Làm thế nào để viết một lá thư xin việc cho một nền giáo dục đại học

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Động não
• Phần 2 Bắt đầu quá trình viết
• Phần 3 Cấu trúc bức thư
• Phần 4 Viết một lá thư khó

Thư động lực (hoặc thư hỗ trợ) trên hết là một loại tài liệu bổ sung cho sơ yếu lý lịch, được gửi đến một nhà tuyển dụng để thông báo cho anh ta về sự sẵn sàng làm việc với anh ta. Tuy nhiên, nó cũng có thể đi kèm với một tệp ứng dụng khi bạn muốn được nhận vào một chương trình sau đại học hoặc học bổng. Khi nó được viết tốt, tài liệu này cung cấp thông tin cần thiết về ứng viên, nó phải được viết một cách sáng tạo và chu đáo. Vì phần này của quy trình đăng ký có thể rất quan trọng, bạn nên viết và hoàn thiện bức thư một cách kỹ lưỡng trước khi gửi nó.

giai đoạn

Phần 1 Động não

1. 
   

   
   Ghi chép. Trong suốt quá trình động não, hãy viết ra một số lưu ý quan trọng để tham khảo ý kiến ​​khi viết thư. Lưu ý cả chi tiết chính và phụ, cho dù bạn có sử dụng chúng trong thư xin việc hay không.

2. 
   

   
   Làm một nghiên cứu về các trường đại học và chương trình giảng dạy của nó. Đọc tất cả các tài liệu in hoặc kỹ thuật số được cung cấp bởi các trường đại học và chắc chắn kiểm tra trang web của nó. Đặc biệt chú ý đến các tiêu chí nhập học của chương trình bạn muốn theo dõi.
   • Nói chung, các trường đại học mô tả trình độ mà họ mong đợi từ các ứng cử viên khác nhau. Bạn có thể sử dụng thông tin này để điều chỉnh thư xin việc cho tổ chức mà bạn muốn đăng ký.
   • Ví dụ, nếu trường đại học liên quan đến nhiều nguyên nhân nhân đạo liên quan đến chủ đề của chương trình, bạn có thể nhấn mạnh hơn vào lợi ích nhân đạo của chính mình. Mặt khác, nếu tiêu chí tuyển sinh bị giới hạn nghiêm ngặt đối với các học giả, bạn sẽ cần tập trung vào nguyện vọng và kinh nghiệm học tập của mình.

3. 
   

   
   
   
   Hãy tự hỏi tại sao bạn là ứng cử viên lý tưởng. Ủy ban tuyển sinh của chương trình sẽ muốn biết lý do tại sao nên chọn bạn chứ không phải người khác. Tuy nhiên, trước khi cung cấp câu trả lời của bạn, bạn sẽ phải tự hỏi mình câu hỏi này.
   • Hãy nghĩ về sự nghiệp đại học của bạn cho đến nay. Hãy suy nghĩ về các khóa học, giáo viên và ảnh hưởng khiến bạn chọn con đường học tập hiện tại và xác định hướng đi của sự nghiệp.
   • Hãy suy nghĩ về lý do tại sao bạn chọn trường này và chương trình này. Xem xét tất cả các động lực của bạn, cho dù cá nhân hoặc chuyên nghiệp.

Phần 2 Bắt đầu quá trình viết

1. 
   

   
   Xây dựng kế hoạch của bức thư. Tập hợp tất cả các ghi chú của bạn và cố gắng sắp xếp chúng theo phác thảo rộng. Kế hoạch của bạn nên bao gồm các phần riêng biệt để giới thiệu, phát triển và nhận xét kết thúc của bạn.
   • Nếu bạn không biết cách cấu trúc chữ cái, hãy xem xét phân loại ghi chú của bạn theo sơ đồ hoặc cấu trúc tương tự. Mục tiêu của bước này là tổ chức các ý tưởng phi cấu trúc của bạn.

2. 
   

   
   
   
   Viết thư. Sau khi sắp xếp ý tưởng của bạn, bạn nên bắt đầu viết bản thảo đầu tiên của bức thư của bạn. Hãy nhớ rằng đây chỉ là một bản nháp thô: bạn sẽ cần phải sửa đổi để cải thiện nó trước khi gửi nó.
   • Bao gồm bất kỳ ý tưởng nào mà bạn nghĩ là có liên quan và mô tả chúng với càng nhiều chi tiết cảm giác càng tốt. Mặc dù bạn có thể kết thúc với quá nhiều thông tin, bạn sẽ có độ trễ để loại bỏ các ý tưởng không liên quan trong giai đoạn phát lại.
   • Xem lại ghi chú không chính thức và kế hoạch chính thức của bạn cho phần này của quy trình. Cũng lưu ý rằng bạn nên làm theo các hướng dẫn trong phần thứ ba của bài viết này.

