Cách viết báo cáo

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Chuẩn bị sẵn sàng
• Phần 2 Ghi chú trong cuộc họp
• Phần 3 Viết biên bản
• Phần 4 Sử dụng mẫu Biên bản cuộc họp

Bạn đã được bầu hoặc bổ nhiệm làm thư ký của ủy ban của bạn. Xin chúc mừng! Nhưng, bạn đã ghi chép, chuẩn bị và soạn thảo biên bản chưa? Cho dù bạn áp dụng các quy tắc của mã thủ tục cho các hội đồng có chủ ý, chẳng hạn như Quy tắc đặt hàng của Roberts hoặc Quy tắc Morin, hoặc bạn phát triển phút của mình theo cách riêng của mình, bạn sẽ phải tuân theo một số phương pháp nhất định để đạt được sự xuất sắc.

giai đoạn

Phần 1 Chuẩn bị sẵn sàng

1. 
   

   
   Làm quen với các thủ tục cuộc họp của công ty bạn. Nếu thư ký phải lập một báo cáo chính thức, tốt hơn là nên hỏi về quy trình thủ tục được áp dụng, cụ thể là Mã Morin hoặc khác. Trong một thiết lập ít chính thức hơn, hãy xác định những gì cần bao gồm trong vài phút và cách chúng sẽ được sử dụng.
   • Là một báo cáo viên, bạn không cần phải biết tất cả các quy tắc về thủ tục. Tuy nhiên, sẽ rất hữu ích khi có một bản sao của mã hoặc yêu cầu tổng thống trả lời cụ thể cho bất kỳ câu hỏi nào.
   • Làm quen với vai trò của bạn. Một số báo cáo viên không can thiệp trực tiếp vào các cuộc tranh luận, trong khi những người khác ghi chú trong khi tham gia thảo luận. Trong cả hai trường hợp, thư ký không được đóng vai trò quan trọng khác, chẳng hạn như chủ tịch hoặc người hướng dẫn.

2. 
   

   
   
   
   Chuẩn bị một mô hình. Biên bản cuộc họp có nội dung gần như tương tự. Một mẫu cho phép bạn chuẩn hóa việc trình bày biên bản của bạn để dễ dàng xem xét. Bạn cũng có thể tải mẫu phút mẫu. Cho phép đủ không gian cho ít nhất các mục được liệt kê dưới đây.
   • Tên của tổ chức.
   • Các loại của cuộc họp. Có một cuộc họp thường niên hoặc hàng tuần, một cuộc họp nhỏ của ủy ban, hoặc một cuộc họp được kêu gọi cho một mục đích đặc biệt?
   • Ngày, giờ và địa điểm. Để lại không gian để ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của phiên.
   • Tên của chủ tịch hoặc người điều hành cuộc họp và tên của thư ký hoặc người thay thế.
   • Danh sách người tham gia và vắng mặt. Trong thực tế, nó là tờ tham dự. Lưu ý nếu đạt được đại biểu, tức là nếu số lượng quà tặng là mức tối thiểu cần thiết để bỏ phiếu.
   • Để lại một khoảng trống cho chữ ký của bạn. Là một thư ký, bạn sẽ luôn phải ký vào công việc của bạn. Một chữ ký bổ sung có thể cần thiết khi biên bản phải được phê duyệt, nhưng nó phụ thuộc vào thủ tục của công ty bạn.
   • Thứ tự trong ngày, nếu có. Nếu bạn chưa tự soạn thảo chương trình nghị sự, hãy yêu cầu chủ tọa hoặc người điều hành cuộc họp đưa cho bạn một bản sao, điều này sẽ hữu ích cho việc tổ chức các ghi chú của bạn.

3. 
   

