Cách viết báo cáo thống kê

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Thực hiện theo định dạng thích hợp
• Phần 2 Tạo nội dung
• Phần 3 Trình bày dữ liệu của bạn

Báo cáo thống kê là một loại tài liệu thông báo cho độc giả về một chủ đề hoặc nghiên cứu cụ thể. Để viết một báo cáo thống kê tốt, bạn phải tuân theo định dạng phù hợp và bao gồm trong tài liệu tất cả các thông tin cần thiết cho độc giả.

giai đoạn

Phần 1 Thực hiện theo định dạng thích hợp

1. 
   

   
   Xem các báo cáo thống kê khác. Nếu bạn chưa bao giờ viết báo cáo thống kê trước đây, có thể hữu ích để xem trước các báo cáo khác và sử dụng chúng làm mẫu để tạo tài liệu của riêng bạn. Ngoài ra, nó cung cấp cho bạn một ý tưởng tốt về báo cáo sẽ trông như thế nào sau khi hoàn thành.
   • Nếu bạn đang viết một báo cáo thống kê như một dự án trường học, hãy yêu cầu giáo viên của bạn chỉ cho bạn những ví dụ về công việc học sinh thành công.
   • Bạn có thể tìm kiếm các bản sao của các báo cáo thống kê được thực hiện bởi các sinh viên và giáo viên trong thư viện trường học của bạn. Yêu cầu nhân viên thư viện giúp bạn tìm các bản sao trong lĩnh vực học tập của bạn.
   • Bạn cũng có thể tìm kiếm các báo cáo thống kê trên Internet. Đây có thể là báo cáo kinh doanh, báo cáo nghiên cứu thị trường hoặc báo cáo cho các tổ chức chính phủ.
   • Hãy cẩn thận không theo dõi cẩn thận các bản sao, đặc biệt nếu chúng đã được thực hiện để nghiên cứu trong một lĩnh vực khác. Mỗi lĩnh vực nghiên cứu có các quy tắc riêng liên quan đến sự xuất hiện và nội dung của một báo cáo thống kê. Ví dụ, một nhà toán học có thể viết một báo cáo thống kê sẽ khác hoàn toàn với một báo cáo được viết bởi một chuyên gia nghiên cứu thị trường cho một công ty bán lẻ.

2. 
   

   
   
   
   Sử dụng một phông chữ dễ đọc. Thông thường, các báo cáo thống kê được nhập bằng phông chữ 12 điểm của Arial hoặc Times New Roman. Nếu bạn đã nhận được yêu cầu định dạng, hãy làm theo chúng một cách cẩn thận.
   • Thông thường trong các báo cáo, lề khoảng 2,5 cm xung quanh các trang. Hãy cẩn thận khi chèn hình ảnh (biểu đồ và đồ thị) vào e và đảm bảo rằng chúng không vượt quá lề, nếu không tài liệu có thể không được in chính xác và có vẻ cẩu thả.
   • Nếu bạn dự định đặt báo cáo của mình trong một cuốn sổ hoặc chất kết dính, bạn có thể sử dụng lề 4 cm ở bên trái của trang để hiển thị e khi lật trang.
   • Không nhân đôi khoảng cách giữa các dòng, trừ khi đó là nhiệm vụ của trường và giáo viên của bạn hỏi bạn chính xác.
   • Sử dụng các tiêu đề và chân trang để đánh số trang. Cũng có thể đặt họ của bạn hoặc tiêu đề của tài liệu với số trang.

3. 
   

   
   
   
   Sử dụng phương pháp trích dẫn thích hợp. Trong các lĩnh vực khác nhau, các phương pháp trích dẫn khác nhau được sử dụng để tham khảo các bài báo, sách và các tài liệu khác được sử dụng để viết báo cáo. Ngay cả khi bạn đã quen với định dạng trích dẫn khác, hãy sử dụng hệ thống báo giá được thông qua trong khu vực tìm kiếm của bạn.
   • Phương pháp trích dẫn thường được chỉ định trong sách giáo khoa. Các hướng dẫn này chi tiết không phải là các phương pháp trích dẫn, mà cả các quy tắc chấm câu, viết tắt và tiêu đề để sử dụng, cũng như định dạng chung của báo cáo.
   • Nếu bạn đang viết một báo cáo thống kê về một nghiên cứu tâm lý, bạn có thể áp dụng kiểu trích dẫn APA được xác định bởi Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ.
   • Việc sử dụng một phương pháp trích dẫn là quan trọng hơn cả nếu bạn dự định xuất bản báo cáo của mình trong một tạp chí thương mại hoặc chuyên nghiệp.

