất cả các khía cạnh của vấn đề. Bạn có thể lường trước một số sự kiện không lường trước và tránh chúng? Có khách đặc biệt để được tham dự? Bạn có phải làm cho ngoại lệ?

7. 
   

   
   Hãy suy nghĩ về tiếp thị và quảng cáo. Trong khi bạn đang ở đó, làm một poster. Nó phải chứa ngày, địa điểm, thời gian, tên của khách, tiêu đề và chủ đề hoặc khẩu hiệu của sự kiện. Vì bạn vẫn đang trong giai đoạn sơ bộ, bạn có thể dành thời gian để giải quyết các chi tiết này. Tuy nhiên, thật thú vị khi nhanh chóng tạo một hồ sơ tạm thời để có cái nhìn toàn diện về tổ chức của bạn!
   • Cũng nghĩ ra những cách khác để phổ biến thông tin. Một ing? Một thư? Facebook, hoặc một nửa tá trang web sự kiện khác (thông tin thêm một chút)? Bạn cần gì trước sự kiện thu hút người tham gia và nhu cầu của bạn sẽ là gì vì sự kiện để duy trì sự quan tâm của họ?

8. 
   

   
   Nhận tổ chức. Có vẻ như trong thời gian này, mọi thứ đều khó hiểu trong đầu bạn và bạn không biết bắt đầu như thế nào. Hãy hít thở sâu và mở Excel. Chuẩn bị một lịch tạm thời của sự kiện của bạn. Tạo một vài bảng tính để sắp xếp ý tưởng của bạn. Điều này có vẻ không cần thiết, nhưng trong hai tháng, bạn sẽ tự chúc mừng mình vì đã làm công việc này.
   • Đối với mỗi hoạt động, chuẩn bị một lịch trình với thời hạn. Viết tên của các cộng tác viên của bạn và chỉ định nhiệm vụ của họ và thời gian thực hiện. Vì vậy, bạn có thể tổ chức và trả lời bất kỳ câu hỏi mà họ có thể có.

Phần 2 Tổ chức hai tuần trước

1. 
   

   
   Hãy chắc chắn rằng mọi thứ đều ổn. Đặt ngày và địa điểm của sự kiện của bạn, chọn khách danh dự, nhân viên của bạn, chủ đề và khẩu hiệu của sự kiện của bạn. Các vấn đề có khả năng gây ra vấn đề là gì? Các câu hỏi có thể phát sinh vào phút cuối là gì? Tại thời điểm này, bạn phải hoàn thành tất cả các chi tiết của bạn.

2. 
   

   
   Kết hợp với nhóm của bạn. Nhận ngân sách, lịch trình, vv được phê duyệt bởi các thành viên trong nhóm và người quản lý của bạn. Đã đến lúc kiểm tra và giải quyết tất cả các vấn đề. Nhân viên của bạn đã hiểu những gì họ phải làm? Họ có cảm thấy thoải mái với toàn bộ thủ tục không?
   • Một lần nữa, tập hợp với các cộng tác viên và tình nguyện viên của bạn để thảo luận về bất kỳ vấn đề có thể. Đó cũng là thời điểm hoàn hảo để phát triển một kế hoạch hành động.
   • Hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn không có bất kỳ vấn đề nội bộ. Giữ liên lạc với các nhà lãnh đạo và các thành viên của mỗi nhóm, cũng như các tình nguyện viên của bạn.

3. 
   

   
   Giao trách nhiệm cho một số cộng tác viên của bạn và phân công những người có kinh nghiệm hơn trong số họ để điều phối tất cả các hoạt động. Nếu đó là một sự kiện khổng lồ, hãy buộc một số người phối hợp một số hoạt động, dưới sự giám sát của một người phụ trách. Hãy nhớ rằng các thành viên của một nhóm phải tin tưởng trưởng nhóm của họ.
   • Vào ngày diễn ra sự kiện, hãy cân nhắc việc chỉ định một hoặc hai người gặp gỡ và chào hỏi những người tham gia khi họ đến hiện trường. Về nguyên tắc, ủy ban lễ tân có trách nhiệm cổ vũ mọi người và mang đến cho người tham gia cảm giác được ở trong tay tốt.