   
   
   
   Có một máy tính xách tay hoặc máy tính xách tay với bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn cảm thấy thoải mái với thiết bị của bạn. Nếu bạn thường viết vài phút, hãy có một máy tính xách tay cho mục đích này hoặc tạo một thư mục trên máy tính của bạn.
   • Nếu bạn đã chuẩn bị biên bản của một cuộc họp trước đó và nó chưa được đệ trình để phê duyệt, hãy nhớ rửa tay với bạn.
   • Một máy ghi âm có thể giúp bạn viết những phút sau đó, nhưng nó sẽ không thay thế việc ghi chú. Nếu bạn ghi lại các thủ tục tố tụng trong cuộc họp, hãy chắc chắn rằng mọi người có mặt đều đồng ý. Chống lại sự cám dỗ để tái tạo từng từ của người tham gia.
   • Nếu bạn học viết tốc ký, bạn sẽ ghi chú nhanh hơn, nhưng bạn sẽ không cần phải sao chép mọi thứ người tham gia nói để viết biên bản của bạn. Trong thực tế, bạn phải tránh làm theo cách đó.
   • Nếu bạn được mời ghi chú công khai, hãy sử dụng máy chiếu trên cao hoặc bảng lật. Sắp xếp các ghi chú của bạn một cách cẩn thận để bạn có thể dễ dàng sử dụng chúng để viết biên bản.

Phần 2 Ghi chú trong cuộc họp

1. 
   

   
   Phân phối bảng chấm công. Ngay khi mọi người ở đó, hãy lưu hành một tờ hoặc nhiều hơn nếu có nhiều người tham gia. Nó sẽ được sử dụng bởi mọi người để viết tên và thông tin liên lạc của họ. Danh sách này sẽ được sử dụng để điền vào phần biên bản, dành riêng để ghi lại tên của những người tham gia cuộc họp. Bạn cũng có thể đính kèm tờ chính nó vào phút.
   • Nếu bạn không biết phần lớn những người có mặt, hãy lập một kế hoạch bảng và điền vào khi bạn yêu cầu mọi người tự giới thiệu. Giữ danh sách tiện dụng trong khi bạn ghi chú, vì vậy bạn có thể gọi từng tên nếu cần.

2. 
   

   
   Điền vào mô hình của bạn đến mức tối đa. Trong khi chờ khai mạc cuộc họp, nhập tên của tổ chức, ngày và địa điểm và loại cuộc họp, ví dụ: "cuộc họp hàng tuần của hội đồng quản trị, cuộc họp đặc biệt của ủy ban, v.v." ". Khi cuộc họp bắt đầu, lưu ý thời gian.
   • Nếu bạn không có mẫu, hãy viết thông tin này vào đầu ghi chú của bạn.
   • Nếu cuộc họp được triệu tập cho một mục đích cụ thể hoặc vào một thời điểm đặc biệt, hãy giữ một bản sao thông báo đã được gửi cho những người tham gia. Bạn sẽ phải đính kèm nó vào phút sau khi nó được viết.

3. 
   

   
   Viết kết quả của mệnh đề đầu tiên. Hầu hết các cuộc họp chính thức bắt đầu với một đề xuất để thông qua chương trình nghị sự tạm thời. Bước đầu tiên này sẽ là một ví dụ để minh họa thủ tục. Nếu cuộc họp bắt đầu với một đề xuất khác, chỉ cần đảm bảo bạn ghi lại thông tin liên quan tương tự.
   • E chính xác của chuyển động bắt đầu bằng "Tôi đề xuất". Nó thường có nghĩa là "Tôi đề xuất việc thông qua chương trình nghị sự này. "
   • Tên của tác giả của đề xuất.
   • Kết quả bỏ phiếu. Nếu phiếu bầu là tích cực, hãy viết "chuyển động".
   • Nếu bạn không thể sao chép chính xác các đề xuất dài, bạn có thể yêu cầu chúng được gửi bằng văn bản. Nếu đây là một vấn đề định kỳ, yêu cầu đưa yêu cầu này vào quy trình chính thức cho các đề xuất vượt quá một số từ nhất định.
   • Nếu bạn đã soạn thảo chương trình nghị sự, bạn có thể là nhà tài trợ cho chuyển động, trong khi là thư ký của cuộc họp. Điều này là hoàn hảo miễn là bạn vẫn khách quan vì nó không tương thích để bao gồm các hành động của riêng bạn trong vài phút.

