Làm thế nào để trả lời thích hợp

NộI Dung

• giai đoạn
• Phương pháp 1 Nói chuyện trực tiếp với ai đó
• Phương pháp 2 Trả lời SMS
• Phương pháp 3 Trả lời bằng

Cách bạn phản hồi với ai đó sẽ có tác động đến cách họ nhìn nhận về bạn và người khác. May mắn thay, bạn có thể học cách trả lời đúng cách vào đúng thời điểm. Nếu bạn nói chuyện với ai đó trực tiếp, hãy chú ý đến họ và để họ thể hiện bản thân trước khi cố gắng trả lời. Trong một cuộc trò chuyện SMS, cũng có những quy tắc bất thành văn cần tuân theo để giao tiếp đúng. L là một phương thức giao tiếp chính thức hơn và bạn sẽ phải tôn trọng một nhãn hiệu chuyên nghiệp để truyền tải thông tin một cách hiệu quả và phản hồi phù hợp.

giai đoạn

Phương pháp 1 Nói chuyện trực tiếp với ai đó

1. 
   

   
   Lắng nghe cẩn thận. Khi ai đó nói chuyện với bạn, hãy nhìn thẳng vào mắt họ và chú ý đến những gì anh ta nói. Bạn sẽ cho anh ấy thấy rằng bạn lắng nghe anh ấy và bạn hiểu lời anh ấy nói.
   • Dành tất cả sự chú ý của bạn cho người đối thoại của bạn, để anh ấy nói chuyện một cách dễ dàng.
   • Nếu bạn không làm tốt, hãy đến gần anh ấy (cô ấy) và hỏi anh ấy nếu anh ấy muốn đến một nơi yên tĩnh hơn.

2. 
   

   
   Lưu ý các tín hiệu phi ngôn ngữ. Ngôn ngữ cơ thể có thể nói càng nhiều, nếu không nói là nhiều hơn lời nói. Khi ai đó nói chuyện với bạn, hãy xem ngôn ngữ cơ thể của họ để biết cách trả lời tốt hơn.
   • Ví dụ, nếu người gọi của bạn đang nhìn xung quanh hoặc liên tục di chuyển bàn chân của bạn, có thể là anh ấy lo lắng hoặc sợ hãi. Bạn có thể hỏi anh ấy xem tất cả có ổn không, trước khi cố gắng trả lời.
   • Cũng chú ý đến cách anh ấy nói chuyện. Nếu giọng anh to hoặc hung dữ, cuộc trò chuyện có thể bắt đầu bực mình. Để ngăn chặn tình trạng leo thang, bạn sẽ phải thử một cách tiếp cận khác.

3. 
   

   
   
   
   Đừng chuẩn bị câu trả lời của bạn trong khi người khác đang nói. Nếu bạn quá nôn nóng để trả lời khi người đối thoại của bạn thậm chí chưa nói xong, anh ta sẽ chú ý đến nó và có thể cảm thấy khó chịu. Đợi cho đến khi người đó nói xong và bạn đã nghe thấy tất cả mọi thứ trước khi nghĩ về những gì bạn sẽ trả lời.
   • Sẽ rất thô lỗ khi cắt đứt một ai đó để nói với anh ấy về những suy nghĩ của anh ấy.

   Hội đồng: khi anh ấy nói, hãy lắng nghe người đối thoại của bạn và lưu ý về mặt tinh thần những điểm bạn muốn trả lời. Tuy nhiên, đừng cắt đứt anh ta để cho anh ta một câu trả lời nhanh chóng hoặc thuộc linh.

4. 
   

   
   Đợi đến khi anh nói xong mới trả lời. Khi nói chuyện với ai đó, hãy luôn để họ nói xong trước khi trả lời. Do đó, bạn sẽ có tất cả thông tin anh ấy muốn chia sẻ với bạn và sẽ có thể cung cấp phản hồi đầy đủ và thích nghi.
   • Người đối thoại của bạn có thể thêm một thông tin cuối cùng sau khi bạn chia sẻ xong suy nghĩ của mình. Ví dụ, anh ta có thể nói "oh chờ đã, tôi quên nói điều gì đó. Hãy để anh ấy hoàn thành những gì anh ấy đã nói.

5. 
   

