Cách viết thư xác nhận việc làm

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Chuẩn bị viết thư
• Phần 2 Viết thư xác nhận việc làm

Một thư xác nhận việc làm là một tài liệu chính thức thường được sử dụng bởi chủ lao động đến một tổ chức khác để xác nhận lịch sử việc làm của nhân viên. Nói chung, sự tương ứng này là bắt buộc khi một người nộp đơn xin vay tiền, cố gắng thuê tài sản hoặc áp dụng cho một vị trí mới. Một bức thư như vậy cũng được yêu cầu để xác minh lịch sử công việc. Khi viết thư xác nhận việc làm, bạn phải tự trình bày, cung cấp thông tin chính xác về nhiệm vụ của nhân viên và xác nhận việc làm. Hãy nhớ sử dụng tiêu đề thư chính thức, hãy chắc chắn cung cấp thông tin liên lạc của bạn và ký tên. Chúng tôi mời bạn tiếp tục đọc để làm quen với cách viết thư xác nhận đầy đủ và chính xác về thư tuyển dụng.

giai đoạn

Phần 1 Chuẩn bị viết thư

1. 
   

   
   Xác định lý do tại sao bạn muốn viết thư xác nhận việc làm. Nội dung và phong cách của bạn có thể thay đổi tùy thuộc vào người nhận thư. Nếu đó là một tổ chức tài chính, tốt hơn là áp dụng một phong cách chính thức. Bạn có thể sẽ cần bao gồm thông tin tài chính, chẳng hạn như tiền lương, hoa hồng, tăng và tiền thưởng. Mặt khác, nếu bức thư liên quan đến một nhân viên xin việc mới, bạn có thể viết nó theo phong cách thân thiện và bỏ qua thông tin tài chính.
   • Bằng cách hiểu mục đích và phạm vi của bức thư, bạn sẽ có thể viết một tài liệu đáp ứng chính xác nhu cầu của người nhận.

2. 
   

   
   
   
   Xác định người tốt nhất để viết thư. Nói chung, bức thư này được viết bởi nhà tuyển dụng thay mặt cho nhân viên. Trong trường hợp này, chính nhân viên yêu cầu bạn, trong khả năng của bạn là chủ nhân, cấp cho anh ta một giấy chứng nhận làm việc cho một mục đích cụ thể. Mặt khác, một nhân viên cũng có thể mô tả chính bức thư đó. Trong tình huống này, nhân viên viết thư và sau đó yêu cầu nhà tuyển dụng ký tên. Điều này có thể sửa đổi nó nếu cần thiết. Nhưng nói chung, tùy thuộc vào người sử dụng lao động để viết thư thay cho nhân viên và không phải là cách khác.
   • Nếu bạn viết một lá thư như vậy cho một trong những nhân viên của mình, bạn có thể tùy chỉnh nó theo tiêu chuẩn của mình và kiểm soát nội dung. Ngoài ra, bức thư sẽ có trọng lượng hơn vì bạn là tác giả, là một nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, đã đến lúc hoàn thành nhiệm vụ này. Là một nhà tuyển dụng, bạn có thể sẽ có một lịch trình bận rộn. Mặt khác, viết những bức thư này có thể là tẻ nhạt. Tuy nhiên, phải thừa nhận rằng nhìn chung việc xác nhận thư tuyển dụng là ngắn. Do đó, việc viết sẽ không mất nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn đã viết những lá thư như vậy trước đây.
   • Nếu bạn viết thư của riêng bạn với tư cách là nhân viên, bạn sẽ dễ dàng chọn thông tin để tiết lộ cho người nhận. Ngoài ra, bạn sẽ không cần nói với chủ nhân về ý tưởng của bạn về vấn đề này. Hơn nữa, viết thư của riêng bạn có thể giải phóng anh ta khỏi mọi áp lực liên quan đến thời hạn chuẩn bị thư. Nói cách khác, sếp của bạn sẽ rất vui vì anh ta sẽ không viết thư cho bạn. Tuy nhiên, anh ta sẽ vẫn phải ký vào đó và anh ta có thể miễn cưỡng làm như vậy, với những gì bạn đã viết. Nếu đây là trường hợp, bạn có thể sẽ phải viết lại bức thư và lãng phí thời gian hoặc nhờ nhà tuyển dụng viết nó cho bạn.

3. 
   

