Làm thế nào để viết một quan sát

NộI Dung

• giai đoạn
• Phương pháp 1 Thực hiện quan sát cho nhân viên bằng cách
• Phương pháp 2 Thực hiện quan sát như một phần của đánh giá hiệu suất
• Phương pháp 3 Thực hiện quan sát cho học sinh

Trong bài viết này: Thực hiện các quan sát cho nhân viên bằng cách thực hiện quan sát như một phần của đánh giá hiệu suất Thực hiện các quan sát cho học sinh28 Tài liệu tham khảo

Một quan sát là rất quan trọng để giúp người học và người lao động cải thiện. Ngoài việc cần thiết, một quan sát là cần thiết trong nơi làm việc và lớp học. Điều này là rõ ràng hơn nếu bạn đang ở trong một vị trí phân cấp hoặc giảng dạy mọi người. Với một số lượng lớn nhân viên làm việc từ xa, việc đưa ra phản hồi trong email đã trở nên đặc biệt quan trọng. Nếu bạn giám sát các nhân viên khác, bạn có thể viết phản hồi như một phần của đánh giá hiệu suất. Nếu bạn là một giáo viên, bạn sẽ thường phải đưa ra nhận xét cho người học của bạn.

giai đoạn

Phương pháp 1 Thực hiện quan sát cho nhân viên bằng cách

1. 
   

   
   Cho biết lý do cho email của bạn. Bạn có thể làm điều này trong trường chủ đề hoặc trong phần thân của email. Nó thường được chấp nhận để thông báo cho nhân viên trong chủ đề của email để anh ta biết những gì mong đợi trong các dòng để làm theo.
   • Đây là một ví dụ về một chủ đề email: "nhận xét về bản thảo sơ bộ. Khởi đầu tốt "

2. 
   

   
   Giới thiệu thư với một nhận xét thân thiện. Điều này sẽ khiến người nhận hiểu rằng bạn đang đánh giá cao một cách thân thiện và không quan trọng. Điều này sẽ cải thiện khuynh hướng của anh ấy để nhận thức những lời chỉ trích của bạn là mang tính xây dựng.
   • Bạn có thể bắt đầu bằng một câu như: "Tôi hy vọng tuần của bạn sẽ diễn ra tốt đẹp! "

3. 
   

   
   
   
   Chào hỏi công việc được thực hiện bởi nhân viên. Rất có khả năng người mà bạn đang đưa ra nhận xét đã nỗ lực đáng kể trong việc thực hiện công việc bạn đang đánh giá. Làm điều đó ngay từ đầu bằng cách bày tỏ lòng biết ơn cho những nỗ lực.
   • Ví dụ, bạn có thể nói: "Cảm ơn bạn đã hoàn thành công việc trong dự án này. Công việc của bạn rất đáng chú ý

4. 
   

   
   Hãy bình luận tích cực trước. Nói với người đó những gì họ giỏi lúc đầu tạo tiền đề cho các nhà phê bình trong tương lai. Hãy trung thực, nhưng tìm kiếm sự tích cực. Bạn có thể tập trung vào công việc hiện tại hoặc những nỗ lực được cung cấp trước đó.
   • Hãy thử từ ngữ này: "Dự án mới này là chất lượng. Bạn đã đạt được những mục tiêu xuất sắc và tôi có đủ chi tiết trong phương pháp của bạn. "

5. 
   

   
   
   
   Xây dựng ý kiến ​​tiêu cực dưới dạng lời khuyên. Mặc dù có thể hiệu quả hơn khi liệt kê tất cả các thay đổi cần thực hiện, nhưng nhân viên có thể khó đọc và không khuyến khích họ. Thay vào đó, chèn bình luận như những thay đổi bạn sẽ thực hiện.
   • Bạn có thể viết: "Tôi sẽ thay đổi phần 1 và 2, sau đó tôi sẽ đưa ngân sách vào phần 3" hoặc "Tôi sẽ xóa đoạn thứ hai, nhưng tôi sẽ thêm đánh giá về tiến trình của dự án để kết thúc phần".

6. 
   