4. 
   

   
   Làm một trang bìa. Trang bìa sẽ có thể cho người đọc biết tiêu đề của báo cáo, tên của bạn và tên của những người khác đã đóng góp đáng kể cho việc nghiên cứu và viết tài liệu của bạn. Nó thực sự là một bản trình bày cẩn thận của báo cáo cuối cùng.
   • Trang bìa cũng có thể cần thiết nếu bạn đang viết báo cáo thống kê cho một khóa học. Kiểm tra với giáo viên của bạn hoặc kiểm tra bảng tính của bạn để tìm hiểu xem bạn có cần một trang bìa và tìm hiểu thêm về những gì nên được bao gồm.
   • Trong trường hợp báo cáo thống kê đầy đủ hơn, có thể cần một bảng nội dung. Vì mục lục chứa danh sách tất cả các phần và số trang tương ứng của chúng, bạn không thể tạo nó cho đến khi bạn hoàn thành báo cáo.

5. 
   

   
   Tạo tiêu đề phần. Tùy thuộc vào mục đích và người nhận báo cáo của bạn, các tiêu đề có thể giúp đọc tài liệu của bạn dễ dàng hơn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn tin rằng người đọc sẽ có xu hướng đọc báo cáo hoặc các phần riêng lẻ theo đường chéo.
   • Nếu bạn quyết định chia tài liệu thành các phần, bạn nên viết các tiêu đề in đậm và sắp xếp chúng sao cho chúng nổi bật so với phần còn lại của e. Ví dụ: bạn có thể đặt một tiêu đề ở giữa trang và đặt nó in đậm với kích thước phông chữ lớn hơn một chút.
   • Hãy chắc chắn rằng bạn không đặt tiêu đề phần ở cuối trang. Nên có ít nhất một số dòng, nếu không phải là một đoạn đầy đủ, dưới mỗi phần tiêu đề trước khi ngắt trang.

6. 
   

   
   Sử dụng tùy chọn Xem trước để kiểm tra bố cục. Nếu bạn sử dụng phần mềm xử lý điện tử, tài liệu của bạn thường sẽ trông giống nhau trên một tờ giấy như trên màn hình của bạn. Tuy nhiên, khi in, (các) hình ảnh có thể không mặn như mong muốn.
   • Kiểm tra lề xung quanh hình ảnh cũng như căn chỉnh e và đảm bảo nó không quá gần với hình ảnh. Hãy chắc chắn rằng e và hình ảnh không trùng nhau. Ví dụ, đảm bảo rằng các huyền thoại biểu đồ là một khoảng cách tốt từ các trục.
   • Hình ảnh và đồ họa có thể di chuyển các bộ phận của e. Do đó, bạn nên kiểm tra tiêu đề của phần sau khi báo cáo được viết và đảm bảo rằng chúng không ở cuối trang.
   • Nếu có thể, bạn cũng có thể thay đổi ngắt trang để tránh các tình huống trong đó dòng cuối cùng của trang đại diện cho dòng đầu tiên của đoạn hoặc ngược lại. Điều này sẽ làm cho e rõ ràng và dễ đọc hơn.

Phần 2 Tạo nội dung

1. 
   

   
   Viết một bản tóm tắt. Tóm tắt là một mô tả ngắn gọn (thường không quá 200 từ) tóm tắt tất cả các điểm chính của báo cáo, bao gồm các phương pháp được sử dụng, kết quả và phân tích của bạn.
   • Tránh sử dụng càng nhiều ngôn ngữ khoa học hoặc thống kê càng tốt trong bản tóm tắt. Tóm tắt nên dễ hiểu đối với khán giả rộng hơn so với người sẽ đọc toàn bộ báo cáo.
   • Nó có thể hữu ích để xem xét tóm tắt là một bản tóm tắt và mạnh mẽ. Hãy tưởng tượng rằng bạn đang ở trong thang máy với một người yêu cầu bạn mô tả dự án của bạn. Tóm tắt là tất cả những gì bạn sẽ nói với người đó để mô tả nó.
   • Ngay cả khi bạn đặt bản tóm tắt của bạn vào đầu báo cáo, việc viết nó vào cuối báo cáo thường dễ dàng hơn.

