Làm thế nào để viết một chương trình làm việc

NộI Dung

• giai đoạn

Bài viết này được viết với sự cộng tác của các biên tập viên của chúng tôi và các nhà nghiên cứu có trình độ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của nội dung.

Có 5 tài liệu tham khảo được trích dẫn trong bài viết này, chúng ở cuối trang.

Nhóm quản lý nội dung của kiểm tra cẩn thận công việc của nhóm biên tập để đảm bảo mỗi mục tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng cao của chúng tôi.

Một chương trình làm việc vạch ra các mục tiêu và quy trình để thực hiện một dự án. Ngoài ra, nó cho phép mọi người hiểu rõ hơn về phạm vi của dự án đang đề cập và các giai đoạn thực hiện của dự án. Một chương trình làm việc giúp bạn tự tổ chức để làm việc tốt hơn, trong công ty của bạn hoặc tại trường đại học. Ví dụ, bạn có thể chia một quy trình phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ, đơn giản và xác định kết quả bạn muốn thực hiện.

giai đoạn

1. 
   

   
   Xác định lý do để có mặt trong chương trình làm việc của bạn. Một chương trình làm việc được viết vì những lý do khác nhau. Xác định mục tiêu chính, để bạn viết chương trình của bạn tốt. Hãy nhớ rằng một chương trình làm việc thường được thiết kế trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ 6 tháng hoặc 1 năm.
   • Tại nơi làm việc, một chương trình làm việc cho phép sếp của bạn xác định dự án bạn sẽ thực hiện trong vài tháng tới. Một chương trình như vậy thường được phát triển ngay sau khi đánh giá hiệu suất hàng năm hoặc khi các nhóm công ty tham gia vào các dự án lớn. Tổ chức của bạn có thể, như một phần của kế hoạch chiến lược, phát triển một chương trình làm việc vào đầu lịch hoặc năm tài chính mới.
   • Trong thế giới học thuật, một chương trình làm việc có thể giúp sinh viên hiện thực hóa một dự án lớn. Nó cũng có thể giúp giáo viên lập kế hoạch các khóa học của họ trên cơ sở nửa năm hoặc hàng năm.
   • Đối với một dự án cá nhân, một chương trình làm việc giúp bạn xác định phạm vi dự án của bạn, phương tiện mà bạn sẽ thực hiện để đạt được nó, cũng như thời hạn thực hiện. Loại chương trình này là không cần thiết, tuy nhiên nó sẽ cho phép bạn theo dõi các mục tiêu của mình và tiến độ bạn đã đạt được trong quá trình hoàn thành dự án của mình.

2. 
   

   
   
   
   Viết phần giới thiệu và trình bày hình nón. Đối với một chương trình làm việc chuyên nghiệp, bạn sẽ được yêu cầu viết một bài giới thiệu và làm rõ thiết kế dự án của bạn. Cả hai phần này sẽ cung cấp cho các nhà lãnh đạo của bạn hoặc người quản lý dự án thông tin họ cần để đưa chương trình làm việc của bạn vào bối cảnh. Bước này thường không cần thiết khi viết chương trình làm việc ở trường đại học.
   • Phần giới thiệu phải ngắn gọn và thú vị. Nhắc nhở cấp trên về mục đích của chương trình làm việc của bạn. Giới thiệu dự án cụ thể mà bạn sẽ làm việc trong giai đoạn báo cáo.
   • Hình nón phải nêu bật những lý do khiến bạn viết chương trình làm việc. Ví dụ: trích dẫn số liệu thống kê hoặc chi tiết được công bố trong các báo cáo gần đây, xác định các vấn đề cần giải quyết hoặc tận dụng các đề xuất hoặc nhận xét bạn đã nhận được về công việc trong quá khứ.

3. 
   

   
   
   
   Xác định nhiệm vụ và mục tiêu của bạn. Nhiệm vụ và mục tiêu của bạn được liên kết bởi vì chúng liên quan đến những gì bạn hy vọng sẽ hoàn thành thông qua chương trình làm việc của bạn. Tuy nhiên, hãy nhớ sự khác biệt: các nhiệm vụ có phạm vi chung, trong khi các mục tiêu cụ thể hơn.
   • Nhiệm vụ nên liên quan đến toàn bộ dự án của bạn. Cho biết kết quả cuối cùng của chương trình làm việc của bạn. Nói chung, ví dụ, phát triển một bài nghiên cứu hoặc đào sâu các kỹ năng viết của bạn.
   • Các mục tiêu phải chính xác và hữu hình. Nói cách khác, bạn phải có thể kiểm tra chúng trong danh sách của bạn khi chúng được thực hiện. Ví dụ, một mục tiêu tốt là tìm kiếm người để phỏng vấn, viết bài nghiên cứu của bạn.
   • Trong trường hợp việc đạt được các mục tiêu thay đổi đáng kể theo thời gian, có thể phân loại chúng thành các mục tiêu để ngắn hạn, à trung hạn và dài hạn. Ví dụ, mục tiêu ngắn hạn của công ty là tăng 30% đối tượng trong ba tháng có thể thay đổi đáng kể so với mục tiêu dài hạn là củng cố thương hiệu truyền thông xã hội trong năm tới.
   • Mục tiêu thường được viết bằng giọng nói chủ động, sử dụng các động từ hành động có ý nghĩa cụ thể, chẳng hạn như "kế hoạch", "viết", "tăng" và "đo lường", thay vì các động từ có ý nghĩa mơ hồ hơn, ví dụ "Kiểm tra", "hiểu", "biết", v.v.