   
   Giải thích ý kiến ​​tiêu cực của bạn. Hãy nói rõ cho người biết vấn đề nằm ở đâu bằng cách giải thích chi tiết khi cần thiết. Nếu lời chỉ trích đề cập đến một sự thay đổi theo hướng hoặc kỳ vọng, hãy nói như vậy bằng cách giải thích lý do cho sự thay đổi.
   • Bạn có thể nói điều này: "Chúng tôi đang thực hiện một sự thay đổi trong công ty cho các dự án chi tiết hơn, do đó cần phải có nhiều hơn trong một số phần. Tôi đã nhấn mạnh các phần mà bạn cần bao gồm thêm thông tin. "
   • Nếu bình luận của bạn liên quan đến hành vi của nhân viên, hãy luôn minh họa các bài viết của bạn bằng một số ví dụ. Ví dụ: nếu nó liên quan đến quần áo không phù hợp khi gặp khách hàng, bạn nên đưa ra ví dụ về những gì bạn đổ lỗi. Bạn có thể nói với anh ấy điều này: "Trong cuộc họp cuối cùng với một khách hàng, bạn đã đi dép xỏ ngón và thời gian trước đó, bạn mặc một chiếc áo phông. Kiểu trang phục thoải mái này không phù hợp để mang đến một hình ảnh chuyên nghiệp của xã hội chúng ta.

7. 
   

   
   Chỉ định cách nhân viên có thể giải quyết vấn đề. Lời khuyên của bạn có thể không có ích nếu bạn không giải quyết các giải pháp để khắc phục vấn đề. Tùy thuộc vào mục đích phản hồi của bạn, đây có thể là danh sách những điều cụ thể hoặc danh sách kiểm tra chung về các mục cần nhắm mục tiêu.
   • Bạn có thể cung cấp các ví dụ về các giải pháp có thể. Đây là một cách tốt để tiến hành khi bạn có một ý tưởng rõ ràng. Vì vậy, bạn có thể nói điều này: "Đối với bài thuyết trình tiếp theo của bạn, chỉ sử dụng màu trung tính và tránh chuyển tiếp. Vì khách hàng có mặt tại các cuộc họp này, bạn không nên sử dụng biệt ngữ của công ty.
   • Bạn cũng có thể đặt câu hỏi cho nhân viên để giúp họ tìm phương pháp giải quyết. Đây là một cách tuyệt vời khác để giải quyết các vấn đề có thể được giải quyết theo một ngàn cách. Ví dụ: "Những cách giúp bạn cải thiện tài liệu của mình trong tương lai là gì? Hoặc những thay đổi nào bạn có kế hoạch kết hợp vào bài thuyết trình tiếp theo của bạn? "

8. 
   

   
   Nhắc nhở nhân viên về tất cả các hậu quả có thể. Một số vấn đề kinh doanh có thể gây bất lợi cho công ty và nhân viên cần được thông báo. Hầu hết thời gian, có những hậu quả nhỏ, nhưng đôi khi bạn có thể mất một khách hàng hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng kém hiệu quả hơn do sự bất tài của công nhân. Tùy thuộc vào tình huống, có thể có hậu quả đối với người lao động nếu anh ta không áp dụng các điều chỉnh cần thiết. Vì vậy, bạn phải thông báo cho anh ta về các vấn đề.
   • Bạn có thể thông báo cho họ rằng công ty có thể mất khách hàng do lỗi trong các tài liệu.
   • Bạn cũng có thể thông báo cho anh ta rằng nếu anh ta không cải thiện tài liệu, anh ta sẽ bị xóa khỏi các dự án mới.

9. 
   

   
   Kết luận bằng cách làm rõ và giải thích sự đánh giá cao của bạn. Đó là một cách thân thiện để kết luận email của bạn để thông báo cho nhân viên rằng bạn đứng về phía họ. Ngoài ra, nó sẽ giúp họ dễ dàng yêu cầu bạn làm rõ nếu họ không hiểu một khía cạnh nào trong các bình luận của bạn.
   • Viết một câu như thế này: "bạn có thể hỏi tôi bất kỳ câu hỏi hoặc làm rõ thêm về một vấn đề".

Phương pháp 2 Thực hiện quan sát như một phần của đánh giá hiệu suất

1. 
   