2. 
   

   
   Nhập phần giới thiệu. Trong phần giới thiệu của báo cáo, hãy xác định mục đích nghiên cứu hoặc kinh nghiệm của bạn. Giải thích cho độc giả lý do tại sao bạn bắt đầu dự án này và bao gồm các câu hỏi mà bạn đang hy vọng trả lời.
   • Cố gắng mô tả rõ ràng và chính xác để đặt âm cho báo cáo của bạn. Dù đối tượng mục tiêu của bạn là gì, hãy viết báo cáo của bạn bằng các thuật ngữ đơn giản thay vì sử dụng quá nhiều ngôn ngữ thống kê.
   • Nếu tài liệu của bạn dựa trên các thí nghiệm khoa học, khảo sát hoặc dữ liệu nhân khẩu học, hãy nêu ra một giả thuyết hoặc kỳ vọng cá nhân của bạn.
   • Nếu chủ đề hoặc câu hỏi đã được nghiên cứu bởi người khác, nên bao gồm một tổng quan nhỏ về công việc này sau khi giới thiệu. Giải thích tại sao công việc của bạn khác với những công việc trước đó hoặc mô tả đóng góp của bạn cho tất cả các công việc được thực hiện.

3. 
   

   
   Mô tả các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. Phần này mô tả rất chi tiết cách bạn thực hiện dự án của mình, bao gồm kinh nghiệm hoặc phương pháp thu thập dữ liệu thô.
   • Mô tả tất cả các phương pháp bạn đã sử dụng để xác định kết quả, đặc biệt nếu các thí nghiệm hoặc nghiên cứu của bạn dành cho các biện pháp dài hạn hoặc dựa trên các quan sát.
   • Nếu trong quá trình làm việc bạn phải điều chỉnh phương pháp luận, hãy mô tả những thay đổi này và giải thích lý do tại sao chúng cần thiết.
   • Liệt kê phần mềm, tài nguyên và các tài liệu khác mà bạn đã sử dụng trong công việc của mình. Nếu bạn đã sử dụng một cuốn sách giáo khoa, chỉ cần đề cập đến nó. Bạn không cần phải tóm tắt cuốn sách này trong báo cáo của bạn.

4. 
   

   
   Trình bày kết quả. Trình bày kết quả từ kinh nghiệm và nghiên cứu của bạn. Phần này chỉ nên chứa các sự kiện, không có bất kỳ phân tích và thảo luận.
   • Bắt đầu với các kết quả chính, sau đó mô tả các kết quả phụ và dữ liệu hoặc xu hướng thú vị mà bạn đã khám phá.
   • Nói chung, không đưa ra kết quả không liên quan đến các giả định hoặc kỳ vọng đã nêu. Tuy nhiên, nếu trong quá trình làm việc bạn phát hiện ra điều gì đó đáng ngạc nhiên và bất ngờ, bạn có thể đề cập đến nó.
   • Nói chung, phần này dài nhất trong báo cáo của bạn và sẽ chứa số liệu thống kê chi tiết nhất. Nó cũng là phần đơn điệu và khó hiểu nhất, đặc biệt nếu người đọc không phải là một nhà thống kê.
   • Biểu đồ hoặc biểu đồ nhỏ hơn thường hiển thị kết quả rõ ràng hơn es.

5. 
   

   
   Viết kết luận. Phần này bao gồm phân tích và xác định kết quả trong bối cảnh chung của lĩnh vực nghiên cứu hoặc lĩnh vực hoạt động của bạn. Bạn cũng phải xác định liệu giả thuyết ban đầu đã được xác nhận hay chưa.
   • Trong phần này, điều quan trọng là tránh sử dụng các thuật ngữ thống kê. Phần này nên dễ hiểu cho bất cứ ai, ngay cả khi không đọc phần kết quả.
   • Nếu bạn cần thực hiện các nghiên cứu hoặc nghiên cứu khác để tiếp tục giả thuyết hoặc trả lời các câu hỏi phát sinh trong dự án, hãy mô tả chúng.