   
   
   
   Thu thập thông tin cần thiết. Khi bạn biết người nhận, bạn sẽ cần phải thu thập các yếu tố cần thiết để viết toàn bộ bức thư.
   • Nếu bạn là nhà tuyển dụng, hãy xem xét phỏng vấn nhân viên để xác định nội dung của bức thư. Cụ thể, bạn sẽ cần chỉ định thông tin người nhận, mục đích của bức thư, các điểm cần bao gồm và ngày gửi.
   • Nếu bạn là nhân viên và bạn phải tự viết thư, bạn sẽ có tất cả các thông tin cần thiết, ngay cả khi bạn phải thảo luận trước với chủ nhân của mình để tìm hiểu những gì anh ta mong đợi từ bức thư này. Điều này sẽ giúp bạn viết một bức thư đáp ứng yêu cầu của nhà tuyển dụng của bạn và sẽ không gây ra bất kỳ vấn đề nào khi ký.

Phần 2 Viết thư xác nhận việc làm

1. 
   

   
   Sử dụng một tiêu đề thư từ công ty. Để mô tả bức thư của bạn, luôn mang theo một tờ giấy mang tên người đứng đầu chính thức của công ty. Nếu bạn là nhà tuyển dụng, hãy cố gắng áp dụng quy tắc này tự động. Nếu bạn là nhân viên, bạn phải yêu cầu sếp của bạn sử dụng một tiêu đề thư từ công ty. Một lá thư được viết trên một tờ giấy như vậy sẽ trang trọng hơn và sẽ khuyến khích người nhận tin tưởng vào nội dung.
   • Nếu bạn không có tiêu đề thư, bạn có thể tạo một tiêu đề bằng máy tính của mình. Lute nên bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ e-mail. Nó cũng nên chứa thông tin về tác giả của bức thư, chức năng của nó và ngày bức thư được viết.

2. 
   

   
   Hãy cụ thể bằng cách nhập địa chỉ của người nhận. Nếu bạn biết tên anh ấy, hãy gửi thư cho anh ấy trực tiếp. Nếu không, hãy cho biết địa chỉ của công ty trong khi đề cập đến mục đích của bức thư.
   • Ví dụ: nếu bạn biết địa chỉ và tên của người nhận, hãy nhập chúng dưới tiêu đề. Sau đó tiếp tục với một hình thức gọi là "đắt tiền".
   • Nếu bạn không biết tên của người nhận, hãy gửi thư cho một trong các bộ phận của công ty, cho biết đối tượng trên một dòng. Ví dụ: nếu bạn đang tham gia một tổ chức tài chính để vay tiền nhân viên, bạn có thể gửi thư đến chi nhánh địa phương của tổ chức đó. Bạn có thể chỉ ra mục đích của bức thư với một cụm từ như "xác nhận thư tuyển dụng cho mục đích vay tiền".

3. 
   

   
   Giới thiệu về mình. Dành đoạn đầu tiên của bức thư của bạn để giải thích bạn là ai và mục đích của bức thư là gì. Bạn phải cho biết vị trí của bạn, thâm niên của bạn trong công ty và thời gian quan hệ của bạn với nhân viên. Ngay cả khi bạn là nhân viên, bạn sẽ viết thư theo quan điểm của chủ lao động, vì chính anh ta sẽ ký tên.
   • Ví dụ: bạn có thể viết: "Tên tôi là Robert Martin và tôi là Giám đốc Bán hàng và Tiếp thị tại ABC. Tôi đã làm việc cho công ty này được 12 năm. Tôi đã biết nhân viên trong bảy năm và tôi đã là người quản lý trực tiếp của anh ấy trong ba năm.

4. 
   

   
   Xác nhận việc làm của các bên quan tâm. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ tóm tắt chức năng của nhân viên trong công ty. Bạn sẽ cho biết cụ thể ngày thay đổi của nhân viên trong các chức năng khác nhau mà anh ta đã nắm giữ, chức danh hiện tại của anh ta trong công ty, cho dù anh ta là một phần của nhân viên tạm thời hay thường trực và vẫn đang hành nghề. Trong đoạn này, bạn sẽ bao gồm thông tin tài chính của nhân viên, nếu cần thiết.
   • Dưới đây là một ví dụ về những gì bạn có thể viết. "Chúng tôi xác nhận rằng nhân viên đã làm việc với Công ty ABC được 7 năm, có hiệu lực từ ngày 7 tháng 9 năm 2003. Ông là trợ lý bán hàng thường trực kể từ ngày 7 tháng 1 năm 2011."
   • Đây là một ví dụ khác. "Chúng tôi xác nhận rằng nhân viên đã làm việc cho Công ty ABC trong bảy năm, từ ngày 7 tháng 9 năm 2003 đến ngày 7 tháng 1 năm 2011. Trong thời gian đó, ông giữ vị trí Trợ lý Giám đốc Bán hàng trên toàn thời gian. và anh nhận được mức lương hàng năm là 65.000 €. "

5. 
   