   
   Xác định một mục tiêu. Mục tiêu này là lý do biện minh cho việc đánh giá. Biết anh ấy có thể giúp bạn hình thành nhận xét tốt hơn và giúp nhân viên biết được mong đợi của bạn.
   • Ví dụ, bạn có tập trung vào việc cải thiện nhân viên không? Bạn đang làm một đánh giá tổng thể về công ty để xác định loại cải tiến chuyên nghiệp nào sẽ mang lại lợi ích cho xã hội? Có phải là một đánh giá hàng quý?
   • Thông báo cho người lao động về mục đích đánh giá khi đưa ra ý kiến. Bạn có thể nói: "Công ty có kế hoạch cung cấp các buổi đào tạo lại dựa trên nhu cầu của nhân viên, đó là lý do tại sao tôi xem xét hiệu suất của nhau."

2. 
   

   
   Kiểm tra các nhận xét đã được thực hiện. Đây có thể là một thông báo về một đánh giá trước đó, cũng như một quan sát được xây dựng không chính thức trong giai đoạn đánh giá. Bạn cũng phải đánh giá cao sự xem xét của họ về ý kiến ​​này. Họ đã sử dụng điều này để cải thiện? Họ đã bỏ qua nó?
   • Nếu họ đã tính đến một ý kiến ​​trước đó, điều này có thể được coi là một điểm tích cực trong đánh giá này.
   • Nếu họ đã bỏ qua các khuyến nghị trước đó, bạn có thể giải quyết cả câu hỏi ban đầu và thiếu chủ động để xem xét quan sát.

3. 
   

   
   Giải thích các bình luận tích cực bằng cách đưa ra các ví dụ cụ thể. Đó là khuyến cáo để luôn luôn bắt đầu với các ý kiến ​​đúng. Nói với nhân viên những gì họ đã làm tốt và những gì họ đã làm. Trong khi vẫn trung thực, hãy cố gắng tạo ra nhiều điều tích cực như bạn làm cho những điều tiêu cực.
   • Cung cấp minh họa như sau: "Bạn đã thể hiện sáng kiến ​​bằng cách tự nguyện dẫn dắt dự án và bạn đã thể hiện được khả năng lãnh đạo đã được chứng minh trong việc điều phối nhóm của mình, tính đến các đề xuất và ủy thác hoàn thành nhiệm vụ."
   • Khuyến khích các hành vi bạn muốn duy trì.

4. 
   

   
   Hãy chỉ trích mang tính xây dựng bằng cách đưa ra các ví dụ cụ thể. Nhấn mạnh sự chỉ trích về những gì có thể mang lại lợi ích cho tổ chức và việc đạt được các mục tiêu công việc. Nói với họ những gì bạn xác định là một khó khăn và đó là một vấn đề như thế nào.
   • Cho ví dụ cụ thể. Dưới đây là một số ví dụ: "Trong 3 bài thuyết trình trước của bạn, bạn đã bỏ qua các ước tính ngân sách, làm trì hoãn dự án" hoặc "số tài khoản trung bình có được trong quý trước là 6, nhưng bạn chỉ giữ lại 2 Đây là một dấu hiệu của sự kém hiệu quả.

5. 
   

   
   Đặt mục tiêu hiệu suất cho đánh giá tiếp theo. Điều này sẽ giúp người lao động biết họ cần gì để tập trung nỗ lực vào việc cho phép công ty của bạn có được những gì họ muốn từ nhân viên của mình. Nó cũng sẽ giúp đánh giá hữu ích cho nhân viên vì giờ họ biết bạn muốn họ học gì từ kỳ thi.
   • Mục tiêu phải ngắn gọn và chính xác. Ví dụ: "nhân viên phải có trung bình 4 doanh số mỗi ngày", "công nhân cần tăng cường giao tiếp với khách hàng" hoặc "nhân viên phải được đào tạo lãnh đạo".
   • Hãy chắc chắn rằng đánh giá tiếp theo tập trung vào các mục tiêu hiệu suất này, vì đây là những gì nhân viên sẽ mong đợi.

6. 
   

