Cách xử lý khoản phải thu

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Xác định thông lệ tín dụng
• Phần 2 Hóa đơn khách hàng
• Phần 3 Theo dõi các khoản phải thu
• Phần 4 Áp dụng các tài khoản Phương thức kế toán phải thu

Trong bài viết này: Xác định thực tiễn tín dụng Sản xuất khách hàng Truy cập tài khoản phải thu Có thể áp dụng Tài khoản phải thu Phương thức kế toán phải thu22 Tài liệu tham khảo

Nếu bạn sở hữu một tổ chức tín dụng và cung cấp tín dụng cho khách hàng của mình, điều quan trọng là xác định các thủ tục cho các khoản phải thu thương mại. Tín dụng khách hàng là khi bạn cho phép khách hàng của mình nhận được dịch vụ hoặc ngay lập tức sở hữu sản phẩm để đổi lấy lời hứa sẽ trả tiền cho bạn sau này. Nói cách khác, bạn cho phép anh ta chiếm hữu các sản phẩm của bạn trước khi họ trả tiền cho bạn. Nếu bạn chấp nhận thẻ tín dụng, công ty phát hành quản lý rủi ro. Trong trường hợp khách hàng phải thanh toán bằng séc hoặc tiền mặt, bạn phải kiểm tra các khoản thanh toán và quản lý rủi ro. Xử lý các khoản phải thu thương mại bao gồm thiết lập các thủ tục cho vay tín dụng, tạo hóa đơn, giữ báo cáo thanh toán đến hạn và nhận và thực hiện các chức năng kế toán.

giai đoạn

Phần 1 Xác định thông lệ tín dụng

1. 
   

   
   Xây dựng thủ tục đăng ký tín dụng. Xác định xem bạn muốn cung cấp tín dụng cho các cá nhân hay chỉ cho các công ty. Yêu cầu tất cả khách hàng của bạn hoàn thành một ứng dụng để đánh giá uy tín của họ. Kiểm tra tài khoản của tất cả các ứng viên tín dụng.
   • Các cá nhân phải cung cấp tên, thông tin liên lạc, thông tin việc làm và số an sinh xã hội.
   • Các doanh nghiệp phải cung cấp tên doanh nghiệp của họ, thông tin liên lạc cho bộ phận kế toán, lịch sử tín dụng từ các công ty khác và tên của giám đốc của họ.

2. 
   

   
   
   
   Thiết lập các điều kiện bán hàng chung. Phát triển một tài liệu giải thích nhu cầu của bạn và nghĩa vụ của khách hàng. Cũng xác định ngày đáo hạn của thanh toán. Ví dụ: bạn có thể chỉ ra rằng thanh toán phải được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày mua. Chỉ định số tiền lãi phải trả cho khoản thanh toán trễ. Cho biết rằng khách hàng sẽ phải trả phí cho séc trả lại hoặc thu nợ.
   • Người xin tín dụng phải có thể ký vào mẫu để xác nhận rằng họ đã đọc và hiểu các điều khoản.

3. 
   

   
   Tôn trọng pháp luật về tín dụng tiêu dùng. Tín dụng tiêu dùng là một hợp đồng mà người cho vay cung cấp cho người vay (cá nhân hoặc tập đoàn tài chính) một khoản tiền được hoàn lại để tài trợ cho việc mua hàng hóa và dịch vụ. Tại Pháp, luật Lagarde đã cải cách tín dụng tiêu dùng để bảo vệ người tiêu dùng. Luật này cũng áp đặt nghĩa vụ mới đối với người cho vay. Dưới đây là một số quy định mà luật này quy định.
   • Người cho vay không nên bằng mọi cách quảng cáo rằng tín dụng cải thiện tình hình của khách hàng.
   • Người cho vay được tự do lựa chọn bảo hiểm phù hợp nhất với mình.
   • Các tổ chức tín dụng được yêu cầu kiểm tra mức độ tín nhiệm của người vay và đảm bảo rằng người vay không được đăng ký trong hồ sơ FICP.
   • Để tìm hiểu thêm về các luật điều chỉnh tín dụng tiêu dùng, xem bài viết này.

Phần 2 Hóa đơn khách hàng

1. 
   