4. 
   

   
   Lưu các đề xuất khác được trình bày trong cuộc họp. Thực hiện theo các thủ tục tố tụng cẩn thận, nhưng không ghi lại chúng trong vài phút, trừ khi được hướng dẫn khác! Khi một chuyển động mới được trình bày, ghi lại thông tin liên quan.
   • Hãy nhớ rằng mỗi đề xuất nên bao gồm các điều khoản của chính đề xuất, tên của tác giả và kết quả của phiếu bầu.
   • Một số đề xuất cần có sự hỗ trợ của người tham gia khác trước khi đưa ra bỏ phiếu. Ví dụ: nếu ai đó nói: "Hỗ trợ chuyển động", hãy ghi lại tên của người đó trong vài phút với tư cách là đồng tác giả của chuyển động.
   • Nếu bạn không biết tên của nhà tài trợ đề xuất hoặc cần nghe lại, vui lòng dừng cuộc họp một cách lịch sự và đặt câu hỏi. Ghi lại thông tin chính xác là đủ quan trọng để biện minh cho sự gián đoạn nhỏ này.
   • Nếu một chuyển động được thay đổi, chỉ cần nhắc lại từ ngữ trong ghi chú của bạn. Không cần thiết phải chỉ ra trong biên bản rằng đề xuất đã được sửa đổi trừ khi có tranh cãi về sửa đổi đã dẫn đến một cuộc tranh luận dài.

5. 
   

   
   Nghe trình bày các báo cáo và yêu cầu bản sao. Bất cứ khi nào một báo cáo, bản tin hoặc tài liệu tương tự được đọc to, hãy ghi lại tên của báo cáo và tên của người đọc nó hoặc tên của tiểu ban đã viết nó. Nếu có một chuyển động kèm theo, hãy lưu nó như bất kỳ chuyển động nào khác.
   • Tuy nhiên, tốt nhất là lấy một bản sao của tài liệu vào cuối cuộc họp. Trình bày một ghi chú cho người nói hoặc ghế để có được bản sao này. Sau đó, bạn sẽ đính kèm một bản sao của mỗi báo cáo vào phút sau khi nó được viết.
   • Nếu bản sao không có sẵn, lưu ý nơi lưu giữ tài liệu gốc. Bạn có thể cần phải yêu cầu thông tin này sau cuộc họp.
   • Nếu một người tham gia làm một báo cáo bằng miệng thay vì đọc một tài liệu, hãy viết một bản tóm tắt về tuyên bố của họ. Không đi vào chi tiết và không tái tạo các từ của người nói.

6. 
   

   
   Lưu ý các hành động được thực hiện hoặc được giao. Điều này bao gồm xác minh việc thực hiện các quyết định của cuộc họp trước và việc thực hiện các hành động mới. Có ai đó đã được ủy quyền để viết một lá thư? Viết tên của những người liên quan và các hành động được quy cho họ.
   • Tùy thuộc vào mức độ chính thức của cuộc họp của bạn, nhiều hành động này có thể là một phần của đề xuất. Đối với các cuộc họp ít chính thức, bạn sẽ cần phải chú ý đến các quyết định chưa được đưa ra rõ ràng.
   • Nêu ngắn gọn lý do cho một quyết định, nếu có.

7. 
   

   
   Ghi lại tất cả các điểm của trật tự và các điểm thủ tục. Bất cứ khi nào một sự phản đối được đưa ra chống lại một thủ tục tố tụng, hãy lưu ý toàn bộ sự phản đối và nguyên tắc dựa trên nó, cũng như quyết định hoàn chỉnh của Tổng thống.
   • Hãy nhớ bao gồm các tham chiếu đến quy trình thủ tục, cho dù bạn áp dụng các đạo luật hay giao thức của tổ chức.

8. 
   