   
   
   
   Trả lời chu đáo và tự tin. Trước khi trả lời, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ lại tất cả các thông tin đã được trình bày cho bạn. Bằng cách cung cấp một câu trả lời không đầy đủ, bạn sẽ cho người đó biết rằng bạn không nghe tốt.
   • Dành một chút thời gian để suy nghĩ về câu trả lời của bạn cũng sẽ cho phép bạn đưa ra nhận xét thông minh.

6. 
   

   
   Đặt câu hỏi. Nếu bạn cần làm rõ hoặc biết thêm thông tin, hãy đặt câu hỏi. Nếu bạn không hiểu hoặc không hiểu người đó đang nói gì, đừng cố gắng trả lời dựa trên sự hiểu biết một phần hoặc sai lầm của bạn về những gì anh ta đang nói. Yêu cầu anh ta nhắc lại những gì anh ta nói hoặc giải thích những gì anh ta nói để anh ta có thể trả lời chính xác.
   • Nếu bạn không chắc chắn về ý định của ai đó hoặc muốn họ làm rõ ý định của mình trước khi trả lời, hãy hỏi họ một câu hỏi mở như "ý của bạn là gì? "
   • Không có hại khi yêu cầu ai đó lặp lại những gì anh ta nói nếu bạn không nghe hoặc hiểu những gì anh ta đang nói.

7. 
   

   
   Nói rõ ràng và trực tiếp. Sau khi tính đến những gì bạn đã được nói và suy nghĩ về những gì bạn có ý nghĩa, hãy nói rõ ràng và tự tin. Không sử dụng các thuật ngữ mơ hồ và mâu thuẫn để xuất hiện thông minh hơn hoặc tinh thần hơn. Mọi người đánh giá cao sự chân thành. Trả lời rõ ràng, để cho người khác thấy rằng bạn hiểu anh ta và coi trọng những gì anh ta nói.
   • Hãy chắc chắn rằng người đó chú ý khi bạn nói, để bạn không phải lặp lại chính mình.
   • Nếu ai đó muốn nói, hãy chú ý và để họ nói.
   • Hãy để người khác trả lời những gì bạn vừa nói. Đừng rời đi ngay khi bạn kết thúc câu nói của mình. Đừng kết thúc cuộc trò chuyện ngay khi bạn có cơ hội nói.

8. 
   

   
   Chấp nhận rằng ai đó không đồng ý với bạn. Ngay cả khi bạn đã nghĩ về những gì bạn muốn nói, luôn có khả năng ai đó có thể không đồng ý với những gì bạn nói. Điều này là hoàn toàn bình thường! Hãy chuẩn bị cho ai đó mâu thuẫn với bạn hoặc cố gắng chê bai bạn vì những gì bạn nói.
   • Giữ một cái đầu lạnh và đừng mất bình tĩnh nếu ai đó cố gắng khiêu khích bạn.
   • Hãy để người khác chia sẻ ý kiến ​​và niềm tin của họ. Đừng cố ép anh ấy chấp nhận quan điểm của bạn.

Phương pháp 2 Trả lời SMS

1. 
   

   
   Sử dụng ngôn ngữ thông thường trong SMS của bạn. S, thư và thậm chí các cuộc đối thoại trực tiếp có thể có một cấu trúc chính thức. Do tính chất ngắn và hạn chế của SMS, một ngôn ngữ thông thường là ngôn ngữ phù hợp nhất và truyền tải tốt nhất giai điệu cá nhân của cuộc trò chuyện.
   • Ví dụ: bạn có thể nhập "I V", thay vì "Tôi đi" để có được không gian, nhập nhanh hơn hoặc tạo ra âm điệu thoải mái hơn.
   • Các quy tắc chấm câu thường ít nghiêm ngặt hơn nhiều trong SMS. Ví dụ, quá nhiều dấu phẩy sẽ làm cho cuộc trò chuyện trở nên trang trọng và quá nghiêm ngặt.
   • Không nhất thiết nghĩ rằng một cuộc trò chuyện SMS sẽ rất thoải mái, nhưng nếu người đối thoại của bạn sử dụng ngôn ngữ không chính thức, hãy làm tương tự để anh ấy cảm thấy thoải mái.

2. 
   

