Cách trình bày một lá thư

Tác Giả: Eugene Taylor

Ngày Sáng TạO: 9 Tháng Tám 2021

CậP NhậT Ngày Tháng: 21 Có Thể 2024

NộI Dung

giai đoạn
Phương pháp 1 Thư thương mại hoặc chính thức
Phương pháp 2 Thư thân thiện
Phương pháp 3 Email chính thức hoặc thương mại
Phương pháp 4 Email thân thiện

Trong bài viết này: Thư thương mại hoặc chính thức Thư tuyệt vời Thư điện tử hoặc thương mại Email thân thiện6 Tài liệu tham khảo

Để gửi thư, bạn sẽ cần xem xét loại của nó. Thật vậy, có những khác biệt đáng kể tùy thuộc vào việc bức thư được gửi đến một người bạn hay người nhận chính thức. Ngoài ra, bạn sẽ không gửi theo cách tương tự như một bức thư thông thường được gửi qua thư và một email được gửi bằng điện tử. Câu hỏi này có vẻ phức tạp, nhưng hãy yên tâm, vì với một phương pháp nhỏ, bạn sẽ dễ dàng quản lý để định dạng chính xác tất cả các chữ cái của mình.

giai đoạn

Phương pháp 1 Thư thương mại hoặc chính thức

Nhập tên và địa chỉ của bạn. Bạn sẽ phải làm điều đó ở đầu thư. Nhập địa chỉ, thành phố, tỉnh của bạn nếu cần thiết và mã bưu chính. Căn chỉnh mọi thứ ở bên trái với khoảng cách dòng đơn.
- Thành phố, tỉnh và mã bưu chính là trên cùng một dòng. Bạn cũng sẽ đặt trước một dòng để đánh dấu địa chỉ.
- Bạn sẽ bỏ qua bước này nếu bạn sử dụng tiêu đề thư có chứa thông tin này. Thật vậy, không viết địa chỉ của người gửi hai lần.
Nhập ngày ngay bên dưới địa chỉ. Đó là ngày viết thư hoặc là ngày mà bức thư được hoàn thành.
- Ngày nên được căn trái, giống như địa chỉ trên.
- Viết ngày chính xác. Các định dạng thông thường là trong "ngày-tháng-năm". Đối với định dạng của Mỹ, nó hơi khác một chút, bởi vì chúng ta bắt đầu bằng tháng, sau đó, ngày và cuối cùng là năm. Tháng phải được viết đầy đủ. Sử dụng số cho ngày và năm. Ví dụ: bạn sẽ viết: ngày 9 tháng 2 năm 2013.
Bỏ qua một dòng sau ngày. Do đó, địa chỉ sẽ được tách ra khỏi phần tiếp theo.
Nhập tài liệu tham khảo. Nếu bạn có tài liệu tham khảo để bao gồm, hãy viết chúng trên một dòng riêng biệt. Dòng phải bắt đầu bằng chữ viết tắt "Ref. Tiếp theo là một dấu hai chấm (:).
- Căn chỉnh e của tham chiếu bên trái, không vượt quá một dòng.
- Bao gồm một tài liệu tham khảo trên một dòng riêng khi trả lời thư bạn đã nhận được, lời mời làm việc hoặc yêu cầu thông tin.
- Bỏ qua một dòng sau khi tham chiếu để làm nổi bật nó.
Nhập địa chỉ của người nhận. Nó mô tả tên của anh ấy, chức danh của anh ấy, tên của công ty, địa chỉ của chính nó, tỉnh nếu có, và mã bưu chính.
- Căn chỉnh thông tin này ở bên trái với khoảng cách dòng đơn. Tên của người nhận phải được đăng ký trên một dòng độc lập, như tiêu đề của nó, tên của công ty và địa chỉ. Tên của thành phố, tên của tỉnh nếu có và mã bưu chính phải nằm trên cùng một dòng.
- Nếu bạn gửi thư ra nước ngoài, hãy viết tên quốc gia bằng chữ in hoa trên một dòng riêng dưới địa chỉ.
- Gửi thư cho một người cụ thể bằng cách viết một tiêu đề thích hợp, chẳng hạn như "Ông" hoặc "Bà". Trong trường hợp không chắc chắn, tốt hơn là không đề cập đến tiêu đề này.
- Bỏ qua một dòng sau địa chỉ.