   
   Biết khi nào nên viết tóm tắt các cuộc thảo luận. Nó sẽ chỉ cần thiết để làm như vậy theo một yêu cầu được nêu rõ ràng. Chính thức, một báo cáo phản ánh những gì đã được việc và không phải những gì đã được nói . Tuy nhiên, bạn phải xem xét các yêu cầu duy nhất của tổ chức của bạn.
   • Bằng cách ghi chép của bạn, phấn đấu để được khách quan, bất kể hoàn cảnh nào. Viết điểm cụ thể và không cảm xúc. Giảm thiểu việc sử dụng tính từ và trạng từ. Mục tiêu của bạn là viết một tài liệu khô khan, thực tế và đôi khi vô vị!
   • Tóm tắt các cuộc thảo luận không nên được đề cử. Vì vậy, tránh đề cập đến tên của các diễn giả trong các cuộc tranh luận. Điều này đặc biệt quan trọng, khi trong một cuộc tranh luận sôi nổi, một người nói vô đạo đức có thể xúc phạm sự nhạy cảm của một số người.

9. 
   

   
   Đóng vào cuối cuộc họp. Lưu ý thời gian mà cuộc họp được hoãn lại. Hãy nhớ lấy tất cả các bản sao của báo cáo hoặc nhắc nhở mọi người gửi chúng cho bạn.
   • Xem lại ghi chú của bạn để đảm bảo mọi thứ đều rõ ràng và bạn không quên bất cứ điều gì. Đây là thời gian để đặt câu hỏi của bạn trước khi những người tham gia rời đi.

Phần 3 Viết biên bản

1. 
   

   
   Bắt đầu viết càng sớm càng tốt. Tốt nhất là mô tả các phút ngay sau cuộc họp, miễn là các sự kiện vẫn còn mới mẻ trong trí nhớ của bạn.

2. 
   

   
   Sử dụng máy tính để nhập ghi chú cuộc họp của bạn. Bạn có thể đã làm điều này rồi, nếu bạn ghi chú trên máy tính xách tay trong phiên. Lưu ghi chú của bạn và bắt đầu một tài liệu mới. Bạn có thể so sánh chúng với số phút bằng cách đặt chúng cạnh nhau.

3. 
   

   
   Trình bày ghi chú của bạn rõ ràng trong đoạn văn. Mỗi chuyển động mới, quyết định mới hoặc điểm đặt hàng nên được xử lý trong một đoạn độc lập. Trong quá trình vận hành, hãy kiểm tra xem:
   • bạn đã tôn trọng các quy tắc chính tả và ngữ pháp, ngay cả khi bạn sử dụng một bộ sửa lỗi chính tả nếu cần thiết,
   • bạn đã sử dụng cùng một lúc trong toàn bộ e, quá khứ hoặc hiện tại, nhưng không bao giờ chuyển từ lần này sang lần khác trong cùng một tài liệu,
   • bạn là khách quan, nói cách khác, ý kiến ​​của bạn sẽ không bao giờ xuất hiện trong vài phút, bởi vì bạn đang cố gắng tạo ra một tài liệu khách quan dành cho tất cả mọi người,
   • bạn đã sử dụng một từ vựng đơn giản và chính xác và thay thế các thuật ngữ mơ hồ bằng các từ thích hợp trong khi tránh sử dụng các biểu thức hoa mỹ,
   • bạn chỉ đề cập đến các hành động được thực hiện, không phải tranh luận, trừ khi bạn được yêu cầu ghi lại chúng, bởi vì bạn nên tập trung vào những gì việc và không phải trên những gì đã được nói,
   • bạn đã đánh số trang cho rõ ràng.

4. 
   

   
   Phân phối một bản sao dự thảo biên bản của bạn cho các thành viên. Gửi một bản sao cho mỗi thành viên bằng cách sử dụng thông tin liên lạc trên bảng chấm công. Nếu bạn không có thông tin liên lạc, người điều phối cuộc họp sẽ có thể liên lạc với bạn.

5. 
   