   
   Đặt câu hỏi mở để mở cuộc trò chuyện. Nếu bạn muốn tiếp tục cuộc trò chuyện bằng SMS, hãy đặt câu hỏi mở để người đối thoại của bạn nói với bạn nhiều hơn và bày tỏ ý kiến ​​của anh ấy về chủ đề này. Bằng cách đặt câu hỏi đóng, câu trả lời "có" hoặc "không", cuộc trò chuyện sẽ biến mất.
   • Ví dụ: nếu bạn đang nói chuyện với một đồng nghiệp về một chủ đề chuyên nghiệp, bạn có thể hỏi anh ấy một câu như "Bạn nghĩ gì về dự án mới? "
   • Nếu bạn muốn biết thêm về những gì người đó nghĩ về một chủ đề, hãy gửi cho anh ấy một câu như "Tôi đồng ý, nhưng bạn nghĩ nó đến từ đâu?" "

3. 
   

   
   Tránh gửi câu trả lời quá ngắn. SMS phải tương đối ngắn, nhưng phản hồi đột ngột hoặc quá ngắn có thể gợi ý rằng bạn tức giận với người đối thoại của bạn. Để trả lời người gửi SMS, hãy viết câu trả lời đầy đủ trong ít nhất một hoặc hai câu.
   • Đôi khi, hoàn toàn chấp nhận được khi trả lời bằng "OK", nếu hình nón là đúng. Nhưng thường thì "có", "không" hoặc "OK" có vẻ đột ngột và lạnh.

   Hội đồng: nếu câu trả lời của bạn thường ngắn, người thân của bạn có thể đã quen với nó.

4. 
   

   
   Đánh dấu âm bằng dấu chấm câu và biểu tượng cảm xúc. Do tính chất không chính đáng của trao đổi SMS, người đối thoại của bạn có thể hiểu sai giai điệu của cảm xúc hoặc cảm xúc mà bạn muốn truyền tải. Để tránh hiểu lầm, hãy sử dụng dấu câu và biểu tượng cảm xúc một cách khôn ngoan, nếu có nguy cơ mơ hồ.
   • Ví dụ: bạn có thể trả lời "OK tôi đã tìm thấy, cảm ơn bạn :)" để người nhận không nghĩ bạn đang buồn hay khô.
   • Đôi khi một điểm kết thúc có thể gợi ý rằng bạn đang thất vọng. Ví dụ, nó sẽ nghe thoải mái hơn rất nhiều nếu bạn nói "không, không phải vậy", rằng "không, không phải vậy. "

5. 
   

   
   Đọc lại trước khi gửi. Trước khi nhấn "gửi", hãy dành một chút thời gian để đọc lại nó. Hãy chắc chắn rằng không có sai lầm, rằng thông tin được giải thích chính xác và âm điệu là chính xác.
   • Sau khi được gửi, bạn sẽ không thể hủy lô hàng. Đối với điều đó, điều quan trọng là phải đọc lại trước khi gửi nó.

6. 
   

   
   Đừng gửi nhiều người sau nhau. Quá nhiều thông báo và cả loạt SMS sẽ có nguy cơ gây khó chịu cho người nhận. Trả lời với một container tất cả những gì bạn phải nói, thay vì nhiều câu ngắn.
   • Tất nhiên bạn có thể gửi một cái thứ hai nếu bạn quên thông tin hoặc nếu bạn cần làm rõ một điểm.
   • Nếu người nhận của bạn không trả lời 2 giây liên tiếp, có thể người đó không muốn nói chuyện với bạn hoặc anh ta không nhận được điện thoại của mình. Trong một trường hợp như trong trường hợp khác, hãy cho anh ấy thời gian để trả lời bạn.

7. 
   

   
   Yêu cầu người khác nói chuyện với anh ta qua điện thoại. SMS ngắn gọn và súc tích. Nếu cuộc trò chuyện bắt đầu trở nên quá phức tạp để bạn thể hiện suy nghĩ của mình một cách chính xác qua SMS, hãy yêu cầu người đó gọi cho bạn để bạn có thể nói chuyện với họ.
   • Gửi cho anh ấy một câu như "tôi sẽ nói chuyện điện thoại dễ dàng hơn. Gọi cho tôi khi bạn có thể! Cảm ơn! "

Phương pháp 3 Trả lời bằng

1. 
   

   
   Trả lời một trong 48 giờ. Điều quan trọng là bạn trả lời một người trong một thời gian hợp lý, từ sự lịch sự và chuyên nghiệp. Sẽ không cần thiết phải trả lời ngay lập tức, nhưng hãy chắc chắn trả lời trong vòng hai ngày.
   • Nếu nó không liên quan đến bạn hoặc bị gửi nhầm cho bạn, hãy trả lời người gửi, để bạn biết rằng bạn không phải là người nhận đúng.