Bắt đầu nội dung thư của bạn bằng một hình thức gọi ra. Một lời chào điển hình bắt đầu bằng "đắt tiền", theo sau là họ và tên của người nhận. Tên được theo sau bởi một dấu phẩy.
- Các hình thức lịch sự nên được căn trái.
- Nếu bạn không biết đó là đàn ông hay phụ nữ, bạn có thể viết tên đầy đủ của người đó hoặc chỉ tên cuối cùng theo chức năng của anh ta trong công ty.
- Bỏ qua một dòng sau mẫu cuộc gọi.
Cho biết chủ đề của bức thư nếu bạn muốn. Nói chung, chủ đề của một bức thư chính thức được chỉ định trước hoặc sau tham chiếu trên một dòng riêng bắt đầu bằng từ "đối tượng" theo sau là dấu hai chấm.
- Tuyên bố phải ngắn gọn và có liên quan. Nói chung, e của đối tượng phải vừa trên một dòng.
- Các chữ cái chính thức trong tiếng Pháp thường chứa một dòng dành riêng cho đối tượng.Cách làm này dường như không phổ biến ở Anglo-Saxons.
- Việc đề cập đến đối tượng không miễn cho bạn chỉ ra các tài liệu tham khảo của bức thư. Mặt khác, nếu bức thư được viết bằng tiếng Anh, thì nó nên được giới hạn để bao gồm cả chủ đề hoặc tài liệu tham khảo, nhưng không phải cả hai.
- Nói chung, dòng theo sau đối tượng được dành riêng cho tài liệu tham khảo. Ở Mỹ, chúng tôi bỏ qua một dòng sau đối tượng.
Viết một bài giới thiệu ngắn gọn. Bắt đầu với một đoạn nhỏ để giới thiệu và giải thích mục đích của bức thư của bạn. Căn chỉnh các đoạn văn ở bên trái hoặc chọn căn chỉnh hợp lý và không ngần ngại thụt dòng đầu tiên của mỗi đoạn.
Viết phần thân của bức thư. Phần này đến sau khi giới thiệu. Nó phải giải quyết chủ đề của bức thư của bạn và kết thúc bằng một kết luận tóm tắt toàn bộ.
- Hãy súc tích, và áp dụng khoảng cách duy nhất cho mỗi đoạn. Tuy nhiên, bạn sẽ phải bỏ qua một dòng từ đoạn này sang đoạn tiếp theo và sau đoạn cuối cùng.
Kết thúc bằng một cụm từ lịch sự. Những ví dụ không thiếu. Bạn có thể sử dụng một công thức được hỗ trợ, chẳng hạn như: "Tôi cầu xin bạn ngưỡng mộ, thưa ngài, biểu hiện của sự cân nhắc phân biệt của tôi", hoặc một công thức vừa phải, ví dụ như "thân ái của bạn". Đừng quên biện minh cho phép lịch sự của bạn như bạn đã làm cho các phần trước.
- Sử dụng chữ in hoa một cách khôn ngoan và trên hết là tôn trọng các quy tắc ngữ pháp và chính tả.
Chuẩn bị không gian cho chữ ký của bạn. Chỉ cần mô tả tên của bạn. Nhảy ba dòng sau hình thức lịch sự trước khi làm như vậy. Cũng cho biết chức năng của bạn dưới chữ ký của bạn.
Đề cập các tệp đính kèm vào thư của bạn. Nếu bạn bao gồm tiền trong thư của bạn, hãy viết chúng dưới chữ ký của bạn.
- Dấu hiệu này là thừa nếu bạn không có phần để đính kèm.
- Áp dụng một khoảng thời gian đơn giản và căn chỉnh danh sách của bạn ở bên trái.
Chỉ ra tên viết tắt của người đánh máy. Nếu bức thư đã được người khác gõ hoặc nếu bạn đã đọc chính tả, hãy yêu cầu nhân viên của bạn viết tên viết tắt của cô ấy ở dưới cùng của bức thư dưới danh sách các tệp đính kèm.
Ký tên sau khi in. Viết tên của bạn bằng tay, tốt nhất là bằng chữ thảo, trong khoảng trống giữa cuối thư và tên bạn đã nhập. Một chữ ký viết tay cho thấy người nhận tầm quan trọng mà bạn đính kèm với bức thư bạn đang gửi cho anh ta.