   
   Tóm tắt các nhiệm vụ của bên quan tâm. Trong đoạn này, bạn sẽ mô tả nhiệm vụ của nhân viên trong công ty. Thông tin này sẽ rất hữu ích nếu bạn viết thư về một người nào đó đang xin việc khác. Mặc dù thư xác nhận việc làm khác với thư giới thiệu, nhưng việc đưa ra những đánh giá có lợi cho chủ đề này luôn là điều tốt. Điều này sẽ cải thiện danh tiếng của bạn như một nhà tuyển dụng và giúp nhân viên của bạn tìm một công việc, tài sản hoặc khoản vay mới.
   • Dưới đây là một ví dụ về đoạn này. "Tại Công ty ABC, nhân viên ban đầu chịu trách nhiệm bán bộ tản nhiệt ở Provence. Ông giữ một vị trí quản lý và chịu trách nhiệm cho một nhóm bảy đến chín người. Trách nhiệm của ông bao gồm đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, xử lý khiếu nại của họ và báo cáo hàng quý cho trụ sở chính của công ty về xu hướng bán hàng trong khu vực của họ. "

6. 
   

   
   Không truyền đạt thông tin nhạy cảm hoặc bất hợp pháp về nhân viên. Hầu hết các quốc gia đều có luật liên quan đến bản chất của thông tin mà một công ty có thể tiết lộ về nhân viên của mình cho một chủ nhân tiềm năng. Một số quy định cho phép bạn cung cấp thông tin về một nhân viên chỉ với sự đồng ý của anh ta. Những người khác hầu như không có cơ hội cho một chủ nhân tiết lộ bất cứ điều gì về nhân viên của họ, miễn là họ trung thực và có thiện chí. Trước khi tiết lộ thông tin nhạy cảm, hãy xem lại luật pháp của quốc gia bạn về vấn đề này. Để có nhiều mẫu hơn, hãy truy cập trang web này.
   • Ví dụ, ở Alaska (Hoa Kỳ), một người sử dụng lao động có thể cung cấp thông tin hiệu suất công việc. Anh ta sẽ không chịu trách nhiệm cho đến khi anh ta cố tình hoặc cố ý tiết lộ thông tin sai lệch hoặc gây hiểu lầm hoặc thông tin vi phạm các quyền dân sự của nhân viên.
   • Một ví dụ khác được đưa ra bởi tiểu bang Connecticut, nơi người sử dụng lao động được phép tiết lộ bất kỳ thông tin trung thực.

7. 
   

   
   Cung cấp thông tin của bạn cho người nhận. Đoạn cuối của thư của bạn nên chứa thông tin về thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng. Cần bao gồm thông tin này để cho phép người nhận liên lạc với bạn trong trường hợp cần thiết. Hãy chắc chắn để xác định rằng người nhận có thể làm điều này.
   • Đây là một ví dụ. "Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn biết thêm thông tin, đừng ngần ngại gọi cho tôi theo số (555) 555-5555 hoặc viết thư đến địa chỉ email sau: [email protected]. "

8. 
   

   
   Ký thư và gửi nó. Khi thư của bạn hoàn tất, bạn phải đóng và ký tên. Bạn có thể đưa nó trực tiếp cho bên quan tâm hoặc gửi cho người nhận.
   • Kết luận thư của bạn với một phép lịch sự, ví dụ: "Tôi cầu xin bạn ngưỡng mộ, thưa bà, lời chào tốt đẹp nhất của tôi."
   • Luôn ký thư của bạn với chữ ký chính thức và vị trí của bạn trong công ty.
   • Hãy chắc chắn thực hiện kiểm tra thích hợp và đóng dấu chính thức theo các tiêu chuẩn mà công ty bạn áp dụng cho loại thư này.