   
   Có biên bản cuộc họp đã được phê duyệt. Bạn có thể được yêu cầu đọc to tại cuộc họp tiếp theo và trình phê duyệt. Nếu chuyển động được thông qua, lưu ý rằng biên bản đã được thông qua.
   • Nếu báo cáo được sửa đổi trước khi nó được phê duyệt, hãy thực hiện các thay đổi và ghi chú ở cuối tài liệu rằng nó đã được sửa đổi mà không mô tả các thay đổi được thực hiện.
   • Nếu đề xuất sửa đổi được đưa ra sau khi phê duyệt biên bản, hãy nêu nội dung chính xác của đề xuất và quyết định về việc thông qua hoặc từ chối.

Phần 4 Sử dụng mẫu Biên bản cuộc họp

1. 
   

   
   Ghé thăm một trang web cung cấp mẫu phút họp. Những mẫu này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai lầm.

2. 
   

   
   Dành thời gian để xem xét các trang web của bạn. Sử dụng các khả năng được cung cấp bởi mỗi người để tìm mô hình phù hợp với bạn.
   • Nếu bạn cần một loại mô hình cụ thể, ví dụ như mô hình hiện tại hoặc tiêu chuẩn, hãy nghiên cứu và tải xuống mô hình đã chọn bằng cách nhấp vào nút "tải xuống" hoặc nút "sử dụng mẫu". Đảm bảo lưu nó ở một nơi dễ tìm để bạn không bị mất.

3. 
   

   
   Truy cập tập tin. Bây giờ bạn đã tải xuống xong, giải nén tệp và mở tệp trong "Microsoft Word" hoặc "Excel". Sử dụng phiên bản mới nhất của "Microsoft Word" để dễ dàng và chất lượng. Luôn cập nhật phần mềm sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong khi cho phép bạn sử dụng các tính năng mới.

4. 
   

   
   Thêm logo và biểu tượng bản quyền của công ty bạn trong tiêu đề. Xóa logo mẫu khỏi mẫu và chắc chắn đọc các điều khoản sử dụng của trang tải xuống. Bạn không muốn thấy mình phải đối mặt với các vấn đề pháp lý, phải không?

5. 
   

   
   Thay đổi tiêu đề. Trong khu vực tiêu đề, đánh dấu các từ "tiêu đề cuộc họp" và nhập tiêu đề thực tế của phút của bạn.

6. 
   

   
   Thay đổi cách trình bày tài liệu (tùy chọn). Để làm cho mô hình của bạn hấp dẫn hơn, bạn có thể thay đổi màu sắc hoặc chọn một chủ đề khác. Thật đơn giản: tìm tab "layout" và nhấp vào phần "màu sắc và chủ đề". Bằng cách này, bạn có thể thay đổi giao diện của mô hình và thậm chí chọn màu phù hợp với logo công ty của bạn.

7. 
   

   
   Nhập phụ đề của các phần. Cần có một số lĩnh vực mà bạn có thể điền vào. Bạn có thể cần nhiều trường hơn hoặc thích thay đổi e. Tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn.

8. 
   

   
   Lưu mẫu trên máy tính xách tay của bạn. Vì vậy, bạn có thể sử dụng nó trong phiên để viết phút của bạn. Nếu bạn tiếp tục sử dụng "Microsoft Office", mọi thứ sẽ diễn ra nhanh hơn và dễ dàng hơn và bạn sẽ có thể theo dõi cuộc họp với nhiều tổ chức và độ chính xác hơn trước. Ngoài ra, bạn có thể in mẫu của mình để ghi chú viết tay, nhưng đảm bảo bạn có đủ không gian để viết thông tin cần thiết.

9. 
   

   
   Kiểm tra mô hình của bạn. Xin chúc mừng! Mô hình báo cáo của bạn đã hoàn thành. Năng suất và độ chính xác của bạn sẽ cải thiện theo cấp số nhân khi bạn có một mô hình để theo dõi giúp bạn sắp xếp các ý tưởng của mình. Như với bất kỳ dự án nào, xem xét các chi tiết của mô hình của bạn để xác định các mục không chính xác hoặc thiếu. Ngay khi mọi thứ theo thứ tự, bạn có thể sử dụng nó trong các cuộc họp tiếp theo của bạn.