Cách nhận cuộc gọi

NộI Dung

• giai đoạn
• Phương pháp 1 Trả lời điện thoại khi làm việc
• Phương pháp 2 Trả lời điện thoại riêng
• Phương pháp 3 Trả lời một cuộc gọi điện thoại từ một số không xác định

Trong bài viết này: Trả lời điện thoại trong khi làm việc Trả lời điện thoại một cách riêng tư Trả lời một cuộc gọi điện thoại từ một số không xác địnhReferences

Biết cách trả lời điện thoại là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống. Trong các trường hợp chuyên nghiệp, chẳng hạn như nhận được một cuộc gọi kinh doanh hoặc một cuộc gọi từ một nhà tuyển dụng tiềm năng, một phương thức chào hỏi chính thức hơn được yêu cầu. Nếu bạn nhận được một cuộc gọi từ một người bạn, một người yêu hoặc một thành viên gia đình, bạn sẽ có xu hướng trả lời một cách đơn giản và tự nhiên hơn. Nếu bạn nhận được một cuộc gọi từ một số chưa biết, bạn sẽ cần sử dụng một kỹ thuật đã được chứng minh và thận trọng.

giai đoạn

Phương pháp 1 Trả lời điện thoại khi làm việc

1. 
   

   
   Hãy chuyên nghiệp. Khi bạn nhận được một cuộc gọi đến dịch vụ, bạn không thể luôn biết ai ở đầu dây bên kia. Trả lời một cách chuyên nghiệp sẽ giúp bạn bắt đầu cuộc trò chuyện.
   • Khi bạn nghi ngờ, chỉ cần nói "xin chào, đó là Carl trên điện thoại".
   • Ngay cả khi bạn biết người gọi là ai, đó có thể là sếp của bạn gọi từ điện thoại của một trong những đồng nghiệp của bạn! Trả lời bằng cách nói "vâng, cái gì? Sẽ cho một ấn tượng tiêu cực hoặc thất lạc quá mức về bạn.

2. 
   

   
   Tập trung vào cuộc trò chuyện. Thể hiện bản thân hoàn toàn hiện diện. Dừng tất cả công việc và dành một chút thời gian để sẵn sàng.
   • Thể hiện trên khuôn mặt của bạn, biểu hiện mà bạn muốn chiếu trước khi hạ cánh. Điều này tạo nên sự khác biệt: cho dù bạn đang cười, cau mày hay khóc, người đối thoại của bạn sẽ cảm nhận được điều đó qua giọng điệu của bạn.
   • Giữ cho bản thân bạn không lướt internet hoặc làm mất tập trung trong suốt cuộc gọi. Nếu bạn không có mặt, người đối thoại sẽ có thể cảm nhận được nó.

3. 
   

   
   
   
   Luôn luôn trình bày bản thân. Trong kinh doanh, thật thích hợp để trả lời một cuộc gọi điện thoại nói tên của bạn và của công ty bạn: "Xin chào, cảm ơn bạn đã gọi cho công ty XYZ. Tôi là Carl. Tôi có thể làm gì cho bạn? "
   • Nếu đó là một cuộc gọi nội bộ và bạn biết điều đó, bạn có thể trả lời bằng cách đặt tên của bộ phận và tên của bạn thay vào đó: "Xin chào, bạn đang ở trong bộ phận webdev, Carl trên điện thoại. Tôi có thể làm gì cho bạn ngày hôm nay? Điều này sẽ cho phép người đối thoại của bạn biết rằng anh ta đã giải quyết đúng người và rằng bạn sẵn sàng hỗ trợ anh ta. Nói chuyện với một giọng điệu thân thiện, thân thiện sẽ làm cho cuộc trò chuyện trở nên dễ chịu hơn đối với mỗi bạn.
   • Trong hầu hết các dịch vụ, có các quy tắc để nhận cuộc gọi mà tất cả nhân viên phải tuân theo. Luôn thể hiện sự chân thành, ngay cả khi bạn bị buộc phải làm theo hướng dẫn một cách ngu ngốc, bởi vì khách hàng sẽ có thể nói nếu bạn thực sự nhiệt tình hoặc nếu bạn chỉ đọc hướng dẫn: "Chào mừng bạn đến với đường dây điện thoại của Burger ngon, ngôi nhà của bánh ngọt tốt! Sẽ nghe thật lố bịch nếu bạn không nói điều đó với niềm tin.

