Làm thế nào để trả lời một email yêu cầu xác nhận tham dự

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Quyết định cách thức và thời điểm trả lời
• Phần 2 Chuẩn bị câu trả lời
• Phần 3 Quản lý email tự động và giải quyết vấn đề

Trong bài viết này: Quyết định cách thức và thời điểm trả lời Chuẩn bị một câu trả lời Quản lý email tự động và giải quyết vấn đề9 Tài liệu tham khảo

Với sự phổ biến ngày càng tăng của e-mail thay thế cho các dịch vụ bưu chính truyền thống, thư mời sự kiện xã hội e-mail rất phổ biến cho các cuộc họp ngày lễ, sinh nhật, đám cưới, v.v. Ngày nay, các nhà tổ chức sự kiện hài lòng hơn với các email yêu cầu xác nhận tham dự (còn được gọi là RSVP, có nghĩa là "vui lòng trả lời") so với trước đây. Tuy nhiên, vì e-mail yêu cầu trả lời quá mới, nhiều người không biết cách trả lời thích hợp. Hy vọng, bạn có thể trả lời tốt hơn như vậy nếu bạn biết thời gian và cách thực hiện, chuẩn bị câu trả lời của bạn và kiểm tra việc nhận thư mời.

giai đoạn

Phần 1 Quyết định cách thức và thời điểm trả lời

1. 
   
   

   
   Xem nếu bạn thực sự sẽ đi đến sự kiện. Quyết định hoặc bước đầu tiên sẽ là xác định xem bạn có thực sự đi đến sự kiện hay không. Bạn nên suy nghĩ về khả năng tham dự sự kiện ngay khi nhận được thư mời qua email RSVP.
   • Hãy ghi nhớ nơi sự kiện sẽ diễn ra và nếu bạn phải đi du lịch. Nếu, ví dụ, ai đó mời bạn đến một đám cưới bên ngoài thành phố, bạn có thể cần mua vé máy bay để đến đó, có thể tốn kém.
   • Thực hiện chương trình của bạn để đảm bảo rằng bạn không có sự kiện nào khác trong cùng một ngày và cùng một lúc.
   • Nói chuyện với người phối ngẫu của bạn và các thành viên khác trong gia đình để đảm bảo họ sẽ có mặt. Một số có thể từ chối và những người khác có thể chấp nhận.

2. 
   
   

   
   
   
   Xác định loại lời mời. Hoàn cảnh khác nhau đòi hỏi các sắc thái và mức độ chính thức khác nhau. Do đó, bạn nên suy nghĩ về loại sự kiện trước khi trả lời lời mời. Điều này sẽ cho phép bạn chắc chắn rằng bạn không phạm sai lầm xã hội.
   • Xem nếu đó là một sự kiện xã hội không chính thức như lời mời đến một món nướng mà hàng xóm làm mà không có lý do và gửi cho bạn một lời mời email không chính thức. Bạn có tùy chọn trả lời không chính thức các loại lời mời này và có thể có ít thời gian hơn để gửi câu trả lời.
   • Nếu đó là một sự kiện xã hội chính thức như lời mời đến đám cưới, tiệc sinh nhật, hiệp thông hoặc xác nhận, họ yêu cầu một câu trả lời với giọng điệu trang trọng, giống như lời mời đã được nhận.

3. 
   
   

   
   
   
   Trả lời đúng lúc. Sau khi đưa ra quyết định và suy nghĩ về lời mời, bạn nên trả lời kịp thời. Cuối cùng, đây là một trong những khía cạnh quan trọng nhất khi trả lời email RSVP bởi vì bạn nên cung cấp cho người đó xác nhận cần thiết về sự tham gia của bạn hay không trong sự kiện.
   • Đọc lời mời để xem nếu một ngày bắt buộc để trả lời email RSVP. Ngày này không phải là một gợi ý. Hãy chắc chắn rằng bạn trả lời trong thời gian được chỉ định.
   • Trả lời càng sớm càng tốt. Mặc dù người mời bạn có thể đưa ra một hoặc hai tháng để trả lời, điều đó không có nghĩa là bạn nên dành toàn bộ thời gian này. Ngược lại, bạn nên trả lời ngay khi bạn đưa ra quyết định cụ thể về việc bạn có đến đó hay không.