4. 
   

   
   Đảm bảo giữ cho các trang web liên quan đến sự kiện được cập nhật. Bạn có thể đang ở trên Facebook và, nhưng có một số trang web khác mà bạn có thể sử dụng để quảng bá tốt hơn cho sự kiện của mình. Eventbrite, Evite và Meetup là 3 trong số những trang quan trọng nhất bạn cần nghĩ tới. Nếu bạn chưa biết họ, hãy truy cập internet ngay bây giờ!
   • Và tất nhiên, đừng quên trang web của riêng bạn, blog của bạn hoặc trang Facebook của bạn, nếu bạn có. Bạn có thể gửi lời nhắc, đăng ảnh và quản lý các yêu cầu trả lời của bạn (RSVP). Bạn càng năng động, bạn sẽ càng được mọi người chú ý.

5. 
   

   
   Yêu cầu các đại biểu tài trợ và tài trợ cho các hoạt động nhất định. Bạn sẽ phải đối mặt với một số chi phí trong những ngày tiếp theo và bạn sẽ không thanh toán mọi thứ trong túi của mình! Thu thập ít nhất một ít tiền để trang trải chi phí khởi nghiệp, chẳng hạn như thuê phòng và thiết bị và có lẽ là người cung cấp thực phẩm. Bạn có thể phải trả tiền cho những thứ hoặc dịch vụ nhất định.
   • Đảm bảo rằng bạn có một thủ tục hành chính đầy đủ để nhận, xác nhận và thanh toán các dịch vụ bạn sẽ cần. Bạn cần theo dõi mọi thứ bạn làm để bạn có thể tham khảo nó sau, để bạn tốt hơn nên tự tổ chức sớm, đặc biệt nếu các đối tác thương mại của bạn đang làm gì đó sai.

6. 
   

   
   Quảng cáo sự kiện của bạn. Chuẩn bị tài liệu quảng cáo, chạy quảng cáo, thông báo cho giới truyền thông, gửi thư trực tiếp, gọi điện thoại, gửi nhóm cho các nhóm và thăm những người tham gia hoặc nhà tài trợ tiềm năng. Những gì khác để làm để khuyến khích mọi người đến? Hãy cẩn thận để phổ biến thông tin đầy đủ mà không có nhiều câu hỏi. Nhưng sau tất cả, bạn cũng đang tìm cách khơi dậy sự tò mò của khán giả!
   • Xác định đối tượng mục tiêu của bạn. Nếu bạn đang cố gắng tiếp cận người cao niên, bạn sẽ không lãng phí thời gian để gửi cho họ snapchats. Đi đến những nơi mà những người tham gia của bạn thường lui tới và sử dụng các công cụ mà họ quen thuộc. Phấn đấu là rất dễ tiếp cận và cư xử bình thường.

7. 
   

   
   Thu thập mọi thứ bạn cần cho sự kiện của bạn. Ví dụ, huy chương, trò chơi, quà lưu niệm nhỏ, giải thưởng hoặc giấy chứng nhận. Có rất nhiều thứ và tiện ích có thể không được chú ý cho một con mắt thiếu kinh nghiệm, nhưng bạn biết mọi ngóc ngách và tất cả những gì có thể đi vào đó. Và đừng quên bàn, ghế, hệ thống âm thanh, áp phích, khăn trải bàn và tất cả những thứ quan trọng này!
   • Câu hỏi này một mình xứng đáng với một phiên làm việc với nhân viên của bạn. Đừng ngừng suy nghĩ về nó cho đến khi bạn phát hiện ra 5 thứ như bút, bộ sơ cứu, pin, kem và phần mở rộng. Bạn phải chắc chắn rằng, với bất kỳ giá nào, bạn có mọi thứ được bảo hiểm.

8. 
   