4. 
   

   
   
   
   Trả lời với sự quan tâm đầy đủ. Thể hiện bản thân kiên nhẫn, tôn trọng và thuyết phục. Làm hết sức để làm cho bản thân hữu ích. Cố gắng không nói chuyện một cách quá bình thường cho đến khi bạn biết ai đang trực tuyến.
   • Nếu người khác không xuất hiện, hãy nói: "Tôi có thể tìm ra ai trên điện thoại không? Điều quan trọng là phải biết ai đang gọi trong trường hợp bạn cần liên hệ lại với anh ta hoặc chuyển anh ta sang một đường dây khác. Thái độ này cũng cho phép người đó cảm thấy rằng họ đang được đối xử cá nhân và bằng cách mở rộng rằng họ là đặc biệt. Điều quan trọng là tạo mối quan hệ chuyên nghiệp tích cực với những người gọi cho bạn nhiều lần.
   • Cố gắng đừng thô lỗ, ngay cả khi bạn cảm thấy thất vọng. Hãy nhớ rằng trong kinh doanh, lời nói và hành động của bạn phản ánh trực tiếp hình ảnh của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn đưa ra một hình ảnh xấu về doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ làm hỏng doanh nghiệp và người quản lý của bạn sẽ không chấp nhận nó.

5. 
   

   
   Chuẩn bị nhận một cái. Nếu ai đó gọi để nói chuyện với người quản lý hoặc đồng nghiệp của bạn, nhưng bạn là người duy nhất sẵn sàng nhận người này vào lúc này, hãy lịch sự hỏi ai đang nghe điện thoại và yêu cầu họ nói những gì họ đang gọi. Lắng nghe cẩn thận và viết ra càng nhiều thông tin càng tốt:
   • Nếu người mà anh ta đang cố gắng tiếp cận không có sẵn, hãy nói với anh ta: "Tôi xin lỗi, nhưng ông O'Halloran không có mặt tại thời điểm này. Bạn có muốn để lại cho anh ta một? "
   • Hãy nhớ ghi lại tên người, số điện thoại và chủ đề cuộc gọi của họ. Đánh giá mức độ khẩn cấp của cuộc gọi: bạn có cảm thấy rằng người gọi cần hỗ trợ trong hai giờ tới hoặc chỉ trong một tuần không? Nếu đây là một cuộc gọi khẩn cấp, sẽ cần phải giải quyết vấn đề nhanh nhất và hiệu quả nhất có thể, vì vậy hãy chắc chắn tiến hành càng sớm càng tốt.

6. 
   

   
   Hãy cảnh giác với các cuộc gọi nhằm thu thập thông tin. Nếu bạn không nhận ra ai đang gọi và hỏi thông tin về bạn hoặc người khác, hãy cẩn thận không cung cấp quá nhiều thông tin về cách thức hoạt động của doanh nghiệp trong nội bộ.
   • Ngay cả khi người đối thoại đưa ra tên của anh ấy và tên của công ty anh ấy, bạn phải cẩn thận trừ khi đó là một liên hệ đáng tin cậy. Nếu bạn nghi ngờ, hãy tạm dừng cuộc gọi trong một phút và hỏi đồng nghiệp để được tư vấn: "Chúng ta đã từng làm việc với một người tên Dave Neal chưa? Anh ấy hỏi rất nhiều câu hỏi về thủ tục và khả năng của chúng tôi và tôi muốn chắc chắn rằng tôi có thể tin tưởng anh ấy. "
   • Trong kinh doanh, bạn phải nói: "Tôi xin lỗi, thưa ngài hoặc thưa bà. Theo quy định của công ty, tôi không được phép cung cấp thông tin này. Tôi có thể biết mục đích mà bạn đang tìm kiếm thông tin này không? Sau đó, rút ​​ra phân tích của bạn.

Phương pháp 2 Trả lời điện thoại riêng

1. 
   