3. 
   

   
   Đọc thư một vài ngày sau đó. Sau khi hoàn thành bản thảo đầu tiên, hãy dành ít nhất một hoặc hai ngày nghỉ ngơi trước khi nghĩ đến việc sửa đổi bức thư.
   • Ít nhất, bạn phải chú ý đến ngữ pháp và cấu trúc của bức thư của bạn.
   • Và quan trọng hơn, bạn cũng phải đọc lại thư của mình để đảm bảo tính chính xác và nhất quán của nó. Các sự kiện phải chính xác, các ý tưởng phải là bản gốc và giọng điệu phải chuyên nghiệp.

4. 
   

   
   Tìm kiếm sự chỉ trích mang tính xây dựng. Bước này không cần thiết, nhưng có thể hữu ích khi lấy ý kiến ​​bên ngoài từ những người có trình độ bao gồm cả giáo viên và đồng nghiệp đang tham gia khóa học giống như bạn.
   • Tốt nhất, bạn nên cố gắng liên hệ với ai đó đã đăng ký vào chương trình bạn đang đăng ký. Người này sẽ có một ý tưởng tốt hơn về những kỳ vọng của trường đại học.

5. 
   

   
   Sửa lại thư khi cần. Xem lại thư động lực từ một quan điểm quan trọng (của bạn và những người khác). Đừng ngại viết lại nhiều lần cho đến khi nó được viết tốt.
   • Loại bỏ các ý tưởng hoặc từ dư thừa, cũng như thông tin không liên quan trực tiếp đến ý tưởng cốt lõi của bức thư. Trung bình, thư xin việc chỉ nên có một trang đầy đủ, tất cả các trang bổ sung thường được coi là không cần thiết và không dùng nữa.
   • Tuy nhiên, một số trường đại học có thể yêu cầu ứng viên nộp thư dài hơn, với hai hoặc ba trang. Tốt nhất là đọc mẫu đơn hoặc hướng dẫn chương trình để tìm các chi tiết này. Nếu bạn không thể tìm thấy bất cứ điều gì, tốt nhất là bám vào một trang.
   • Hãy chắc chắn rằng bạn đặt những ý tưởng quan trọng nhất vào đầu thư của bạn và sắp xếp lại nội dung càng nhiều càng cần thiết để cung cấp cho nó một cách trôi chảy.

Phần 3 Cấu trúc bức thư

1. 
   

   
   Địa chỉ thư càng chính xác càng tốt. Nếu bạn biết tên của người đang học các mẫu đơn nhập học trong trường đại học, tốt hơn là gửi cho anh ấy bức thư theo tên.
   • Nếu bạn không thể tìm thấy tên của người này, ít nhất bạn nên cố gắng giải quyết người đọc theo vị trí của anh ta. Dưới đây là một số ví dụ:
     • Kính gửi cố vấn tuyển sinh;
     • Kính gửi Ban tuyển sinh;
     • Kính thưa giám đốc tuyển sinh.
   • Chỉ sử dụng các hình thức chào hỏi chung chung (Cho ai, Kính gửi ông và bà) nếu bạn không có lựa chọn nào khác.

2. 
   

   
   Nêu một mục tiêu rõ ràng. Đoạn đầu tiên của thư xin việc nên tóm tắt tất cả nội dung của nó và cung cấp cho người đọc một ý tưởng rõ ràng về những gì mong đợi.
   • Đoạn đầu tiên này chỉ nên chứa một đến ba câu, trong đó bạn nên chỉ ra gián tiếp rằng bạn đang gửi thư xin việc cho chương trình bạn đã chọn.
   • Câu giới thiệu của bạn có thể giống như ví dụ này: "Tôi đang viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của tôi đối với chương trình ABC của Đại học XYZ. "

3. 
   