Phương pháp 2 Thư thân thiện

Cho biết ngày tháng. Điều này phải được liệt kê ở đầu trang bên phải. Đây là ngày bạn viết hoặc hoàn thành bức thư.
- Viết ngày tháng. Các định dạng thông thường là trong "ngày-tháng-năm". Đối với định dạng của Mỹ, nó hơi khác một chút, bởi vì chúng ta bắt đầu bằng tháng, sau đó, ngày và cuối cùng là năm. Kỹ thuật này là khá dành riêng cho các chữ cái chính thức. Bạn cũng có thể nhập ngày chỉ sử dụng số.
- Ngày phải được căn chỉnh ở bên phải của trang.
Viết một hình thức gọi thân thiện. Thông thường bắt đầu bằng "đắt tiền", nhưng bạn có thể sử dụng các công thức quen thuộc khác bằng cách sử dụng tên của người nhận, nếu bản chất của mối quan hệ của bạn cho phép bạn.
- Công thức cuộc gọi nên được căn trái và theo sau là dấu phẩy.
- Khi viết cho bạn bè hoặc đồng nghiệp, bạn thường chỉ có thể viết tên của anh ấy. Ví dụ: "Jeanne thân mến".
- Nếu âm của bức thư là quen thuộc, có thể thay thế "thân yêu" bằng một từ như "xin chào" hoặc "xin chào".
- Nếu người nhận lớn tuổi hơn bạn hoặc nếu bạn là người mà bạn nợ tôn trọng, hãy xem xét bao gồm họ của họ và một danh hiệu văn minh thích hợp. Ví dụ: "Kính gửi bà Robert".
- Nhảy một dòng giữa công thức cuộc gọi và cơ thể của bức thư.
Cấu trúc thư của bạn. Viết một bài giới thiệu, một nội dung của chủ đề và một kết luận. Phần giới thiệu và kết luận bao gồm một đoạn văn ngắn, nhưng phần còn lại của bức thư thường nhất quán hơn.
- Căn chỉnh e ở bên trái hoặc chọn căn chỉnh hợp lý và không ngần ngại thụt vào câu đầu tiên của mỗi đoạn.
- Toàn bộ e chính phải là khoảng cách đơn. Nói chung, trong một lá thư thân thiện, bạn không bỏ qua một dòng sau mỗi đoạn, nhưng bạn có thể làm như vậy để cải thiện khả năng đọc thư của bạn.
- Nhảy một dòng sau câu cuối cùng của e chính để tách nó ra khỏi kết luận.
Viết một kết luận thích hợp. "Trân trọng" là một hình thức lịch sự rất phổ biến, ngay cả trong những lá thư thân thiện. Nếu giai điệu đủ quen thuộc, bạn có thể sử dụng một công thức ít thông thường hơn. Nếu bạn ở gần, hãy thử "hẹn gặp lại" hoặc "hẹn gặp lại".
- Công thức này được theo sau bởi dấu phẩy, nhưng nó không loại trừ tên bạn đã nhập.
- Căn chỉnh công thức lịch sự với sự chậm chạp.
Đăng nhập bằng cách nhập tên của bạn. Chữ ký của bạn phải được kết luận. Tốt nhất là mô tả tên của bạn trong chữ thảo.
- Bạn có thể ký tên của bạn, nếu mối quan hệ của bạn với người nhận cho phép. Thêm tên của bạn, nếu nó có thể không nhận ra bạn bằng cách chỉ đọc tên của bạn.