   
   Xin chào, bất cứ ai đang gọi. Nếu bạn biết ai đang gọi, xem xét danh tính và kinh nghiệm của anh ấy, hãy chào hỏi anh ấy như bạn sẽ làm nếu bạn ở trước mặt cô ấy. Nếu bạn không biết người gọi, hãy trả lời chính thức hơn và đợi cô ấy nói chủ đề cuộc gọi của cô ấy.
   • Như một lời chào tiêu chuẩn, được quốc tế công nhận: nói "allo? Trả lời với một câu hỏi nhẹ vào cuối lời chào của bạn, như thể bạn đang hỏi một câu hỏi. Thuật ngữ "allo? Sẽ dẫn người đối thoại trả lời, và trong hầu hết các trường hợp, anh ta sẽ tiếp tục cho bạn biết mục đích của cuộc gọi của anh ta.
   • Nếu người gọi là một người bạn, hãy chào anh ta một cách tình cờ: "xin chào, Tom! Ban khoe khong "
   • Nếu người gọi là người quản lý, người quen hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng, hãy chào họ theo cách trang trọng nhưng quen thuộc hơn: "Chào buổi tối, ông Lynch, ông có khỏe không?" "
   • Nếu bạn không biết người gọi, hãy giới hạn bản thân trong một "allo đơn giản? "

2. 
   

   
   Sau khi nói "xin chào? ", Đợi câu trả lời của người đối thoại. Cách bắt đầu cuộc trò chuyện này khuyến khích người đối thoại của bạn tự giới thiệu. Nhìn vào ví dụ sau. Những gì bạn cần nói được ghi chú trong mỡ và những gì người đối thoại phải nói trong nghiêng :
   • Xin chào
   • Xin chào, Carl, đó là Tom.
   • Ồ, xin chào, Tom! Có gì mới?
   • Tôi chỉ gọi để xem nếu bạn sẽ có mặt sau. Tôi nghĩ tôi muốn đề nghị bạn đi xem bộ phim Chiến tranh giữa các vì sao mới.
   • Vâng, tôi thích xem phim Chiến tranh giữa các vì sao!

3. 
   

   
   Cá nhân hóa lời chào của bạn. Khi bạn đã có thêm kinh nghiệm trong việc trả lời các cuộc gọi điện thoại, bạn có thể bắt đầu tạo các mẫu chào của riêng mình và các cụm từ cụ thể mà bạn có thể sử dụng nhiều lần.
   • Hãy nhớ xác định chính mình qua lời chào của bạn: "xin chào, đó là Carl" hoặc "Carl trên điện thoại".
   • Hãy suy nghĩ về việc thử nghiệm các biến thể quen thuộc của lời chào "xin chào? "Hi" hoặc "hi" hoặc "cuckoo, có chuyện gì thế?" Hoặc "xin chào, bạn thế nào?" Những lời chào quen thuộc này phù hợp hơn giữa bạn bè và kiến ​​thức không chuyên nghiệp.

4. 
   

   
   Thiết kế một giọng hát cho những lúc bạn sẽ đi Bất cứ ai là bạn bè, cha mẹ hoặc nhà tuyển dụng của bạn đều có thể rơi vào máy trả lời của bạn, vì vậy hãy đảm bảo giọng nói của bạn lịch sự và súc tích. Tránh những giọng nói không đùa hoặc đùa trừ khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng chỉ bạn bè của bạn sẽ gọi.
   • Nói, "bạn đang ở trên máy trả lời của Carl. Tôi xin lỗi tôi không thể trả lời bạn ngay bây giờ. Để lại một và tôi sẽ trả lời bạn càng sớm càng tốt.
   • Hãy nghĩ đến việc thiết kế một gia đình có tiếng trong trường hợp bạn đang sử dụng điện thoại gia đình. Nói: "Xin chào, đây là gia đình Rogers. Chúng tôi xin lỗi, chúng tôi không thể trả lời bạn tại thời điểm này, nhưng hãy để lại một và chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn sớm nhất có thể! Hãy ghi lại những tiếng nói vui vẻ của tất cả các thành viên trong gia đình. Cố gắng làm cho cả gia đình nói chuyện trong điệp khúc hoặc để mỗi thành viên trong gia đình kể một phần của gia đình.
   • Hãy nhớ hỏi trực tiếp thông tin của người gọi, thay vì chỉ yêu cầu anh ta để lại: "Xin vui lòng, để lại tên, số điện thoại của bạn và chủ đề của cuộc gọi của bạn và tôi sẽ gọi lại cho bạn càng sớm càng tốt. " Áp dụng phương pháp cụ thể hơn này có vẻ phù hợp hơn với số điện thoại mà bạn mong muốn nhận được nhiều cuộc gọi kinh doanh.

