Cách trả lời điện thoại của sếp tôi

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Thực hành nghi thức nghề nghiệp trên điện thoại
• Phần 2 Thảo luận với người giám sát của bạn
• Phần 3 Trả lời cuộc gọi điện thoại ngoài giờ làm việc

Trong bài viết này: Thực hành phép xã giao chuyên nghiệp trên điện thoạiDiscuss với người giám sát của bạn Thực hiện cuộc gọi điện thoại ngoài giờ làm việc6 Tài liệu tham khảo

Nhận được một cuộc gọi từ sếp của bạn đôi khi là một nguồn lo lắng, đặc biệt là nếu nó thường làm bạn lo lắng và làm bạn mất tự tin. Cách tốt nhất để trả lời các cuộc gọi điện thoại từ nhà tuyển dụng của bạn là thực hành nghi thức chuyên nghiệp trên điện thoại mọi lúc và luôn sẵn sàng chấp nhận các nhiệm vụ và trả lời các câu hỏi liên quan đến công việc của họ.

giai đoạn

Phần 1 Thực hành nghi thức nghề nghiệp trên điện thoại

1. 
   

   
   Nhận cuộc gọi. Để điện thoại reo hai đến ba lần trước khi nhấc máy. Điều này sẽ cho anh ta ấn tượng rằng bạn đang bận rộn và hoạt động tốt. Nhận cuộc gọi quá sớm, tạo ấn tượng rằng bạn không bận lắm hoặc không làm gì cả, chờ đợi quá lâu trước khi thực hiện điều đó cho thấy rằng người gọi không phải là ưu tiên của bạn.
   • Hãy nhớ áp dụng quy tắc này mỗi khi bạn ở trong một môi trường chuyên nghiệp, bất cứ ai gọi cho bạn. Không làm điều đó hoặc không áp dụng các quy tắc thuận tiện của nó chỉ khi sếp của bạn cố gắng liên lạc với bạn qua điện thoại, nhưng với tất cả mọi người, bao gồm cả đồng nghiệp, khách hàng và nhà cung cấp của bạn, những người sẽ dễ tiếp nhận hơn nếu bạn cư xử đúng mực. Ngoài ra, bạn không bao giờ có thể biết chắc chắn khi nào nhà tuyển dụng của bạn sẽ gọi cho bạn từ một dòng khác.

2. 
   

   
   
   
   Chào anh một cách chuyên nghiệp. Khi trả lời điện thoại, hãy nỗ lực để trở nên chuyên nghiệp và dễ chịu nhất có thể. Ví dụ: nếu đồng nghiệp hoặc chủ lao động của bạn gọi cho bạn, hãy nói: "Đây Jean Poisson. Làm thế nào tôi có thể giúp bạn? "
   • Nếu bạn làm việc trong một tổ chức lớn có nhiều phòng ban, hãy chỉ định tên của bộ phận hoặc bộ phận của bạn trong lời chào của bạn. Nói: "Đây là Jean Poisson từ bộ phận thương mại. Tôi có thể làm gì cho bạn? "
   • Khi trả lời một cuộc gọi điện thoại từ một đường dây bên ngoài, hãy nhập tên doanh nghiệp của bạn, ngay cả khi bạn nghĩ rằng sếp của bạn có thể đang gọi cho bạn. Ví dụ, nói, "xin chào! Tại đây, ABC Service, Jean Poisson đến thiết bị. Làm thế nào tôi có thể giúp bạn? "

3. 
   

   
   
   
   Nuốt thức ăn hoặc nhổ kẹo cao su của bạn. Làm điều đó tốt nhất trước khi nhấc điện thoại, nhưng nếu bạn không thể thực hiện đúng giờ, hãy kết thúc hành động theo cách kín đáo và yên tĩnh nhất có thể. Nói chuyện với kẹo cao su hoặc thức ăn trong miệng là không phù hợp và cho hình ảnh bản thân xấu. Tốt hơn người đối thoại sẽ nhận ra nó.

4. 
   

   
   Nói rõ ràng và trực tiếp vào micro. Điều này sẽ giúp bạn tránh các vấn đề giao tiếp giữa bạn và người giám sát của bạn, điều này có thể gây ra vấn đề sau này. Ngoài ra, sếp của bạn sẽ thất vọng nếu anh ta gặp khó khăn khi giao tiếp với bạn vì vấn đề về âm thanh hoặc chất lượng âm thanh kém.
   • Cũng nhớ mỉm cười khi trả lời và nói chuyện điện thoại. Phần lớn người gọi, bao gồm cả sếp của bạn, sẽ biết rằng bạn đang mỉm cười với giọng nói và giọng điệu của bạn. Điều này sẽ có tác động tích cực đến sếp của bạn, đặc biệt nếu bạn làm việc trong một ngành liên quan đến bán hàng và dịch vụ khách hàng.