4. 
   

   
   Hãy suy nghĩ về việc cấu trúc chương trình làm việc của bạn theo các mục tiêu SMART. SMART là một bản ghi nhớ được sử dụng bởi những người tìm kiếm để đạt được kết quả rõ ràng và thực tế, thông qua việc thực hiện chương trình làm việc của họ.
   • đặc biệt. Chúng ta sẽ làm gì và cho ai? Chỉ định dân số bạn sẽ phục vụ và các hành động cụ thể bạn sẽ thực hiện để giúp đỡ dân số này.
   • đo lường. Là kết quả của tôi có thể định lượng và nó có thể được đo? Bạn có thể định lượng kết quả của bạn? Bạn đã viết chương trình làm việc của mình để "cải thiện sức khỏe ở Nam Phi vào năm 2020 chưa? Hay bạn có cấu trúc để "giảm 20% nhiễm HIV ở trẻ sơ sinh Nam Phi vào năm 2020?" "
     • Đừng quên chỉ định một dòng tham chiếu để định lượng sự thay đổi. Nếu bạn không biết tỷ lệ mới mắc AIDS ở trẻ sơ sinh Nam Phi, bạn sẽ không thể khẳng định rằng bạn đã giảm được 20% tỷ lệ mới mắc.
   • có thể đạt được. Bạn có thể đạt được mục tiêu trong thời gian nhất định và với các tài nguyên có sẵn? Mục tiêu phải thực tế được đưa ra các ràng buộc. Tăng 500% doanh số là hợp lý, chỉ khi bạn có một doanh nghiệp nhỏ. Mức tăng tương tự là gần như không thể nếu bạn chiếm lĩnh thị trường.
     • Trong một số trường hợp, bạn có thể tham khảo ý kiến ​​chuyên gia hoặc cơ quan có thẩm quyền để xác định liệu các mục tiêu của chương trình làm việc của bạn có thể đạt được hay không.
   • thu. Điều gì sẽ có tác dụng của một mục tiêu đối với nhiệm vụ hoặc chiến lược mong muốn? Mặc dù nó có thể quan trọng đối với sức khỏe tổng thể, nhưng việc đo chiều cao và cân nặng của học sinh trung học có thể có tác động? trực tiếp về thủ tục sức khỏe tâm thần? Hãy chắc chắn rằng mục tiêu và phương pháp của bạn có mối quan hệ rõ ràng và trực tiếp.
   • Xác định tạm thời . Khi nào bạn sẽ đạt được một mục tiêu và / hoặc khi nào bạn có thể nói bạn đã hoàn thành? Chỉ định một ngày công ty để hoàn thành dự án. Cho biết, có thể, kết quả sẽ đánh dấu sự kết thúc của dự án của bạn, ngay cả khi bạn đã hoàn thành chúng trước thời hạn.

5. 
   

   
   Lập danh sách các tài nguyên của bạn. Bao gồm mọi thứ bạn cần để hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu của mình. Danh sách các tài nguyên khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu của chương trình làm việc của bạn.
   • Tại nơi làm việc, các nguồn lực có thể bao gồm, ví dụ: ngân sách tài chính, yêu cầu nhân sự, chuyên gia tư vấn, tòa nhà hoặc cơ sở và tài liệu. Nếu chương trình làm việc của bạn trang trọng hơn, bạn có thể bao gồm một ngân sách chi tiết kèm theo.
   • Trong lĩnh vực học thuật, tài nguyên có thể bao gồm quyền truy cập vào nhiều thư viện, tài liệu nghiên cứu như sách, báo và tạp chí, máy tính, truy cập internet và giáo viên hoặc những người khác có thể giúp bạn. để giải quyết vấn đề của bạn.

6. 
   

   
   Xác định các ràng buộc. Đây là những trở ngại mà bạn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện chương trình làm việc của bạn. Ví dụ, lịch trình của bạn có thể quá bận rộn, vì vậy bạn có thể làm việc trên một bài báo nghiên cứu, thực hiện các nghiên cứu cần thiết và mô tả chính xác bài viết của bạn. Do đó, lịch trình của bạn là một hạn chế quá lớn và bạn cần điều chỉnh lại để chương trình của bạn hoạt động hiệu quả.

7. 
   

   
   Chỉ định lãnh đạo. Trách nhiệm là một yếu tố thiết yếu để thực hiện đúng chương trình làm việc của bạn. Ai chịu trách nhiệm cho những gì? Một nhóm có thể làm việc trên một mục tiêu nhất định, nhưng bạn phải chỉ định một người có trách nhiệm để đảm bảo mục tiêu đạt được một cách kịp thời.

8. 
   

   
   Xây dựng chiến lược của bạn. Xem xét kế hoạch làm việc của bạn và đưa ra quyết định về cách sử dụng tài nguyên của bạn và vượt qua các ràng buộc của bạn, để hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu của bạn.
   • Liệt kê các biện pháp cụ thể. Thiết lập một kế hoạch hành động để đáp ứng các mục tiêu của bạn, trên cơ sở hàng ngày hoặc hàng tuần. Bạn cũng phải chỉ định các hành động phải được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm của bạn. Để tổ chức kế hoạch hành động của bạn, hãy xem xét sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc lịch cá nhân.
   • Xây dựng lịch trình hoàn thành công việc. Bạn có thể đặt lịch như vậy, nhưng lưu ý rằng để đáp ứng thời hạn, bạn phải xem xét các sự kiện không lường trước có thể khiến bạn trì hoãn trên đường đi.