   
   Cung cấp các cơ hội đào tạo chuyên nghiệp. Dựa trên các khuyến nghị của bạn về những lời chỉ trích mang tính xây dựng mà bạn đã cung cấp. Tùy thuộc vào tài nguyên của bạn, điều này có thể bao gồm hội thảo, đào tạo, thực tập hoặc cố vấn. Nếu bạn không có đủ tài nguyên, bạn có thể tìm kiếm các khóa học trực tuyến miễn phí.
   • Hãy sẵn sàng thay đổi các đề xuất này sau khi thảo luận với các công nhân về việc đánh giá. Ví dụ, họ có thể áp dụng cho một chương trình phát triển chuyên nghiệp mà bạn chưa xem xét.
   • Bạn cũng phải xem xét các mục tiêu việc làm của nhân viên của bạn. Ví dụ, nếu một công nhân muốn ở vị trí quản lý, bạn có thể chọn đào tạo lãnh đạo làm lựa chọn phát triển nghề nghiệp. Ngoài ra, nếu nhân viên của bạn quan tâm đến thiết kế đồ họa, bạn có thể ủy quyền cho họ tham gia một khóa đào tạo để đưa các kỹ năng có được của họ vào dịch vụ của công ty bạn.

7. 
   

   
   Kết luận với một lưu ý khích lệ. Dù kết quả đánh giá là gì, không ai muốn nghe những khiếm khuyết này hoặc những gì anh ta cần cải thiện. Kết luận với một lưu ý khích lệ có thể giúp nhân viên cảm thấy quan trọng thay vì cảm thấy quá tải và nản lòng.
   • Bạn có thể nói: "Quý trước được đánh dấu bởi những thất bại bất ngờ, nhưng bạn đã làm rất tốt việc điều chỉnh năng suất của mình. Chúng tôi đánh giá cao nỗ lực của bạn và mong muốn được nhìn thấy kết quả tốt hơn trong quý này. "

8. 
   

   
   Khuyến khích người đối thoại của bạn trả lời. Nó có thể là một phản hồi bằng lời nói sau khi thảo luận đánh giá hoặc bạn có thể yêu cầu nhân viên điền vào mẫu đơn trả lại. Bạn sẽ có câu trả lời tốt hơn nếu bạn cho phép họ suy nghĩ về đánh giá và viết bình luận khi bạn vắng mặt.
   • Yêu cầu họ nhận xét về các ý kiến ​​bạn đã thực hiện. Dưới đây là một số ví dụ: "Nếu bạn có thể cải thiện điều gì đó trên phản hồi của tôi, thì đó là gì? Và nhận xét rõ ràng và hữu ích? "

Phương pháp 3 Thực hiện quan sát cho học sinh

1. 
   

   
   Tập trung vào việc học của học sinh. Mục đích của các quan sát là giúp người học nghiên cứu. Do đó, cung cấp lời khuyên hữu ích nhằm cải thiện công việc của họ thay vì chỉ xác định lỗi. Xây dựng chúng như một chỉ dẫn và không chỉ là một lời chỉ trích.
   • Bạn có thể viết báo cáo quan sát về các loại bài tập về nhà khác nhau như bài tập viết, thuyết trình và dự án.

2. 
   

   
   Hãy đánh giá cao nội dung và kỹ thuật. Thật vậy, người học cần hoàn thiện bản thân ở hai khía cạnh này. Điều này thậm chí còn quan trọng hơn nếu học sinh mạnh hơn ở một lĩnh vực so với khu vực khác. Ví dụ, một sinh viên có thể có những ý tưởng rất tốt với sự phát triển rất tốt khi anh ta mắc quá nhiều lỗi chính tả, dấu câu, cắt quá nhiều câu và xây dựng các câu vô tận.
   • Nếu bạn đang nhận xét về một bài thuyết trình hoặc dự án bằng miệng, hãy chắc chắn để thực hiện một quan sát trên tất cả các khía cạnh của bài tập.
   • Ví dụ, các nhận xét về một bài thuyết trình nên giải quyết nội dung và kỹ năng nói trước công chúng, trong khi những nhận xét về một dự án nên tập trung vào nội dung, sáng tạo và thực hiện.

3. 
   