Phương pháp 3 Trả lời một cuộc gọi điện thoại từ một số không xác định

1. 
   

   
   Hãy xem xét người có thể gọi cho bạn. Nếu bạn đang chờ một cuộc gọi từ ai đó (một người quen mới, một tổ chức hoặc một nhà tuyển dụng tiềm năng), hãy trả lời điện thoại với ý nghĩ đó. Đánh giá bản thân để biết liệu tình huống này có cần một lời chào chính thức hơn một chút hoặc ít trang trọng hơn, tuy nhiên vẫn giữ được hình thức, bởi vì bạn không bao giờ biết.
   • Trả lời một cách lịch sự và theo cách ít chính thức hơn, trong trường hợp này. Một "allo đơn giản? Sẽ thích hợp. Bạn không cần phải báo cáo ngay lập tức. Nếu người gọi bạn biết hoặc nhìn thấy tên của bạn trên thẻ, cô ấy sẽ hỏi, "Tôi có thể nói chuyện với Carl không? "
   • Nếu cuộc gọi xuất hiện dưới dạng như chưa biết hoặc mang mặt nạ, không cảm thấy bắt buộc phải trả lời. Trả lời, nếu bạn muốn, hoặc chỉ chờ xem người gọi sẽ để lại giọng nói. Bạn luôn có thể gọi lại, trong trường hợp đó là một cuộc gọi quan trọng.

2. 
   

   
   Coi chừng chơi khăm. Nếu bạn trả lời cuộc gọi và bạn thấy rằng đó thực sự là một cuộc gọi vô lý hoặc gây hấn, đó có thể là một trò đùa. Một số trò đùa là thô tục và rõ ràng, trong khi những người khác sẽ cố gắng lừa bạn nghĩ rằng đây là một cuộc gọi quan trọng hợp pháp. Hãy đối xử với những người thích đùa như bạn với những kẻ bắt nạt: nếu bạn ở lại trực tuyến và chơi trò chơi của họ, điều đó sẽ khuyến khích họ. Tuy nhiên, sẽ vẫn hữu ích khi ở lại trực tuyến và chơi trò chơi, trong trường hợp nó cho bạn biết ai đang gọi. Một số công ty viễn thông Hoa Kỳ cung cấp dịch vụ sàng lọc cuộc gọi: Nếu bạn quay số * 69 sau khi bạn gác máy, dịch vụ gọi tự động sẽ cung cấp cho bạn tất cả thông tin công khai về số cuối cùng gọi cho bạn.

3. 
   

   
   Cẩn thận với các nhà tiếp thị từ xa. Nếu bạn trả lời một cuộc gọi từ một số điện thoại không xác định và người ở đầu dây bên kia bắt đầu hỏi bạn những câu hỏi về bạn, họ có thể đang tìm cách khiến bạn rời khỏi điện thoại tiền.
   • Những người tiếp thị qua điện thoại gọi hàng chục người mỗi ngày và hầu hết những người này không quan tâm đến những gì họ bán. Đừng xấu hổ khi nói, "cảm ơn bạn đã gọi, nhưng tôi không quan tâm. Chúc các bạn một ngày tốt lành! Sau đó, bạn có thể gác máy để không lãng phí thời gian của bạn hoặc của họ.
   • Nếu bạn không muốn nhận thêm bất kỳ cuộc gọi nào từ công ty cụ thể này, hãy yêu cầu nhà tiếp thị từ xa đưa số của bạn vào "danh sách đen" của anh ấy. Hầu hết các công ty sẽ có xu hướng tuân thủ yêu cầu của bạn và ngừng làm phiền bạn.
   • Nếu bạn quan tâm đến những gì nhà tiếp thị qua điện thoại cung cấp, bạn có thể ở lại trực tuyến và lắng nghe nó. Hãy nhớ rằng, bạn càng ở lâu trên mạng, bạn càng muốn bán sản phẩm!
   • Nếu họ hỏi bạn thông tin về bạn hoặc người khác trong gia đình bạn, hãy hỏi họ về tên của họ và tên doanh nghiệp của họ trước khi nói với họ bất cứ điều gì. Điều cuối cùng bạn cần làm là cung cấp quá nhiều thông tin cho các nhà tiếp thị từ xa! Nếu họ nghi ngờ hoặc không muốn nói họ là ai, hãy nhớ rằng bạn không phải tiếp tục nói chuyện với họ.