   
   Tóm tắt lý do của bạn. Trong phần thân của bức thư, bạn phải nói với hội đồng tuyển sinh tại sao bạn tin rằng trường đại học này và chương trình của nó là tài sản tốt nhất của bạn. Bạn cũng phải giải thích tại sao hội đồng quản trị nên chấp nhận bạn hơn là các ứng viên tiềm năng khác.
   • Xem các ghi chú bạn đã thực hiện trên động lực và trình độ của bạn.
   • Giải thích tại sao bạn là ứng cử viên lý tưởng. Cố gắng mô tả kinh nghiệm học tập và chuyên nghiệp trong quá khứ của bạn trong chương trình bạn quan tâm. Cung cấp thông tin thực tế, nhưng cho thấy những sự thật này đã ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn như thế nào.
     • Ví dụ, bạn có thể đề cập đến cách bạn phản ứng với các khóa học theo chủ đề ở cấp đại học trước đó, ví dụ, năm đầu tiên của bạn. Thay vì nói rằng bạn đã tham gia các khóa học về chủ đề được đề cập, hãy giải thích làm thế nào nội dung của các khóa học này đã cuốn hút bạn, củng cố quyết tâm hoặc sự tò mò của bạn.
   • Giải thích tại sao bạn chọn trường đại học này, chương trình này và địa điểm này. Nhiều trường đại học có nhiều khả năng chấp nhận các ứng cử viên đam mê hoặc có động lực.
     • Mô tả các mục tiêu nghề nghiệp của bạn và giải thích lý do tại sao bạn nghĩ rằng chương trình đang đề cập cung cấp cho bạn cơ hội tốt nhất để tiếp cận chúng. Bạn có thể tham khảo các tài sản chính được mô tả trong mẫu chương trình mà không cần trích dẫn trực tiếp.
     • Cho biết những gì khơi dậy sự quan tâm của bạn trong trường đại học. Nếu bạn là sinh viên nước ngoài, bạn cũng phải giải thích lý do tại sao bạn muốn học tại quốc gia bạn chọn. Ví dụ: nếu đó là một trường đại học tiếng Anh, hãy giải thích lý do tại sao bạn muốn theo đuổi giáo dục đại học ở Anh.

4. 
   

   
   Mô tả trình độ chính của bạn. Trong khi chứng minh lý do tại sao bạn là ứng cử viên lý tưởng cho chương trình, bạn sẽ cần liệt kê kinh nghiệm học tập, phẩm chất cá nhân và các kinh nghiệm liên quan khác. Tập trung vào các điểm liên quan trực tiếp nhất đến chính chương trình.
   • Kiểm tra lý lịch của bạn, nhưng không sao chép nó. Thông thường, các ứng viên phải đính kèm một bản sao sơ ​​yếu lý lịch của họ vào mẫu đơn đăng ký kèm theo thư xin việc. Bạn có thể sử dụng thông tin CV của mình để ghi nhớ các chi tiết quan trọng, nhưng chữ cái không nên là bản sao chính xác của CV. Nếu cần thiết, hãy giới thiệu người đọc thư xin việc của bạn đến CV để cung cấp cho họ bất kỳ chi tiết bổ sung nào không thể được liệt kê chính xác trong thư xin việc.
   • Hỗ trợ bài viết của bạn Bất cứ khi nào bạn đề cập đến một trong những phẩm chất của bạn, bạn phải đủ điều kiện sử dụng các điều khoản thích hợp. Rất dễ dàng để nói rằng bạn là một người chăm chỉ: bạn phải chứng minh điều đó bằng các ví dụ về kinh nghiệm.
   • Đừng khoe khoang.Bạn không nên tỏ ra khiêm tốn, nhưng cũng nên tránh mô tả bất cứ điều gì khiến bạn cảm thấy kiêu ngạo hoặc quá tự tin. Để làm điều này, tập trung chủ yếu vào các sự kiện, mà không làm phân tích chủ quan.

5. 
   

   
   Khẳng định lại quan điểm của bạn. Để kết thúc bức thư, hãy nhắc lại một cách ngắn gọn sự sẵn lòng của bạn để theo dõi chương trình trước khi chấm dứt bức thư và ký chữ ký của bạn, lịch sự bày tỏ lòng biết ơn của bạn với các thành viên của Ủy ban tuyển sinh về thời gian và sự chú ý mà họ đã dành cho bạn.
   • Đoạn cuối nên có khoảng ba câu. Cải cách dòng giới thiệu của bạn và tóm tắt các điểm chính được đề cập trong mỗi đoạn trong mỗi câu.
   • Kết thúc bức thư bằng cách cảm ơn độc giả đã dành thời gian và sự chú ý và đặt chữ ký của bạn với một cụm từ lịch sự chuyên nghiệp (chẳng hạn như "Trân trọng"), theo sau là tên đầy đủ của bạn.

Phần 4 Viết một lá thư khó

1. 
   