5. 
   

   
   Cung cấp cho tất cả sự chú ý của bạn. Hãy thật cẩn thận khi nói chuyện điện thoại với sếp. Dừng tất cả những gì bạn làm ngay cả khi đó là nhiệm vụ mà anh ấy đã giao cho bạn trước đó. Hãy chuẩn bị để lắng nghe những gì anh ấy nói với bạn.
   • Nói chung, tránh bị phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài khi giao tiếp với sếp của bạn. Ví dụ: nếu một trong những đồng nghiệp của bạn đến văn phòng của bạn khi bạn đang nói chuyện điện thoại, hãy nói với anh ta bằng một cử chỉ lịch sự rằng bạn không thể nói chuyện với anh ta ngay bây giờ.

Phần 2 Thảo luận với người giám sát của bạn

1. 
   

   
   Ghi chép. Lấy sổ ghi chép của bạn và sẵn sàng ghi chú khi bạn trò chuyện với anh ấy. Làm điều này sẽ cho phép bạn sẵn sàng bất cứ lúc nào để ghi chú bất kỳ thông tin quan trọng nào mà anh ấy muốn liên lạc với bạn trong suốt cuộc trò chuyện như: thời gian, ngày tháng, địa chỉ hoặc hướng dẫn cho một nhiệm vụ cụ thể. Điều này cũng sẽ cho phép bạn viết ra tất cả các câu hỏi quan trọng mà bạn muốn hỏi lại anh ta.
   • Luôn nhớ để trên bàn, trong ngăn kéo trên cùng hoặc ở nơi dễ tiếp cận, notepad và bút. Có một cuốn sổ tay gần đó sẽ cho phép bạn ghi lại thông tin quan trọng mỗi khi bạn thực hiện một cuộc gọi điện thoại theo lịch trình hoặc không có kế hoạch.
   • Nếu bạn không có sổ ghi chép trong tay, nhưng ngồi trước máy tính, hãy mở một trang trống hoặc tài liệu Word và ghi chú như thể bạn đang sử dụng sổ ghi chép. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng anh ấy sẽ có thể nghe thấy bạn gõ, vì vậy hãy thật cẩn thận và lắng nghe cẩn thận để anh ấy ít có xu hướng tự hỏi liệu âm thanh của bàn phím của bạn có thực sự liên quan đến cuộc trò chuyện của bạn không.

2. 
   

   
   Hãy bình tĩnh. Hít thở sâu và bình tĩnh trong một vài khoảnh khắc và uống một chút nước khi cần thiết để giúp bạn bình tĩnh lại. Thật dễ dàng để nhận ra một người lo lắng trên điện thoại, đặc biệt là nếu cô ấy đang thở khó khăn hoặc có một giọng nói run rẩy, do dự. Giữ bình tĩnh cũng sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn và kiểm soát tình hình.
   • Nếu bạn biết rằng chủ nhân của bạn sẽ gọi cho bạn sớm, hãy giải phóng bản thân khỏi sự lo lắng bằng cách đi bộ một chút trước khi nhận được cuộc gọi của bạn. Hãy đứng dậy và đi bộ một chút trong văn phòng hoặc dịch vụ của bạn, nó sẽ giúp bạn. Chỉ cần chắc chắn để trở lại trong thời gian cho cuộc gọi.
   • Nếu bạn cảm thấy cần phải bình tĩnh nhanh chóng trước hoặc trong khi gọi, hãy hít thở sâu. Hít càng chậm càng tốt qua mũi trong bốn đến năm giây. Giữ hơi thở của bạn trong ba giây nữa, sau đó thở ra nhẹ nhàng trong bốn đến năm giây nữa. Hít thở oxy sẽ giúp bạn giảm căng thẳng và cho phép bạn giải tỏa đầu.

3. 
   

   
   Thực hành lắng nghe tích cực mọi lúc. Vì anh ấy không nói chuyện với bạn khi đối mặt, điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ mọi thứ anh ấy nói với bạn trên điện thoại. Đừng ngần ngại yêu cầu anh ấy lặp lại và giải thích những điều bạn chưa nghe hoặc hiểu.
   • Trong thực tế, thỉnh thoảng yêu cầu làm rõ hoặc xác nhận một số chi tiết, ngay cả khi bạn hiểu hướng dẫn của anh ấy. Chỉ cần cố gắng tóm tắt hướng dẫn của bạn bằng lời nói của bạn trước khi gác máy. Bằng cách luyện tập lắng nghe tích cực, bạn sẽ cho anh ấy thấy rằng bạn lắng nghe anh ấy một cách chăm chỉ và chuyên nghiệp.