6. 
   

   
   Thảo luận về các vấn đề và câu hỏi có thể. Nếu kết quả của bạn xác nhận hoặc mâu thuẫn với các nghiên cứu trước đó, hãy thảo luận về phần cuối cùng này. Bạn cũng có thể đề cập đến những vấn đề bạn gặp phải trong công việc của bạn.
   • Với một chút trở ngại, thường có một số chi tiết sẽ giúp việc thu thập dữ liệu hiệu quả hơn hoặc dễ dàng hơn. Bạn nên giải quyết khía cạnh này trong phần này. Vì phương pháp khoa học được thiết kế để cho phép người khác lặp lại nghiên cứu của bạn, bạn nên chia sẻ ý tưởng của mình với các nhà nghiên cứu trong tương lai.
   • Bạn cũng có thể đề cập đến bất kỳ suy đoán hoặc câu hỏi bổ sung nào xuất hiện trong tâm trí của bạn trong quá trình nghiên cứu. Tuy nhiên, hãy súc tích. Ý kiến ​​cá nhân và suy đoán của bạn không nên vượt ra ngoài chính dự án.

7. 
   

   
   Lập danh sách các nguồn được sử dụng. Vào cuối báo cáo, bạn nên lập một bảng hoặc danh sách tất cả các cuốn sách hoặc bài báo bạn đã sử dụng để hoàn thành nghiên cứu của mình và bạn đã đề cập trong báo cáo.
   • Ví dụ: nếu bạn so sánh công việc của mình với một nghiên cứu được thực hiện năm trước ở một thành phố khác, bạn nên đưa một trích dẫn từ báo cáo này vào tài liệu tham khảo.
   • Trích dẫn tài liệu tham khảo của bạn bằng cách sử dụng phương pháp trích dẫn phù hợp với ngành học hoặc lĩnh vực nghiên cứu của bạn.
   • Không bao gồm trong danh sách các nguồn công việc mà bạn chưa đề cập trong tài liệu của bạn. Giả sử bạn đã đọc chung trước khi bắt đầu dự án. Nếu bạn chưa trích dẫn một trong những tác phẩm này trực tiếp trong báo cáo, thì không cần thiết phải đưa vào tài liệu tham khảo thư mục của bạn.

8. 
   

   
   Đừng quên địa chỉ báo cáo. Báo cáo của bạn sẽ có ít giá trị, nếu không ai trong số độc giả có thể hiểu công việc của bạn và kết quả của bạn. Ngay cả khi bạn đang viết một báo cáo thống kê cho một dự án trường học, có lẽ bạn nên viết nó cho một đối tượng lớn hơn.
   • Cố gắng tránh các thuật ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ ngành nếu báo cáo chủ yếu dành cho những người không chuyên về lĩnh vực của bạn.
   • Nếu bạn sử dụng thuật ngữ kỹ thuật, hãy chắc chắn sử dụng chúng một cách chính xác. Ví dụ: không sử dụng từ trung bình trong báo cáo của bạn, bởi vì thuật ngữ này có thể có ý nghĩa khác nhau. Thay vào đó, viết trung bình số học, giá trị trung bình hoặc giá trị chi phối, theo hình nón.

Phần 3 Trình bày dữ liệu của bạn

1. 
   

   
   Số lượng và tiêu đề tất cả các bảng hoặc đồ thị. Đặt tên và ghi nhãn cho từng yếu tố trực quan cho phép bạn tham khảo nó trong báo cáo. Việc sử dụng các tham chiếu không gian trong e có thể gây ra vấn đề khi in báo cáo.
   • Đây là tất cả quan trọng hơn nếu bạn gửi báo cáo của bạn để xuất bản trong một tạp chí thương mại. Tại thời điểm xuất bản, kích thước của các trang có thể thay đổi và các bảng và đồ họa sẽ không nằm trên các trang mà chúng ở phiên bản gốc.
   • Điều này cũng quan trọng nếu bạn muốn xuất bản báo cáo trực tuyến vì e và hình ảnh sẽ được hiển thị khác nhau tùy thuộc vào cài đặt hiển thị.
   • Cách đơn giản nhất để gọi các yếu tố trực quan là viết từ nhân vật theo sau là một con số Sau đó, chỉ cần đánh số từng mục theo thứ tự xuất hiện trong báo cáo.
   • Tiêu đề nên mô tả thông tin được trình bày trong các yếu tố trực quan. Giả sử bạn đã tạo một biểu đồ thanh để hiển thị điểm của học sinh tại kỳ thi hóa học cuối cùng, có lẽ tiêu đề của bạn, Kết quả kỳ thi hóa học cuối mùa thu 2016.