   
   
   
   Hiểu hóa đơn là gì. Hóa đơn là một tài liệu mà người mua nhận được từ người bán tại thời điểm bán. Nó nêu chi tiết các sản phẩm và dịch vụ đã được bán, chi phí của chúng và ngày thanh toán dự kiến. Hóa đơn khác với hóa đơn. Biên lai mua hàng chỉ được phát hành nếu khách hàng thanh toán đầy đủ tại thời điểm mua. Nếu anh ấy trả tiền vào một ngày sau đó hoặc theo cách so le, bạn phải xuất hóa đơn cho anh ấy.
   • Hóa đơn khác với tuyên bố. Một tuyên bố được gửi đến khách hàng với một hoặc nhiều hóa đơn hiện tại và chỉ định tổng số tiền đến hạn. Vai trò chính của nó là đơn giản hóa quá trình thanh toán.

2. 
   

   
   Chọn phương thức thanh toán của bạn. Hai tùy chọn có sẵn cho bạn: bạn có thể tự phát hành hóa đơn hoặc thuê một công ty để thực hiện. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu, hãy tự làm. Bạn sẽ có thể đào sâu kiến ​​thức về tài chính của công ty bạn. Sau đó, bạn có thể giao nhiệm vụ này cho người khác.

3. 
   

   
   Bao gồm tất cả các thông tin liên quan trên hóa đơn. Rõ ràng viết hóa đơn từ. Bao gồm thông tin để xác định khách hàng và các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp. Đừng quên ghi rõ tên của bạn, tên của đơn vị kinh doanh của bạn và địa chỉ mà khách hàng sẽ gửi thanh toán.
   • Gán một số duy nhất cho mỗi hóa đơn.
   • Rõ ràng chỉ ra ngày.
   • Cho biết tên và địa chỉ của khách hàng, cũng như tên và địa chỉ của công ty bạn.
   • Nêu rõ các sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua, cũng như ngày mua.
   • Cho biết số tiền đến hạn và ngày đáo hạn của khoản thanh toán.

4. 
   

   
   Chọn phát hành hóa đơn điện tử hoặc giấy. Bạn có thể gửi hóa đơn giấy qua thư, hóa đơn điện tử qua email hoặc cả hai. Khách hàng nên cho biết họ muốn nhận hóa đơn như thế nào. Hóa đơn điện tử thuận tiện hơn và ít tốn kém hơn so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, một số khách hàng không muốn tiết lộ thông tin tài chính trực tuyến. Ngoài ra, nếu khách hàng thay đổi địa chỉ email, bạn có thể gặp khó khăn khi liên hệ với anh ta.

5. 
   

   
   Cố gắng đính kèm một phong bì trả lời vào hóa đơn. Khách hàng sẽ có thể gửi thanh toán dễ dàng hơn. Nhập địa chỉ của bạn trực tiếp trên phong bì. Nếu bạn muốn, lấy một phong bì cửa sổ, in địa chỉ của bạn trên hóa đơn và yêu cầu khách hàng đảm bảo địa chỉ của bạn xuất hiện trong cửa sổ. Nếu một khách hàng thường thanh toán trực tuyến hoặc trực tiếp, hãy ghi chú lại. Nếu khách hàng không muốn nhận phong bì phản hồi, hãy tiết kiệm chi phí đó.
   • Để tạo thuận lợi cho quá trình thanh toán, hãy thiết lập một hệ thống tiền gửi trực tiếp để tự động khấu trừ các tài khoản phải thu theo giá hóa đơn. Nói chung, thật dễ dàng để thiết lập một hệ thống như vậy thông qua các ngân hàng của bạn.

Phần 3 Theo dõi các khoản phải thu

1. 
   

   
   Lựa chọn không cho một hệ thống quản lý nợ. Bạn có thể thích hệ thống nhập dữ liệu thủ công ngoại tuyến bằng Excel. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn đang phát triển, bạn có thể tự động hóa quy trình quản lý của mình bằng phần mềm quản lý nợ như QuickBooks. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ quản lý tài chính dựa trên Web như Mint hoặc FreshBooks.

2. 
   