Phương pháp 3 Email chính thức hoặc thương mại

Bắt đầu với một lời giới thiệu. Bạn sẽ cần mô tả mục đích của email của bạn một cách chính xác và chính xác. Mô tả này phải được viết trong trường dành riêng cho đối tượng, và không phải cho chính nó.
- Nếu người nhận đang đợi email của bạn, bạn có thể giới hạn bản thân chỉ ra tham chiếu của đối tượng. Trong các trường hợp khác, viết mô tả này có thể tinh tế hơn. Mục tiêu là để thông báo cho người nhận về nội dung của bạn. Nói cách khác, cố gắng thúc đẩy người đọc của bạn mở email.
Viết một mẫu cuộc gọi. Thông thường đó là từ "đắt" theo sau là tiêu đề của người nhận hoặc tên của công ty.
- Địa chỉ thư cho một người cụ thể nếu có thể. Tránh gửi thư cho một người nhận không xác định. Sử dụng cụm từ "đúng với ai" như là phương sách cuối cùng.
- Nói một cách chính xác, trong tiếng Pháp, dấu phẩy phải được đặt sau dạng gọi.
- Nếu bạn do dự giữa "madam" hoặc "sir", hãy viết tên đầy đủ của người nhận.
- Bỏ qua một dòng sau mẫu cuộc gọi.
Viết một lá thư ngắn gọn và nhiều thông tin. Giống như các chữ cái khác, của bạn phải bao gồm phần giới thiệu, nội dung của chủ đề và kết luận. Khi soạn thảo, hãy cố gắng ngắn gọn và súc tích nhất có thể.
- Căn chỉnh e chính bên trái.
- Không sử dụng thụt đầu dòng.
- Các e phải là khoảng cách đơn. Tuy nhiên, bỏ qua một dòng từ đoạn này sang đoạn tiếp theo và sau đoạn cuối cùng.
Chọn một hình thức lịch sự. Nó sẽ được sử dụng để kết luận bức thư. Bạn có quyền lựa chọn giữa "chân thành" hoặc biểu hiện khác. Đặt dấu phẩy sau công thức này.
- Căn chỉnh công thức lịch sự ở bên trái và tuân theo các quy tắc chính tả bằng chữ in hoa.
- Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ khác như "Trân trọng", "Cảm ơn" hoặc "Trân trọng".
Nhập tên của bạn ngay lập tức theo kết luận. Với thiết bị điện tử, có lẽ bạn sẽ không thể ký bằng tay.
- Căn chỉnh tên của bạn ở bên trái.
Nhập thông tin liên lạc của bạn ở dưới cùng của bức thư. Bỏ qua một dòng sau tên của bạn, sau đó nhập địa chỉ, địa chỉ email, số điện thoại của bạn và, nếu có thể, địa chỉ của trang web hoặc blog của bạn.
- Căn chỉnh danh sách này sang trái với khoảng cách đơn. Nhập từng thông tin trên một dòng riêng biệt.

Phương pháp 4 Email thân thiện

Chỉ rõ đối tượng. Bắt đầu bằng cách nhập một mô tả ngắn và chính xác về chủ đề của e-mail của bạn trong hộp được cung cấp. Điều này cho phép người nhận nhanh chóng phân tích chủ đề trước khi mở email của bạn. Vì vậy, anh ta sẽ được thông báo và sẵn sàng để đọc nội dung của bạn.
Bắt đầu với một hình thức gọi. Bạn có sự lựa chọn giữa một số công thức. Nói chung, bạn sẽ bắt đầu với "đắt tiền". Sau đó nhập tên của người nhận.
- Căn chỉnh công thức này sang trái.
- Nếu bạn đang viết cho một người bạn thân, bạn có thể từ bỏ biểu mẫu này và chỉ cần bắt đầu bằng cách viết tên của bạn theo sau là dấu phẩy.
- Bỏ qua một dòng giữa mẫu cuộc gọi và email e.
Viết của bạn. Cũng như các chữ cái khác, e của bạn phải bao gồm phần giới thiệu, nội dung của chủ đề và kết luận. Tuy nhiên, nếu người nhận là bạn thân, định dạng này có thể là thừa.
Kết thúc email của bạn với một hình thức lịch sự. Bạn không cần phải trang trọng. Tuy nhiên, bạn phải đóng email của mình, ngay cả khi nó được gửi đến người thân.
- Nếu người nhận là một người bạn rất thân mật, bạn có thể kết thúc bằng cách nhập tên của mình, bỏ qua công thức lịch sự thông thường.