   
   Tự tổ chức cho tất cả. Hãy sắp xếp để chụp ảnh và quay video. Tổ chức các phong trào của khách. Sắp xếp cũng cho thực phẩm và đội ngũ làm sạch. Danh sách có thể được kéo dài từ ngày này sang ngày khác, nhưng điều đó là bình thường, bởi vì bạn đang tổ chức sự kiện của mình!
   • Chăm sóc thức ăn và giải khát. Đây cũng là lúc để lên kế hoạch cho các cơ sở đặc biệt, chẳng hạn như những cơ sở cho người khuyết tật, v.v. Cũng kiểm tra nếu một số người tham gia là người ăn chay hoặc có nhu cầu chế độ ăn uống đặc biệt.
   • Cung cấp ghế, bàn, bộ, micro, loa, máy tính, máy chiếu tinh thể lỏng (LCD), bục, tất cả các thiết bị cần thiết để thiết lập đúng địa điểm tổ chức sự kiện.

9. 
   

   
   Chuẩn bị danh sách những người cần liên hệ. Bạn sẽ cần số điện thoại, địa chỉ và tất cả nhân viên của bạn. Tương tự như vậy, chuẩn bị danh sách VIP và nhà cung cấp của bạn. Những danh sách này sẽ hữu ích nếu ai đó bị đâm hoặc trễ.
   • Giả sử người phục vụ của bạn đến trễ? Bạn có biết làm thế nào để làm điều đó? Bạn lấy danh sách đẹp của bạn và bạn gọi cho họ. Họ có thực sự nghĩ rằng bạn đang đi tìm kiếm 100 kg thịt lợn kéo này? Chà, không sao đâu. Bạn đưa danh sách cho François và bạn yêu cầu anh ta đi bằng xe tải của mình đến địa chỉ được chỉ định. Và đó là nó! Bây giờ bạn biết những gì bạn phải làm, hoặc ngừng sử dụng chúng hoặc chính xác hơn bằng cách truyền đạt thông tin của bạn!

10. 
    

    
    Đi đến nơi diễn ra sự kiện với nhân viên của bạn. Đi tham quan và kiểm tra cẩn thận các khu vực đậu xe, nhà vệ sinh, phòng xanh, cung cấp lối vào và lối ra. Tìm những địa điểm gần đó nơi bạn có thể sao chụp hoặc gọi điện thoại và mua hàng trong trường hợp khẩn cấp. Trong một từ, phấn đấu để biết địa hình là túi của bạn.
    • Cũng nói chuyện với người liên lạc của bạn. Anh ấy / cô ấy phải biết nơi tốt hơn bất cứ ai. Có một vấn đề cụ thể mà bạn cần biết? Có những hạn chế về thời gian? Bạn sẽ phải giữ cửa đóng cửa vào những thời điểm nhất định? Thiên Chúa sẽ cấm, diễn tập chữa cháy thường xuyên trong cuộc biểu tình?

Phần 3 24 giờ trước sự kiện

1. 
   

   
   Giữ bình tĩnh. Bạn đã gần đến cuối câu của bạn. Điều cực kỳ quan trọng là giữ cho ý tưởng của bạn rõ ràng và để đi đúng hướng. Bạn đã dành nhiều tháng chuẩn bị! Mọi chuyện rồi sẽ ổn thôi. Nếu bạn giữ bình tĩnh, nhóm của bạn sẽ cư xử như bạn và sự kiện sẽ diễn ra trong điều kiện tốt. Hơn nữa, mọi thứ sẽ được hoàn thành rất nhanh!
   • Nghiêm túc mà nói, bạn đã gần như đạt đến cuối câu. Bạn đã lên kế hoạch cho tất cả mọi thứ, bạn đã nghĩ về tất cả các vấn đề có thể xảy ra. Nếu có điều gì xảy ra, bạn sẽ vượt qua khó khăn. Và hãy nhớ rằng, sẽ không ai trách bạn. Một vị khách ồn ào, đồ ăn tầm thường, đừng quá lo lắng, bởi vì những người tham gia biết rằng bạn không thể kiểm soát mọi thứ. Vì vậy, hãy thư giãn, mọi thứ sẽ ổn thôi.

2. 
   