   
   Sử dụng hệ thống báo cáo tín dụng thủ công. Bạn sẽ có cơ hội chuẩn bị một bảng tính trong Excel. Tạo các cột cho ngày, tên khách hàng, số tiền đến hạn, số hóa đơn và ngày thanh toán. Nhập thông tin trong biểu đồ để gửi hóa đơn của bạn và nhận thanh toán.
   • Bạn sẽ cần tạo một mẫu hóa đơn và sử dụng nó để phát hành tất cả các hóa đơn của bạn.
   • Giữ một tập tin phải thu và một thư mục hóa đơn thanh toán.
   • Hóa đơn chưa thanh toán được lưu trong hồ sơ phải thu.
   • Khi hóa đơn được thanh toán, hãy xóa chúng trực tiếp khỏi tệp phải thu và đặt chúng vào thư mục hóa đơn đã thanh toán.

3. 
   

   
   Theo dõi các khoản phải thu bằng phần mềm. Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán với tùy chọn khoản phải thu, bạn có thể sử dụng phần mềm này để dễ dàng theo dõi hóa đơn và các khoản thanh toán đến hạn. Bạn có thể trực tiếp chỉnh sửa thông tin khách hàng và bán hàng trong hệ thống. Điều này sẽ cho phép bạn tự động tạo hóa đơn giấy và điện tử. Nếu hệ thống sử dụng Internet, bạn có thể gửi hóa đơn trực tiếp cho khách hàng qua email. Bạn có tùy chọn để chạy một báo cáo sẽ cho bạn biết hóa đơn nào vẫn còn tồn đọng, do đó bạn không phải giữ các tệp giấy riêng biệt cho hóa đơn thanh toán và chưa thanh toán.
   • Với một phần mềm kế toán, bạn cũng có thể phân loại hóa đơn theo thứ tự thời gian. Quá trình này bao gồm tách các hóa đơn chưa thanh toán theo số ngày thanh toán trễ, cho phép bạn áp dụng chính sách thu nợ quy định một số biện pháp khi thanh toán trễ 30, 60 hoặc 90 ngày.

4. 
   

   
   Phát hành báo cáo tài khoản hàng tháng cho khách hàng. Bảng sao kê tài khoản khác với hóa đơn. Nó được phát hành mỗi tháng một lần và chi tiết tất cả số tiền còn lại trên hóa đơn cũ. Bảng sao kê tài khoản cũng chỉ ra các khoản thanh toán nhận được. Cuối cùng, tài liệu này cho biết bất kỳ số dư nào được chuyển tiếp vẫn chưa được thanh toán. Trong trường hợp tài khoản chưa thanh toán, cần có một hệ thống để xác định, theo dõi và phục hồi các tài khoản chưa thanh toán.

Phần 4 Áp dụng các tài khoản Phương thức kế toán phải thu

1. 
   

   
   Sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa quy trình. Phần mềm kế toán sẽ không chỉ cho phép bạn xuất hóa đơn mà còn tự động thiết lập báo cáo tài chính hàng tháng. Ưu điểm của tự động hóa như vậy là nó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn, thay vì phải nhập thủ công cùng một thông tin nhiều lần. Một lợi ích khác của hệ thống này là bạn có ít lỗi hơn khi bạn nhập số lượng hoặc thông tin khác nhau về các báo cáo khác nhau.

2. 
   

   
   Lập một tuyên bố bán dịch vụ tín dụng. Đầu tiên, ghi có vào tài khoản bán hàng với số tiền phải trả cho dịch vụ. Sau đó, ghi nợ các khoản phải thu cho cùng một số tiền. Khi khách hàng thanh toán, ghi nợ tài khoản hiện tại của số tiền đã trả. Sau đó, ghi có vào tài khoản của khách hàng với cùng số tiền.
   • Giả sử bạn gửi hóa đơn 5.000 đô la cho khách hàng để cung cấp dịch vụ.
   • Vượt qua một khoản ghi nợ 5.000 € cho các khoản phải thu. Trong bảng cân đối kế toán, các khoản phải thu xuất hiện trong tài sản tăng.
   • Dành một văn bản cho khoản tín dụng 5.000 € cho doanh số bán hàng. Doanh số tăng trong báo cáo tài chính.

3. 
   