4. 
   

   
   Trả lời anh ngắn gọn. Đừng đi xung quanh bụi rậm, đi thẳng vào vấn đề và trả lời anh ta trực tiếp. Điều này mang lại ấn tượng rằng bạn đã chuẩn bị tốt và sẽ cho phép sếp của bạn tập trung vào mục đích cuộc gọi của anh ta mà không bị phân tâm quá nhiều. Trong hầu hết các trường hợp, nhà tuyển dụng của bạn rất bận rộn và chỉ gọi cho bạn vì anh ta muốn một số thông tin cụ thể từ bạn. Trừ khi anh ấy đặc biệt yêu cầu bạn cung cấp cho anh ấy tất cả các chi tiết, hãy cho anh ấy chính xác những gì anh ấy muốn.
   • Một lần nữa, điều này không có nghĩa là bạn không nên yêu cầu làm rõ nếu cần. Chủ nhân của bạn chắc chắn rất bận rộn, nhưng tốt hơn hết là bạn nên dành 60 giây để hỏi câu hỏi của bạn hơn là phải dành hàng giờ để sửa chữa lỗi lầm của bạn với sếp. Nếu bạn có rất nhiều câu hỏi để hỏi, nhưng không đủ thời gian để hỏi, hãy hỏi nhà lãnh đạo của bạn nếu bạn có thể gần gũi hơn với một đồng nghiệp cụ thể hoặc tham khảo tài liệu bằng văn bản để được thông báo nhiều hơn.

5. 
   

   
   Hãy gật đầu bằng lời nói. Làm điều này trong suốt cuộc trò chuyện. Những cái gật đầu bằng lời nói là những câu như "có", "đồng ý", "tôi hiểu" và "tôi hiểu". Tất cả đều cho thấy rằng bạn đang tích cực lắng nghe nó.
   • Tất nhiên, những cái gật đầu bằng lời nói này nên được thực hiện vào những thời điểm thích hợp trong suốt cuộc trò chuyện. Chờ nghỉ ngơi sau một hướng dẫn hoặc giải thích trước khi làm như vậy.

6. 
   

   
   Có thái độ tích cực trong suốt cuộc gọi. Có một thái độ tích cực và năng động cho thấy sếp của bạn rằng bạn tự tin, có năng lực và không ngại đối mặt với những thách thức trong công việc. Ví dụ, nếu anh ấy gọi bạn để thảo luận về một vấn đề, hãy nói chuyện với anh ấy về các giải pháp có thể mà bạn có thể thực hiện.
   • Hãy tiếp thu càng tốt ngay cả khi anh ấy đang chỉ trích công việc hoặc thái độ của bạn. Chấp nhận những lời chỉ trích bằng cách tóm tắt nó bằng lời nói của bạn, sau đó thảo luận về cách khắc phục nó. Bạn có thể thành thật bày tỏ mối quan tâm của bạn về con đường phía trước trong tương lai, nhưng tránh những lời bào chữa cho những sai lầm hoặc vấn đề trong quá khứ.
   • Xây dựng câu của bạn bằng cách sử dụng đại từ "Tôi" thay vì "bạn" khi bạn muốn bày tỏ mối quan tâm của bạn hoặc giải thích các vấn đề trong quá khứ. Điều này sẽ cho phép nhà lãnh đạo của bạn không đặt mình vào thế phòng thủ, trả lời bạn một cách tiêu cực hoặc về cơn giận dữ. Ví dụ: nếu anh ấy gọi bạn để thảo luận với bạn về một nhiệm vụ mà bạn không thể hoàn thành đúng hạn, hãy nói, "Tôi gặp khó khăn trong việc thu thập thông tin cần thiết" thay vì nói "bạn đã không cung cấp cho tôi thông tin cần thiết kịp thời ".

7. 
   