   
   Thực hiện các kiểm tra cuối cùng với nhóm của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã nói với mọi người thời gian của sự kiện và làm thế nào để đến đó. Bạn không muốn ngày diễn ra sự kiện, tất cả nhân viên của bạn hỏi bạn cùng lúc cánh cửa dịch vụ thiêng liêng này ở đâu.
   • Ngay cả khi bạn không nhận được câu hỏi, hãy cố gắng hết sức để đánh giá hành vi của nhân viên. Họ có hài lòng với mô tả nhiệm vụ của họ không? Họ có ngửi thấy giữa họ không? Nếu không, hãy thảo luận với họ và cố gắng giải quyết khó khăn cùng nhau. Có lẽ ai đó sẽ thoải mái hơn khi làm việc khác hoặc làm việc với người khác.

3. 
   

   
   Kiểm tra tất cả các lời mời và câu trả lời bạn đã nhận được. Lập danh sách khách và tính phí ai đó để đếm những người có mặt. Trong hầu hết các trường hợp, số người có mặt sẽ là khác nhau của những người trả lời. Bạn có thể đã nhận được 50 câu trả lời khẳng định và kết thúc với 5 hoặc 500 người có mặt. Vì vậy, ngay cả khi biết số lượng phản hồi bạn đã nhận được, hãy chuẩn bị cho các tình huống cực đoan!
   • Trong khi bạn đang ở đó, hãy nhắc sự kiện cho những vị khách quý của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi số lượng người sẽ nói: "Ồ, đúng vậy! Đó là ngày mai phải không? Bạn có thể tránh tình trạng quá tải bằng cách gọi điện thoại đơn giản hoặc gửi SMS.

4. 
   

   
   Đi đến địa điểm và đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng. Phòng có sạch sẽ và có sẵn không? Là thiết bị điện tử được cài đặt? Các bài kiểm tra hoạt động tốt đã được thực hiện? Bạn có thể cài đặt thiết bị trước, nếu cần thiết? Nhân viên đã sẵn sàng chưa?
   • Kiểm tra xem số lượng người có mặt để giám sát sự kiện là đủ. Tất nhiên, tốt hơn là có nhiều người hơn. Bạn có thể cần một người có thể thực hiện một cuộc đua khẩn cấp, tổ chức một khách danh dự hoặc giải quyết một sự kiện không lường trước được; hoặc để có được cà phê, đơn giản.

5. 
   

   
   Chuẩn bị bộ dụng cụ của người tham gia. Mỗi bộ có thể bao gồm một chai nước, một món ăn nhẹ, một cuốn sổ tay, một cây bút, một cuốn sách nhỏ và các thông tin cần thiết. Bạn cũng có thể bao gồm những kỷ niệm nhỏ. Đó thực sự là chi tiết sẽ khiến người tham gia nghĩ rằng sự kiện này được thiết kế và tổ chức tốt. Và họ sẽ thực sự nghĩ rằng bạn chăm sóc cả hai!
   • Điều này có thể được dành riêng cho khách hoặc nhân viên của bạn hoặc cả hai! Ai không thích nhận thanh granola và bút?

6. 
   

   
   Tạo kịch bản. Đó là một danh sách chứa tất cả các thông tin cần thiết được phân loại theo lịch trình và phòng. Chuẩn bị một chương trình hẹn giờ cho các hoạt động quan trọng. Cấu trúc của hình thức phụ thuộc vào bạn. Phấn đấu không tải nó để dễ đọc.
   • Nếu bạn thực sự kén chọn và rất siêng năng, bạn có thể thiết lập khác nhau kịch bản. Các diễn giả có thể yêu cầu bạn cho một danh sách các diễn giả khác với vị trí và lịch trình của họ. Nhóm của bạn sẽ muốn danh sách các thiết bị, lịch trình và quy tắc hoạt động làm sạch. Nếu bạn có thời gian để chuẩn bị chúng, những danh sách này có thể hữu ích.

7. 
   