   
   Lập báo cáo bán hàng tín dụng. Đầu tiên, đặt các mục tạp chí trong tạp chí để ghi lại việc bán và các khoản phải thu liên quan. Giống như bạn đã làm cho dịch vụ, bạn phải ghi có doanh thu và các khoản phải thu. Sau đó xem xét giảm cổ phiếu bán cho khách hàng như chi phí và tiết kiệm nó.
   • Giả sử bạn đã thực hiện một giao dịch kinh doanh 10.000 đô la, trong đó bạn đã bán hàng hóa trị giá 7.000 đô la cho khách hàng.
   • Vượt qua một khoản tín dụng 10.000 € cho doanh số bán hàng và một khoản ghi nợ 10.000 € cho các khoản phải thu.
   • Sau đó, viết một khoản nợ 7.000 € vào giá vốn hàng bán. Đây là dưới dạng một khoản chi phí trong báo cáo tài chính. Sau đó viết một mục tín dụng trị giá $ 7.000 vào tài khoản hàng tồn kho. Thiếu hàng tồn kho giảm € 7.000 trong bảng cân đối.

4. 
   

   
   Đăng nợ xấu. Phương pháp tốt nhất để nhận biết các khoản nợ xấu là ước tính số lượng hóa đơn chưa thanh toán được tích lũy mỗi tháng trong các mục nhật ký. Với kỹ thuật này, có thể ghi lại chi phí nợ xấu trong cùng tháng mà hóa đơn được phát hành.Nó phù hợp với nguyên tắc đối chiếu, theo đó tất cả các chi phí phải được ghi nhận trong cùng tháng với doanh thu được tạo ra.
   • Nếu bạn không tích lũy nợ xấu và chỉ đơn giản là sẽ tính đến các khoản nợ xấu khi khách hàng không thanh toán, điều này vi phạm nguyên tắc hòa giải.
   • Ví dụ: nếu bạn ước tính rằng hóa đơn trị giá € 40.000 sẽ không được thanh toán trong vòng một tháng, hãy tiến hành đăng ký chi phí € 40.000 cho tài khoản nợ xấu. Điều này xuất hiện như một mục chi phí trong báo cáo tài chính của bạn.
   • Ngoài ra, đặt một mục kế toán của một khoản tín dụng có cùng số tiền trong tài khoản trợ cấp cho các tài khoản nghi ngờ trong bảng cân đối kế toán.
   • Khi bạn xác định các hóa đơn vẫn chưa được thanh toán, bạn chỉ cần rút tiền từ các tài khoản nợ xấu và các tài khoản tín dụng phải thu.

5. 
   

   
   Đăng giảm giá để thanh toán sớm. Nếu bạn cung cấp giảm giá cho một khoản thanh toán tạm ứng, khách hàng sẽ trả ít hơn tổng số tiền trên hóa đơn. Sau đó lưu lại chênh lệch dưới dạng giảm lợi nhuận trong tài khoản chiết khấu bán hàng. Điều này sẽ cho phép bạn kiểm tra sự khác biệt trong báo cáo thu nhập.
   • Giả sử bạn gửi hóa đơn 1.000 đô la cho khách hàng và bạn giảm giá 10% cho anh ta, hoặc € 100, để thanh toán trước đó 10 ngày. Tuy nhiên, khách hàng này chỉ trả 900 €.
   • Vượt qua một mục nhập 1.000 € cho các khoản phải thu.
   • Nợ 900 € khi bán hàng và 100 € cho tài khoản bán hàng.

6. 
   

   
   Chuẩn bị một báo cáo lịch sử của các khoản phải thu thương mại. Một báo cáo như vậy sẽ cung cấp cho bạn chi tiết về tất cả các hóa đơn chưa thanh toán. Nó được cấu trúc để hiển thị các hóa đơn cũ là như thế nào. Ví dụ: có thể có các cột cho các hóa đơn hiện tại, những hóa đơn có khoản thanh toán trễ từ 0 đến 15 ngày, 16 đến 30 ngày, 31 đến 45 ngày và hơn 45 ngày. Bạn có thể sử dụng nó để ước tính nợ xấu. Bạn cũng có thể sử dụng báo cáo này để xác định các hóa đơn yêu cầu hành động tiếp theo.