   
   Hãy cụ thể về những quan sát tích cực và tiêu cực. Viết bình luận như "làm việc tốt", "cải thiện chăm chỉ" hoặc "có thể làm tốt hơn" không cho người học thấy những gì anh ta cần cải thiện hoặc những gì anh ta đã làm tốt. Để những quan sát của bạn có hiệu quả, anh ấy cần biết những gì bạn nghĩ là tốt hay không.
   • Đây là một ví dụ: "Luận án của bạn rất rõ ràng, được viết tốt và tuân theo định dạng tôi đã dạy cho bạn. Mặt khác, việc trình bày đề tài phải được xem xét vì nó không đề cập đến luận án của bạn ".
   • Một cách diễn đạt khác: "ý tưởng của bạn được phát triển tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên tham gia vào các hướng dẫn để chúng tôi làm việc theo dấu câu bạn thường làm và phân đoạn các câu bạn không thành công".
   • Hãy kết hợp các bình luận tích cực và phê bình mang tính xây dựng.

4. 
   

   
   Đề xuất cách cải thiện thay vì sửa chữa sai lầm. Bạn có thể đánh dấu một số lỗi, nhưng tránh sửa tất cả bài tập của học sinh. Mô tả vấn đề bạn tìm thấy trên trang tính, chẳng hạn như sử dụng dấu phẩy quá mức, và sau đó đề xuất những gì cần cải thiện.
   • Bạn có thể nói điều này: "Bạn đã sử dụng dấu phẩy quá nhiều trong văn bản của mình. Tôi khuyên bạn nên xem lại các quy tắc về việc sử dụng dấu phẩy. Nếu bạn tham gia vào các hướng dẫn, chúng tôi sẽ làm việc cùng nhau trên một đoạn văn. "

5. 
   

   
   Đặt mức độ ưu tiên cho nhiệm vụ hoặc dự án tiếp theo. Điều này cho phép sinh viên tập trung vào một cái gì đó để tiến về phía trước trong công việc. Bạn có thể rút ra các mục tiêu học tập hoặc người học cần đặt ưu tiên dựa trên công việc bạn làm.
   • Bạn có thể nói: "Từ giờ phút này, tôi muốn bạn ngừng làm những câu bị hỏng và tập trung vào việc sử dụng cách chủ động".

6. 
   

   
   Giới hạn quan sát của bạn vào một phần hoặc kỹ năng duy nhất. Tập trung sự chú ý của bạn vào các mục tiêu học tập hiện tại hoặc nhu cầu của người học mà bạn đang đánh giá. Hãy chắc chắn rằng các sinh viên của bạn biết rằng bạn đã giới hạn đánh giá của bạn chỉ trong một phần công việc để họ không cho rằng các phần khác nằm ngoài sự trách móc.
   • Bạn có thể đánh dấu hoặc đánh dấu phần bằng cách bình luận.
   • Trước khi cho người học làm bài tập về nhà, hãy thông báo cho họ rằng bạn chỉ thực hiện các quan sát về các phần của bài tập.
   • Bạn cũng có thể cho phép họ chọn khái niệm hoặc chương sẽ là chủ đề của các quan sát.

7. 
   

   
   Tránh áp đảo học sinh. Nếu nó có nhiều lỗi, đừng thực hiện tất cả các quan sát cùng một lúc. Đưa ra nhiều nhận xét cùng một lúc có thể gây quá tải cho người học và khiến anh ta nản lòng. Thay vào đó, hãy bắt đầu với các bản vá hoặc thay đổi đơn giản nhất.
   • Ví dụ: bạn có thể bắt đầu bằng cách tập trung vào việc tránh các câu rời rạc và tìm trong từ điển những từ mà bạn không biết cách đánh vần.
   • Bạn cũng có thể chỉ tập trung vào mục tiêu học tập của bài tập.

8. 
   

   
   Khuyến khích người học của bạn tiếp tục làm việc. Kết luận về một lưu ý tích cực, thúc đẩy họ tiếp tục làm việc. Bạn có thể đề cập đến những cải tiến khác mà bạn đã chỉ định trong công việc của họ bằng cách khuyến khích họ làm nhiều hơn nữa.
   • Bạn có thể viết như sau: "Theo quan điểm về cách viết của bạn đã được cải thiện trong năm nay, tôi biết bạn sẽ thực hiện một công việc tuyệt vời khi xem xét các đề xuất của tôi. Tôi không thể chờ đợi để đọc bản sao tiếp theo của bạn! "