Phần 2 Chuẩn bị câu trả lời

1. 
   
   

   
   Điền vào trường chủ đề. Sau khi quyết định khi nào và làm thế nào bạn sẽ trả lời, bạn nên chuẩn bị một bản thảo sơ bộ về câu trả lời bạn sẽ đưa ra. Để làm điều này, bắt đầu viết trong trường đối tượng. Điều này nên bao gồm sự chấp nhận hoặc từ chối lời mời và phản ánh giai điệu của sự kiện.
   • Đối với các sự kiện trang trọng, bạn nên sử dụng một giọng điệu trang trọng. Ví dụ, viết Anne và Roger sẽ không thể tham dự bữa tiệc vào ngày 11 tháng 5.
   • Đối với các trường hợp không chính thức như thịt nướng ở hàng xóm, bạn có thể viết Không thể tham dự tiệc nướng vào ngày 11.

2. 
   
   

   
   Viết thư. Điều quan trọng là phải trả lời thích hợp vì nó phản ánh giai điệu của phản ứng của bạn. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng một lời chào phù hợp, bạn sẽ cung cấp cho người đã mời bạn một ý tưởng về cách bạn nhìn thấy nó.
   • Chọn một lời chào có thể bao gồm Bạn tốt của tôi, À hoặc thân.
   • Một sự kiện không chính thức yêu cầu một phản hồi đơn giản cho người đã gửi email cho bạn. Ví dụ, bạn có thể viết Kính gửi Martine và Jean.

3. 
   
   

   
   Viết nội dung của. Cơ thể của e của bạn có lẽ là phần quan trọng nhất của email RSVP. Điều này phản ánh giọng điệu của lời mời và trả lời trực tiếp. Một số ví dụ về việc chấp nhận hoặc từ chối lời mời liên quan đến những điều này.
   • Một sự kiện không chính thức đảm bảo đáp ứng không chính thức Thomas, chúng tôi thực sự đánh giá cao lời mời thịt nướng, nhưng chúng tôi sẽ ra khỏi thị trấn ngày hôm đó.
   • Một sự kiện chính thức xứng đáng với một giai điệu tương tự. Ví dụ, bạn có thể viết Gia đình Dupont chấp nhận lời mời của bạn đến đám cưới của Jose và Belinda vào ngày 5 tháng 11 năm 2019. Một ví dụ khác là như sau Jean và Sara Appleby vui vẻ nhận lời mời tham dự bữa tiệc sinh nhật lần thứ 15 của Marta Rodriguez.
   • Một lời từ chối chính thức của một lời mời có thể như sau Gia đình Parker sẽ không thể tham dự đám cưới của Jose và Belinda vào ngày 5 tháng 11 năm 2019.

4. 
   
   

   
   Ký tên và viết tên của bạn. Sau khi viết, bạn nên ký email RSVP. Đây không chỉ là một hình thức, bởi vì chữ ký cho thấy loại mối quan hệ bạn có với người đã mời bạn. Đó cũng là một dấu hiệu về cách bạn cảm nhận về người đó.
   • Lựa chọn không cho một lời chào chính thức. Ví dụ, bạn có thể viết thành thật, Lời chúc tốt đẹp nhất của tôi, Xin vui lòng chấp nhận, thưa ông hoặc bà, trân trọnghoặc Hãy chấp nhận, thưa ông hoặc bà, biểu hiện của cảm xúc phân biệt của tôi.
   • Chọn một công thức không chính thức như Rất chân thành, Lời chào của tôi, Mặc đẹp hoặc Trân trọng.
   • Chọn một kết thúc thích hợp nếu bạn chấp nhận hoặc từ chối lời mời. Ví dụ, viết Với nhiều tiếc nuối hoặc cảm ơn bạn.
   • Ký tên của bạn sau khi công thức cuối cùng. Đối với các sự kiện không chính thức, đừng ngần ngại ký tên của bạn và tên của những người khác cũng đã được mời. Đối với những dịp trang trọng hơn, hãy ký tên của tất cả khách và họ sau người cuối cùng. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như những người bạn có mối quan hệ thân thiết gần gũi với người đã mời bạn, bạn có cơ hội để viết Gia đình Sanchez.