   
   Chuẩn bị một danh sách kiểm tra các hành động sẽ thực hiện trong sự kiện này. Sẽ là một thảm họa nếu bạn ở đó, mọi thứ ở đó, mọi người đều ở đó và đột nhiên bạn nhận ra rằng bạn đã quên ở nhà 1.200 chiếc cốc để nghỉ giải lao. Bạn sẽ phá hỏng tất cả. Vì vậy, hãy lập một danh sách kiểm tra và mang theo bên mình mọi thứ bạn cần!
   • Nếu mọi thứ có xu hướng tích lũy, hãy giao một nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong nhóm của bạn. Vì vậy, vào ngày diễn ra sự kiện, bạn sẽ không lãng phí thời gian của mình để chạy sang phải và trái, chấm dứt khủng hoảng. Hai bàn tay khác giảm bớt gánh nặng ... như đã nói.

Phần 4 Quản lý hoạt động của sự kiện

1. 
   

   
   Hãy sớm đến trang web sự kiện với nhân viên và tình nguyện viên của bạn. Kiểm tra xem mọi người có mặt và đảm bảo các thiết bị điện tử hoạt động tốt. Có câu hỏi nào vào phút cuối không? Nếu bạn còn thời gian, hãy đưa ra một thức uống, nói với họ một vài lời khích lệ, sau đó cho họ nghỉ ngơi! Bạn đã xứng đáng với nó. Bạn đã sẵn sàng.
   • Hãy chắc chắn rằng ban tổ chức đeo một huy hiệu đặc biệt hoặc phù hiệu khác, để người tham gia có thể dễ dàng tìm thấy chúng khi cần thiết. Đôi khi mặc mệt mỏi là không đủ.

2. 
   

   
   Cài đặt mọi thứ. Trong và ngoài. Bạn có phải treo bóng bay ở hộp thư hoặc biển quảng cáo ở góc không? Và bạn nghĩ gì về cửa ra vào và sảnh vào chính? Nếu người tham gia phải điều hướng một con đường phức tạp, hãy đặt càng nhiều dấu hiệu càng tốt để hướng dẫn họ tốt hơn.
   • Đừng quên các biểu ngữ chào mừng và các biểu ngữ thông tin rất hữu ích. Hãy nhớ để giúp người tham gia dễ dàng tìm thấy địa điểm của sự kiện hơn. Nó đi mà không nói!
   • Lắp đặt bàn tiếp tân và đăng ký. Khi đến trang web, người tham gia cần lưu ý những gì họ cần để tự hướng dẫn. Nếu không, họ có thể chạy lòng vòng trong vòng tròn và cảm thấy không thoải mái.Bạn có nhớ ban tiếp tân mà chúng ta đã nói trước đó không? Đặt ai đó ở lối vào để chào hỏi người tham gia và trả lời câu hỏi của họ.
   • Đăng một số âm nhạc! Nó có thể xua tan mọi sự bối rối có thể làm tăng tâm trạng.

3. 
   

   
   Hãy chắc chắn rằng những người quan trọng nhận thức được các sự kiện. Nếu một người nói bị trễ, hãy điều chỉnh lịch trình của bạn và thông báo cho các bên quan tâm. Nếu bữa ăn kéo dài hơn dự kiến, bạn phải cảnh báo họ về sự thay đổi chương trình. Rất hiếm khi mọi thứ diễn ra theo lịch trình, vì vậy hãy chắc chắn thông báo cho mọi người khi có thay đổi.

4. 
   

   
   Chụp ảnh! Bạn có thể muốn lưu giữ kỷ niệm về sự kiện của bạn. Và nhìn thấy ai đó đi bộ xung quanh với một máy ảnh có thể kích thích những người tham gia. Đừng quên biểu ngữ của nhà tài trợ, của bạn, lối vào, lễ tân, v.v. Có lẽ bạn có thể sử dụng chúng vào năm tới!
   • Nếu có thể, hãy nhờ một trong những người bạn của bạn hoặc một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp chăm sóc tất cả những chi tiết này. Có bạn có đủ để làm! Nhưng bạn phải chăm sóc khách của bạn, vì vậy hãy nhờ ai đó chăm sóc ảnh, v.v.