   
   Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích. Giữ đúng chủ đề của bức thư, sử dụng ngôn ngữ chính xác về mặt ngữ pháp mô tả các kỹ năng và ý định của bạn bằng các thuật ngữ trực tiếp. Tránh mô tả nở hoa hoặc bùn và sử dụng giọng nói hoạt động.
   • Không sử dụng các cụm từ hoặc thuật ngữ được coi là sáo rỗng. Các cụm từ phổ biến cho một hình ảnh rất kém về bạn, bởi vì chúng cho ấn tượng rằng bạn không sáng tạo lắm. Khi bạn muốn sử dụng một từ sáo rỗng cụ thể, hãy tự hỏi tại sao bạn nên sử dụng nó và làm thế nào để thực hiện nó, trong khi chứng minh sự thật của ý tưởng này bằng các ví dụ hùng hồn thay vì sử dụng các cụm từ không có nguồn gốc.
     • Dưới đây là một số ví dụ về ảnh chụp nhanh phổ biến:
     • "Tôi rất có động lực cho ...";
     • "Tôi đã luôn luôn yêu ...";
     • "Mục tiêu chính của tôi là ..."
   • Tránh đạo văn. Ngay cả khi bạn sử dụng thông tin từ tài liệu do Hội đồng tuyển sinh cung cấp để hình thành ý tưởng của mình, bạn cũng không nên lặp lại thông tin này từng chữ. Nếu chương trình tập trung vào "thiết bị hiện đại nhất", hãy tránh cụm từ "thiết bị hiện đại nhất".
   • Không sao chép các chữ cái tiêu chuẩn. Bạn có thể thấy hữu ích khi tìm kiếm các bản sao của thư xin việc để có ý tưởng về cấu trúc và tông màu để áp dụng, nhưng bạn nên tránh sao chép quá mức nội dung của các bản sao này. Rốt cuộc, mọi người đều có thể sao chép một chữ cái tiêu chuẩn và hoàn thành các câu. Bạn phải thể hiện rằng bạn không phải là tất cả mọi người. Để làm điều này, sử dụng một giai điệu ban đầu.

2. 
   

   
   Sử dụng một tông tích cực. Thư của bạn nên tập trung vào những mặt tích cực hơn là những mặt tiêu cực. Nếu bạn quyết định mô tả những khó khăn hoặc thử thách bạn gặp phải trong quá khứ, hãy tập trung vào cách bạn vượt qua chúng thay vì mức độ nghiêm trọng của chúng.
   • Đừng mô tả điểm yếu của bạn. Bạn có thể sẽ nói về nó trong giai đoạn phỏng vấn, nhưng thư xin việc của bạn nên làm nổi bật những điểm mạnh của bạn.
   • Tập trung vào tương lai. Mặc dù bạn phải mô tả trình độ trước đây của bạn, nhưng điều quan trọng là phải chứng minh rằng bạn có tầm nhìn trong tương lai. Ví dụ, thay vì mô tả sự thiếu kinh nghiệm của bạn trong một lĩnh vực cụ thể được bao phủ trong một chương trình lớn hơn, chỉ cần cho biết rằng bạn muốn tìm hiểu thêm về lĩnh vực này.

3. 
   

   
   Hòa giải giai điệu chuyên nghiệp và thông tin cá nhân. Mặc dù bạn cần tùy chỉnh thư xin việc để mô tả sở thích và kinh nghiệm của mình, bạn nên viết một lá thư chuyên nghiệp và chấp nhận định dạng phù hợp.
   • Tập trung vào động lực trí tuệ của bạn. Ngay cả khi bạn có động cơ tôn giáo, vị tha hoặc cá nhân xuất phát từ trái tim, các thành viên hội đồng quản trị quan tâm nhiều hơn đến động lực trí tuệ của bạn. Tập trung vào mục tiêu học tập và chuyên nghiệp của bạn.
   • Đồng thời, cố gắng nổi bật so với các ứng cử viên còn lại. Đừng khái quát quá nhiều về mục tiêu nghề nghiệp của bạn: hãy cụ thể, mà không thể hiện động lực cảm xúc hoặc cá nhân.

4. 
   

   
   Hãy trung thực. Bất kể bạn viết gì, đừng nói dối. Tránh phóng đại kinh nghiệm trong quá khứ hoặc bằng cấp khác ngoài tầm với thực tế của họ.
   • Từ quan điểm đạo đức, vị trí bạn đang hướng tới cần được lấp đầy bởi những ứng cử viên có trình độ nhất. Bạn cần tin vào khả năng của chính mình để vượt qua một điều gì đó quá cạnh tranh và nói dối về các kỹ năng của bạn có thể có nghĩa là bạn không tin tưởng chính mình.