2. 
   

   
   Hãy chắc chắn rằng hình ảnh rõ ràng và theo thứ tự. Nếu các yếu tố hình ảnh được thiết kế kém và rối loạn, độc giả sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu chúng. Họ thường làm cho e dễ đọc hơn và không đảo ngược.
   • Hãy chắc chắn rằng tất cả các hình ảnh đủ lớn để người đọc có thể dễ dàng nhìn thấy mọi thứ họ cần. Nếu bạn phải giảm kích thước của đồ họa để người đọc không thể hiểu được danh sách, nó sẽ không hữu ích cho họ.
   • Tạo hình ảnh và bảng bằng định dạng mà bạn có thể dễ dàng nhập vào tệp điện tử. Nhập các yếu tố video bằng một số định dạng đồ họa có thể làm biến dạng hình ảnh hoặc làm tăng độ phân giải cực thấp.

3. 
   

   
   Tổ chức thông tin phù hợp. Hãy chắc chắn rằng các biểu đồ và bảng có thể đọc được và dễ hiểu ngay từ cái nhìn đầu tiên. Nếu một biểu đồ chứa quá nhiều dữ liệu hoặc một khoảng quá rộng, nó sẽ không hữu ích cho người đọc.
   • Giả sử bạn có vô số mẫu. Trục x sẽ bị lộn xộn nếu bạn đại diện cho mỗi mẫu dưới dạng thanh. Tuy nhiên, bạn có thể di chuyển dữ liệu trục y sang trục x và sử dụng trục y để đo tần số.
   • Nếu dữ liệu có thể được biểu thị dưới dạng phần trăm, chỉ sử dụng phân số nếu tìm kiếm của bạn yêu cầu. Nếu chênh lệch tối thiểu giữa các kết quả là một vài phần trăm, chỉ cần làm tròn dữ liệu của bạn đến điểm phần trăm cao hơn tiếp theo. Tuy nhiên, nếu chênh lệch giữa các kết quả của bạn có thể giảm xuống hàng trăm phần trăm, thì cần phải biểu thị tỷ lệ phần trăm đến hai chữ số thập phân để hiển thị sự khác biệt này.
   • Giả sử báo cáo của bạn bao gồm một biểu đồ thanh biểu thị phân phối điểm cho bài kiểm tra hóa học và các điểm này là: 97,56, 97,52, 97,46 và 97,61. Trên trục x, bạn phải đặt tên của từng sinh viên và trên trục y, bạn phải đặt các ghi chú trong khoảng từ 97 đến 98. Bằng cách này, bạn sẽ làm nổi bật sự khác biệt tồn tại giữa kết quả của các sinh viên.

4. 
   

   
   Bao gồm các dữ liệu thô trong phụ lục. Đối với các dự án lớn, phụ lục thường là phần lớn nhất của báo cáo. Bạn phải bao gồm tất cả dữ liệu thô, bao gồm các bản sao của bảng câu hỏi đã hoàn thành, chuỗi dữ liệu và kết quả thống kê.
   • Đảm bảo rằng nội dung của phụ lục không vượt quá nội dung báo cáo. Không cần thiết phải đính kèm bất kỳ tờ thông tin hoặc tài liệu khác mà bạn đã tạo trong suốt dự án.
   • Thay vào đó, chỉ bao gồm những tài liệu sẽ mở rộng phạm vi nghiên cứu của bạn và giúp bạn hiểu rõ hơn về báo cáo của mình.
   • Ví dụ, khi mô tả phương pháp luận, bạn có thể đề cập rằng bạn đã phỏng vấn sinh viên để xác định cách họ chuẩn bị cho kỳ thi hóa học. Bạn có thể đính kèm vào phụ lục một bản sao của bảng câu hỏi bạn đã sử dụng. Tuy nhiên, bạn không cần bao gồm một bản sao các câu trả lời từ tất cả các sinh viên.