5. 
   

   
   Cung cấp một món quà lưu niệm. Những người tham gia của bạn có thể đã học được điều gì đó bằng cách tham dự sự kiện của bạn và bạn muốn họ rời khỏi suy nghĩ về điều gì đó hoặc đặt câu hỏi hoặc suy nghĩ về hành động. Vì vậy, phân phát một tờ rơi hoặc một cái gì đó mà họ có thể mang theo để cung cấp cho họ ý tưởng cho hành động Sau sự kiện.
   • Hãy nhớ tạo một diễn đàn để phản hồi. Cung cấp cho người tham gia cơ hội để theo dõi, nói những gì họ nghĩ, đề xuất cải tiến và chia sẻ mong muốn của họ cho sự kiện tiếp theo. Và tất nhiên, làm thế nào họ có thể đơn giản hóa!

6. 
   

   
   Làm sạch khu vực tiếp tân! Nâng đồng hồ điện, nhặt các biểu ngữ, tháo các bảng, v.v. Đặt các địa điểm trở lại trong tình huống ban đầu của họ, như trước khi sự kiện diễn ra. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn thuê phòng và muốn quay lại. Chủ sở hữu có thể tính phí cho bạn, mà bạn có thể tránh được. Phân chia các nhiệm vụ để làm cho hoạt động dễ dàng nhất có thể.
   • Kiểm tra xem không có gì quý giá bị lãng quên tại chỗ và nếu vậy, hãy thiết lập một dịch vụ tài sản bị mất
   • Mang đến sự chú ý của người phụ trách nơi này, những thiệt hại có thể xảy ra trong sự kiện này. Tốt hơn là thành thật và trực tiếp.
   • Chăm sóc rác và hành động trong phương tiện của bạn. Các dịch vụ làm sạch sẽ chăm sóc vấn đề này.

7. 
   

   
   Hãy chăm sóc tất cả các nhiệm vụ phát sinh từ việc tổ chức sự kiện của bạn. Trong thực tế, nó phụ thuộc vào bản chất của sự kiện trong câu hỏi. Nó có thể là bạn không có nhiều việc phải làm, nhưng bạn cũng có thể kết thúc với một danh sách dài những người cảm ơn và một công thức để quản lý. Dưới đây là một số ý tưởng để bắt đầu.
   • Cảm ơn tất cả các thành viên trong nhóm, tình nguyện viên và nhà tài trợ của bạn. Bạn không thể thực hiện sự kiện của bạn mà không có họ!
   • Cập nhật và hoàn thiện tài khoản của bạn. Nhiệm vụ này phải được hoàn thành càng nhanh càng tốt. Tốt hơn là có tối thiểu các chi tiết để điều chỉnh.
   • Tổ chức một buổi tiếp tân cảm ơn cho tất cả những người đã giúp đỡ bạn, nhân viên của bạn phải cảm thấy được đánh giá cao và các nhà tài trợ của bạn cảm thấy họ đã tham gia vào một lý do tốt.
   • Cung cấp cho những người liên quan quà lưu niệm hoặc tài liệu quảng cáo.
   • Phân phối cho các nhà tài trợ và những người có liên quan chia sẻ công thức của họ.
   • Đăng hình ảnh của sự kiện trên trang web của bạn.

8. 
   

   
   Tổ chức một cuộc họp đánh giá sau sự kiện để cải thiện tổ chức của bạn trong tương lai. Bây giờ bạn đã hoàn thành mọi thứ, có điều gì bạn có thể làm khác đi không? Điều gì làm việc tốt và cái nào không hoạt động? Bạn có đồng ý tổ chức một sự kiện như vậy một lần nữa không? Bạn đã học được gì?
   • Nếu bạn nhận được phản hồi, hãy xem xét điều này. Nếu khách của bạn không, yêu cầu nhân viên của bạn làm điều đó! Họ nghĩ gì về sự kiện này? Ít nhất, họ có đánh giá cao bản thân họ? Tất nhiên vì họ có một thanh granola và một cây bút, phải không?