Cách viết kế hoạch quản lý thay đổi

NộI Dung

• giai đoạn
• Phương pháp 1 Viết kế hoạch quản lý các thay đổi của tổ chức
• Phương pháp 2 Theo dõi các thay đổi của dự án

Có hai loại kế hoạch quản lý thay đổi. Một giải quyết tác động của các thay đổi đối với một tổ chức và tạo điều kiện cho việc chuyển đổi. Thứ hai giúp theo dõi các thay đổi đối với một dự án duy nhất, tạo ra một bản ghi rõ ràng về các thay đổi đối với các sản phẩm hoặc phạm vi của dự án. Các kế hoạch này là về việc truyền đạt những gì cần phải được thực hiện rõ ràng và chính xác.

giai đoạn

Phương pháp 1 Viết kế hoạch quản lý các thay đổi của tổ chức

1. 
   

   
   Chỉ ra những lý do cho những thay đổi được thực hiện. Liệt kê các yếu tố dẫn đến quyết định thực hiện thay đổi, chẳng hạn như hiệu suất kém, công nghệ mới hoặc thay đổi trong nhiệm vụ của tổ chức.
   • Một cách tiếp cận là mô tả tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và tình hình trong tương lai mà kế hoạch này nhằm tạo ra.

2. 
   

   
   Xác định tính chất và phạm vi của những thay đổi. Mô tả ngắn gọn về bản chất dự kiến ​​của dự án. Xác định xem điều này sẽ ảnh hưởng đến vị trí, thay đổi quy trình, thay đổi chính sách hoặc cơ cấu tổ chức. Liệt kê các phòng ban, nhóm làm việc, hệ thống hoặc bất kỳ thành phần nào khác có thể phải điều chỉnh.

3. 
   

   
   
   
   Mô tả sự hỗ trợ của các bên liên quan. Liệt kê tất cả các bên liên quan trong kế hoạch, ví dụ, chi nhánh, người đứng đầu nhiệm vụ, người đề xuất, người tiêu dùng hoặc nhân viên bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Đối với mỗi phần này, hãy xác định xem các bên liên quan có hỗ trợ các thay đổi được thực hiện hay không.
   • Hãy nhớ vẽ một bảng có thể giải thích thông tin này rõ ràng và ngắn gọn. Đối với mỗi bên bị ảnh hưởng, hãy đánh giá mức độ ưu tiên (cao, trung bình hoặc thấp) của dữ liệu sau: nhận thức, mức độ hỗ trợ, ảnh hưởng.
   • Nếu có thể, hãy tiến hành phỏng vấn trực tiếp để đánh giá sự hỗ trợ của các bên liên quan.

4. 
   

   
   
   
   Thành lập một đội. Đội ngũ này sẽ chịu trách nhiệm liên lạc với tất cả các bên liên quan, lắng nghe những mối quan tâm khác nhau và đảm bảo rằng hoạt động diễn ra trong điều kiện tốt nhất có thể. Chọn những người rất đáng tin cậy trong kinh doanh và những người có kỹ năng giao tiếp tốt.
   • Bạn nên thuê một nhà quảng bá từ quản lý cấp cao. Nhấn mạnh rằng nó sẽ là công việc tích cực để thúc đẩy thay đổi, không chỉ để phê duyệt kế hoạch.

5. 
   

   
   Phát triển cách tiếp cận với quản lý. Nhận được tất cả sự hỗ trợ của công ty là điều cần thiết cho sự thành công của hoạt động. Cho phép tất cả các nhà quản lý cấp cao nhận xét về các thay đổi và cộng tác với nhau để đóng vai trò tích cực trong dự án này.

6. 
   

   
   Lập kế hoạch cho từng diễn viên. Đối với mỗi bên liên quan, bao gồm cả những người hỗ trợ dự án, hãy đánh giá rủi ro và các vấn đề liên quan. Giao phó cho đội ngũ phụ trách với nhiệm vụ giải quyết những mối quan tâm này.

7. 
   

   
   Tạo một kế hoạch truyền thông. Truyền thông là yếu tố chính của quá trình này. Giao tiếp thường xuyên với tất cả các bên liên quan. Củng cố các lý do đằng sau những thay đổi sẽ được thực hiện và những lợi ích sẽ chảy từ chúng.
   • Các diễn viên nên nhận được giao tiếp một-một, hai chiều. Gặp mặt trực tiếp là điều cần thiết.
   • Thông tin liên lạc phải đến từ một người thúc đẩy quản lý chính, người giám sát trực tiếp của từng nhân viên và bất kỳ người phát ngôn nào khác mà các diễn viên tin tưởng. Tất cả các thông tin liên lạc phải vượt qua một mạch lạc.

8. 
   

   
   Hãy chú ý đến bất kỳ sự kháng cự. Luôn có sự chống lại sự thay đổi. Điều này xảy ra ở cấp độ cá nhân, và do đó, bạn phải liên lạc cá nhân với các bên liên quan để khám phá nguyên nhân của các điện trở này. Hãy chú ý đến những bất bình để đội ngũ quản lý có thể khắc phục chúng. Những mối quan tâm thường bao gồm các điểm sau.
   • Không có động lực, hoặc không có cảm giác cấp bách.
   • Không hiểu về tình hình chung hoặc lý do cho sự cần thiết phải thay đổi.
   • Thiếu sự tham gia vào quá trình.
   • Không chắc chắn về sự ổn định công việc, vai trò trong tương lai hoặc các yêu cầu và kỹ năng cần thiết cho các vị trí trong tương lai.
   • Một sự thất bại của quản lý để đáp ứng mong đợi về việc thực hiện thay đổi hoặc truyền thông.