   
   Cảm ơn ông. Hãy nhớ cảm ơn đầu bếp của bạn đã dành thời gian để gọi cho bạn. Mặc dù anh ấy là người gọi cho bạn, và không phải là cách khác, cảm ơn anh ấy đã gọi cho bạn là một cách tuyệt vời để cho anh ấy thấy sự đánh giá cao của bạn về thời gian anh ấy hoặc cô ấy dành cho bạn. Ví dụ: nói: "Tôi biết bạn có một ngày bận rộn, cảm ơn bạn đã dành thời gian để gọi cho tôi. "
   • Làm điều này mỗi khi người giám sát của bạn gọi cho bạn, và đặc biệt là khi anh ta làm như vậy để bày tỏ mối quan tâm, chỉ trích công việc của bạn hoặc giải thích một dự án. Mục tiêu là để cho bạn thấy bạn háo hức như thế nào khi hoàn thành các nhiệm vụ bạn đã được giao, và cảm ơn anh ấy vì đã dành thời gian cho anh ấy là cách nhận ra rằng cuộc gọi của anh ấy sẽ giúp bạn thực hiện tốt công việc.

Phần 3 Trả lời cuộc gọi điện thoại ngoài giờ làm việc

1. 
   

   
   Trả lời cuộc gọi nếu có thể. Nếu sếp gọi cho bạn sau giờ làm việc, hãy nhấc máy và thảo luận với anh ta nếu điều đó không can thiệp vào các ưu tiên khác của bạn. Làm điều này thậm chí còn quan trọng hơn nếu bạn đã ở vị trí này dưới sáu tháng.
   • Việc bạn sẵn sàng liên lạc với sếp sau giờ làm việc thông thường sẽ cho thấy bạn tận tâm với công việc và công việc như thế nào.
   • Nếu bạn không thể trả lời anh ấy khi anh ấy gọi cho bạn, hãy ký tên cho anh ấy ngay khi bạn có thể. Lý tưởng nhất là bạn sẽ lắng nghe giọng nói bạn đã rời đi và gọi lại càng sớm càng tốt. Tùy thuộc vào văn hóa kinh doanh và tính chất của cuộc gọi, bạn sẽ có thể nhận được bằng cách gửi e-mail hoặc e-mail để giải thích lý do tại sao bạn không thể nhận cuộc gọi của anh ấy nếu bạn không thể gọi lại cho anh ấy.

2. 
   

   
   Xem lại văn hóa doanh nghiệp của bạn. Ở một số công ty, nhà tuyển dụng yêu cầu nhân viên giữ liên lạc qua điện thoại và email, bất kể thời gian hay ngày. Mặc dù điều này có vẻ không công bằng, bạn vẫn sẽ cần chấp nhận nó như một phần của văn hóa công ty nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với nó.
   • Nếu bạn không biết phải tuân theo quy tắc nào, hãy đến gần hơn với đồng nghiệp của mình. Bạn có thể biết rằng bạn có thể đợi vài giờ trước khi trả lời hoặc mọi người trả lời ngay lập tức. Tìm thông tin đúng và áp dụng nó.

3. 
   

   
   Sống tích cực và hành động theo tình hình. Luôn lịch sự và tích cực khi lắng nghe chủ nhân của bạn, ngay cả ngoài giờ làm việc. Điều đó nói rằng, bạn phải xem xét từng tình huống trước khi quyết định cách ứng phó với nó.
   • Ví dụ: nếu nhà tuyển dụng của bạn chỉ trích bạn hoặc cung cấp cho bạn các hướng dẫn về công việc, hãy ghi chú trong cuộc trò chuyện, nhưng đừng ngần ngại tiếp tục các hoạt động ngoài chuyên nghiệp của bạn sau khi cuộc gọi kết thúc. Nếu nhiệm vụ anh ấy giao cho bạn không khẩn cấp, bạn có thể đặt nó sang một bên và thực hiện nó trong giờ làm việc bình thường.
   • Mặt khác, nếu đó là một trường hợp khẩn cấp, bạn phải đặt mình cùng một lúc và giải quyết vấn đề mà không mất một giây, theo mong muốn của sếp.

4. 
   

   
   Đánh giá sự hài lòng trong công việc của bạn. Sếp của bạn không thể mong đợi bạn sẵn sàng 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần. Tuy nhiên, không có gì đảm bảo rằng những kỳ vọng của anh ta sẽ hợp lý. Nếu sếp gọi cho bạn thường xuyên sau nhiều giờ và điều đó khiến bạn cảm thấy không thoải mái hoặc lo lắng, hãy cân nhắc tìm kiếm một công việc khác.
   • Tắt điện thoại di động của bạn nếu bạn biết chủ nhân của bạn sẽ gọi sau nhiều giờ, nhưng trừ khi bạn hợp nhất, bạn có thể bị sa thải bất cứ lúc nào. Sếp của bạn có thể rút lại nếu anh ấy / cô ấy thông báo rằng bạn không trả lời cuộc gọi của anh ấy sau giờ làm việc hoặc gửi lại cho bạn vì điều này.