Phần 3 Quản lý email tự động và giải quyết vấn đề

1. 
   
   

   
   Bấm vào từ chối hoặc chấp nhận. Làm điều này nếu email có một nút tự động. Hầu hết các nhà tổ chức sự kiện chính thức phụ thuộc ngày càng nhiều vào các dịch vụ RSVP tự động để gửi e-mail. Nếu ai đó sử dụng một dịch vụ tương tự để gửi email RSVP cho bạn, họ có thể sẽ được tạo bởi bên thứ ba. Ngoài ra, email có thể sẽ bao gồm các tùy chọn với các nút cho phép bạn nhấp vào chấp nhận hoặc rác lời mời.
   • Bạn không cần phải trả lời người đó qua email nếu bạn nhận được một trong những điều này.
   • Khi bạn đã chấp nhận hoặc từ chối lời mời, phản hồi sẽ được gửi cho bên thứ ba quản lý thư và sẽ chuyển tiếp cho người tổ chức sự kiện.
   • Dịch vụ e-mail RSVP tự động thường được sử dụng cho các trường hợp bán chính thức như tiệc sinh nhật, các cuộc họp quốc gia và các sự kiện tương tự khác.

2. 
   
   

   
   Nhấp vào tùy chọn xác nhận. Nếu bạn lo lắng về việc nhận phản hồi của mình, bạn có thể xem xét nhấp vào nút Công nhận trên trang email. Bằng cách nhấp vào nó, dịch vụ email của bạn sẽ tạo xác nhận gửi khi người bạn phản hồi sẽ nhận hoặc mở e-mail của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ biết rằng cô ấy đã nhận được của bạn.
   • Xác nhận của lô hàng có thể được tìm thấy tại các địa điểm khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ bạn đang sử dụng.
   • Tùy chọn này có thể không có sẵn trên một số dịch vụ.

3. 
   
   

   
   Gửi email theo dõi nếu bạn thay đổi chương trình. Trong những dịp hiếm hoi, bạn có thể cần phải sửa đổi câu trả lời của mình. Nếu bạn đã chấp nhận lời mời và nhận ra rằng bạn sẽ không thể tham dự hoặc nếu bạn đã từ chối và đột nhiên, bạn có cơ hội để đi, bạn nên liên hệ với người đã mời bạn cho thông báo về điều này.
   • Nếu bạn vô tình nhấp vào nút Tự động chấp nhận trong email RSVP, bạn nên gửi trực tiếp cho người đó để sửa lỗi của mình.
   • Nếu bạn phải từ chối lời mời ban đầu bạn chấp nhận, hãy thông báo cho người nhận. Ví dụ, bạn có thể gửi email cho anh ấy bằng cách đặt làm đối tượng Thay đổi câu trả lời và bằng cách viết một cái gì đó như Do những sự kiện không lường trước, Sara và tôi sẽ không còn có thể tham dự lễ kỷ niệm 20 năm của bạn vào ngày 14. Chúng tôi xin lỗi vì sự thay đổi và mong sớm được gặp bạn.
   • Nếu bạn phải chấp nhận lời mời mà bạn đã từ chối, hãy nói với người đó. Ví dụ, gửi email và đặt làm đối tượng Thay đổi câu trả lời của tôi và viết Tôi muốn tham dự sự kiện nếu bạn vẫn có sẵn để nhận thêm khách.
   • Thay đổi lời mời RSVP nên được thực hiện càng sớm càng tốt. Lời mời đến các sự kiện không chính thức có thể được thay đổi sau vài ngày. Tuy nhiên, đối với các sự kiện chính thức (như đám cưới), chúng phải được thực hiện trước ít nhất một tháng.