9. 
   

   
   Hãy vượt qua những trở ngại. Bạn phải trả lời các khiếu nại bằng cách tăng cường giao tiếp, hoặc bằng cách thay đổi chiến lược. Các yêu cầu khác có thể yêu cầu các phương pháp bổ sung, mà bạn có thể đưa vào kế hoạch của mình hoặc thuê ngoài cho nhóm quản lý. Kiểm tra xem những tùy chọn nào là tốt nhất cho tổ chức của bạn.
   • Đối với bất kỳ thay đổi trong vị trí hoặc quy trình, làm cho việc đào tạo nhân viên là ưu tiên hàng đầu.
   • Nếu bạn đang lên kế hoạch cho giai đoạn chuyển tiếp suôn sẻ nhất có thể, hãy lên lịch các cuộc họp hoặc tăng lợi ích của nhân viên.
   • Nếu các bên liên quan không có động lực, cung cấp cho họ ưu đãi.
   • Nếu họ cảm thấy bị ngắt kết nối với dự án, hãy sắp xếp một cuộc họp để thu thập phản hồi và xem xét mọi thay đổi đối với kế hoạch.

Phương pháp 2 Theo dõi các thay đổi của dự án

1. 
   

   
   Xác định vai trò. Liệt kê các vai trò sẽ được chỉ định cho từng dự án này. Mô tả trách nhiệm và kỹ năng cần thiết cho từng vai trò. Ít nhất, hãy ủy thác một Chef de Mission để thực hiện các thay đổi hàng ngày cũng như một người quảng bá để theo dõi mọi tiến bộ và đưa ra quyết định quan trọng.
   • Đối với các dự án lớn trong một tập đoàn lớn, bạn có thể phải phân chia vai trò giữa nhiều người có kiến ​​thức chuyên ngành.

2. 
   

   
   Thiết lập một ủy ban kiểm soát. Các dự án CNTT thường bao gồm một ủy ban kiểm soát thay đổi bao gồm các đại diện từ mỗi nhóm bên liên quan. Ủy ban này sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt các yêu cầu, thay vì người đứng đầu nhiệm vụ và truyền đạt các quyết định cho các bên liên quan. Cách tiếp cận này rất phù hợp với các dự án có một số bên liên quan và có thể yêu cầu đánh giá lại thường xuyên các mục tiêu cốt lõi.

3. 
   

   
   Tạo một quy trình để áp dụng các yêu cầu. Khi một thành viên trong nhóm xác định tiến trình, làm thế nào để bạn chuyển từ ý tưởng thành hiện thực? Mô tả quá trình này ở đây, theo thỏa thuận của nhóm. Đây là những gì nó có thể trông như thế nào.
   • Các thành viên trong nhóm phải hoàn thành một mẫu đơn và gửi cho Ban Quản lý Dự án.
   • HOM nên nhập thông tin từ biểu mẫu trong nhật ký yêu cầu và cập nhật nhật ký này vì các yêu cầu được xem xét hoặc từ chối.
   • Người quản lý yêu cầu các thành viên trong nhóm viết một kế hoạch cụ thể hơn và ước tính nỗ lực cần thiết.
   • Người đứng đầu nhiệm vụ gửi kế hoạch cho người khởi xướng để có thể áp dụng.
   • Những thay đổi đã được thực hiện. Các bên liên quan thường được thông báo về tiến độ.

4. 
   

   
   Tạo một mẫu đơn. Dữ liệu sau phải được đưa vào biểu mẫu và phải được nhập vào nhật ký thay đổi.
   • Ngày yêu cầu thay đổi.
   • Số lượng yêu cầu được giao bởi người quản lý dự án.
   • Tiêu đề và mô tả.
   • Tên, email và số điện thoại của người hoàn thành mẫu đơn.
   • Ưu tiên cho mỗi yêu cầu (cao, trung bình hoặc thấp). Đối với những thay đổi khẩn cấp, bạn có thể cần thời hạn cụ thể.
   • Số sản phẩm và phiên bản (đối với các dự án CNTT)

5. 
   

   
   Thêm thông tin bổ sung. Nhật ký thay đổi cũng phải có khả năng theo dõi các quyết định được đưa ra và giám sát chặt chẽ việc thực hiện chúng. Ngoài thông tin từ các mẫu đơn, bạn sẽ cần phải dành chỗ cho:
   • phê duyệt hoặc từ chối các ứng dụng,
   • chữ ký của người sẽ phê duyệt hoặc từ chối đơn đăng ký,
   • khung thời gian để thực hiện các thay đổi,
   • ngày mà những thay đổi sẽ kết thúc.

6. 
   

   
   Theo dõi các quyết định quan trọng Ngoài nhật ký thay đổi, dự án có thể được hưởng lợi từ hồ sơ của các quyết định quan trọng. Tuyên bố này có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong thời gian dài hoặc giúp theo dõi các dự án đã có một số thay đổi trong quản lý. Tập tin này cũng có thể phục vụ như một hướng dẫn giao tiếp cho khách hàng hoặc cơ quan chủ quản. Đối với mỗi thay đổi được thực hiện đúng thời gian, phạm vi hoặc yêu cầu của dự án, mức độ ưu tiên hoặc chiến lược sẽ được thông qua, bao gồm các thông tin sau.
   • Người khởi xướng dự án.
   • Ngày quyết định được đưa ra.
   • Một bản tóm tắt các lý do đằng sau quyết định và cách tiếp cận được sử dụng để tiếp cận chúng. Vui lòng bao gồm bất kỳ tài liệu có liên quan trong quá trình.