2. 
   

   
   Sử dụng một lời chào chuyên nghiệp. Một thường là chính thức hơn nhiều so với một tin nhắn SMS hoặc một cuộc gọi điện thoại. Bắt đầu câu trả lời của bạn bằng "xin chào" hoặc "hi", theo sau là tên của người đó, để bắt đầu con đường đúng cách.
   • Nếu người bạn đang trả lời thích một lời chào nhất định hoặc yêu cầu bạn gọi cô ấy bằng tên của cô ấy, hãy tôn trọng mong muốn của cô ấy. Ví dụ, nếu cô ấy thích bạn gọi cô ấy là "François" hơn là "Jean-François", hãy làm như vậy.

3. 
   

   
   Sử dụng dấu chấm than một cách tiết kiệm. Trong trường học của bạn, hãy làm theo các quy tắc ngữ pháp, chính tả và dấu câu. Tuy nhiên, hãy cẩn thận không sử dụng dấu chấm than quá thường xuyên hoặc gây ấn tượng là thiếu trung thực hoặc thiếu kiên nhẫn. Chỉ sử dụng dấu chấm câu này khi tình huống đúng.
   • Một dấu chấm than sẽ được chào đón khi bạn chúc mừng ai đó hoặc chia sẻ tin tốt. Nhưng bằng cách sử dụng nó quá thường xuyên, nó sẽ mất hết tác dụng.

4. 
   

   
   Không sử dụng cảnh sát lập dị. Sử dụng một phông chữ cổ điển để xuất hiện chuyên nghiệp của bạn. Không sử dụng phông chữ hoặc phông chữ nhiều màu như Comic Sans để trả lời.
   • Sự lựa chọn cổ điển nhất sẽ là sử dụng Arial hoặc Times New Roman, ở kích thước 10 hoặc 12.

5. 
   

   
   Đừng để bất cứ ai vào bản sao. Đôi khi rất hữu ích khi đặt người thứ ba vào một bản sao của câu trả lời cho một người, để chèn vào cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, đặt người giám sát hoặc đồng nghiệp vào một bản sao khi không cần thiết, bạn có nguy cơ làm nản chí hoặc chê bai người mà bạn trả lời.
   • Nếu bạn cần bao gồm một bên thứ ba trong chuỗi, bạn có thể sử dụng tùy chọn "Bcc" hoặc bản sao carbon vô hình.

6. 
   

   
   Quyết định ai sẽ trả lời trong một nhóm. Nếu thích hợp nhất có vẻ là trả lời tất cả những người mà nó được gửi, nhấp vào "trả lời tất cả" khi bạn gửi nó. Mặt khác, nếu bạn phải đặt câu hỏi hoặc giải thích một chủ đề hoặc vấn đề cụ thể cho chỉ một người, hãy trả lời trực tiếp, một mình.
   • Nếu có nhiều người nhận, nhưng bạn chỉ cần trả lời một số người trong số họ, hãy chọn các liên hệ bạn sẽ trả lời.

7. 
   

   
   Đừng trả lời một câu để nói "cảm ơn" chỉ khi cần thiết. Những cái rất ngắn, không thêm nhiều vào cuộc trò chuyện, nói chung là vô dụng. Trừ khi người gửi đã yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn đã nhận và hiểu câu trả lời bằng cách "cảm ơn" sẽ vô ích và thường gây phiền nhiễu.

   Hội đồng: nếu người gửi gửi cho bạn một yêu cầu xác nhận, xác nhận đã nhận l bằng cách nhấp vào hộp thoại.

8. 
   

   
   Xem lại của bạn và chắc chắn gửi nó cho đúng người nhận. Nếu nó rải rác với lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, nó sẽ có vẻ không chuyên nghiệp. Trước khi nhấp vào "gửi", hãy dành một chút thời gian để đọc lại câu trả lời của bạn. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp và đảm bảo bạn gửi nó cho đúng người.
   • Đừng dựa vào bộ sửa lỗi tự động để phát hiện ra lỗi nhỏ nhất!
   • Đọc lại lớn tiếng của bạn trước khi gửi nó, để bạn nhận ra hiệu ứng được tạo ra.
   • Trong nhiều trường hợp, các ứng dụng và chương trình e-mail sẽ tự động hoàn thành các địa chỉ khi bạn nhập vào trường "người nhận" và sau đó rất dễ gửi nhầm người.