Làm thế nào để viết một dự án để nộp cho chính quyền của mình

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Viết dự án của bạn
• Phần 2 Chia sẻ dự án của bạn

Biết cách gửi dự án cho chính quyền của bạn là một kỹ năng hữu ích nếu bạn muốn đưa ra các cơ hội mới để ghi nhận doanh thu bổ sung, đề xuất cải tiến thủ tục hoặc đưa ra các kỹ thuật hiệu quả để kinh tế hơn. Bạn cũng có thể quyết định viết một đề xuất khi bạn cảm thấy cần phải thay đổi điều gì đó. Nếu bạn có ý định mô tả một tài liệu như vậy để gửi nó cho chính quyền của công ty bạn, trước tiên bạn phải dành thời gian cần thiết để thu thập thông tin liên quan. Bạn cũng có thể gửi ý tưởng của mình cho đồng nghiệp để có ý kiến ​​của họ và biết liệu họ có tuân thủ dự án của bạn không, sau đó bạn sẽ phải đảm bảo tiếp cận hướng đi của mình một cách khéo léo.

giai đoạn

Phần 1 Viết dự án của bạn

1. 
   

   
   Xác định chính xác vấn đề trong câu hỏi hoặc ý tưởng của bạn. Nếu bạn muốn mô tả các hoạt động giảm chi phí hoặc hợp lý hóa, trước tiên bạn cần xác định vấn đề chính. Thông thường, ý tưởng có thể rõ ràng với bạn, nhưng nếu bạn muốn truyền đạt về nó hoặc cung cấp giải pháp, sẽ rất khôn ngoan khi rất chú ý.

2. 
   

   
   Làm nghiên cứu của bạn. Trước khi viết một dự án, điều quan trọng là bạn phải chắc chắn rằng bạn phân tích tất cả các yếu tố liên quan đến nó. Tìm kiếm thảo luận với các bên liên quan, cho dù đồng nghiệp, người quản lý hoặc khách hàng của bạn. Bạn cũng sẽ đạt được để đọc các chương trình tương tự được điều hành bởi các công ty khác để xem những gì họ đang làm khác nhau.
   • Nếu, ví dụ, bạn cảm thấy rằng quản lý cần thay đổi việc phục vụ của họ, trước tiên hãy thảo luận với nhân viên nhà bếp. Họ nghĩ gì? Họ có phải làm việc ở nơi khác với những người cung cấp thực phẩm khác không? Các đồng nghiệp của bạn nghĩ gì về điều này? Đây là tất cả các khía cạnh bạn cần giải quyết. Nó cũng có thể là sự không hài lòng của bạn chỉ đơn giản là một câu hỏi về sở thích cá nhân chứ không phải là một vấn đề chất lượng.

3. 
   

   
   
   
   Viết mô tả vấn đề. Để bắt đầu viết dự án của bạn, đầu tiên mô tả tình hình hiện tại. Sau đó làm nổi bật các sự kiện có liên quan (địa điểm, ngày, những người liên quan). Ở cấp độ này, đừng phán xét, thay vào đó hãy tập trung vào giải thích mọi thứ.
   • Như một minh họa, bạn có thể viết "Công ty X đã được hưởng lợi từ dịch vụ ăn uống Y trong bảy năm qua. Trong thời gian này, số lượng các món ăn chính có sẵn giảm từ năm xuống còn hai. Số lượng các món ăn chủ yếu cho người ăn chay cũng đã giảm và thậm chí có những ngày mà không có loại nào được đề xuất.

4. 
   

   
   Giải thích những gì bạn đề xuất như một giải pháp. Khi bạn đã xác định được vấn đề, bạn có thể bắt đầu viết chính xác những gì bạn đề xuất. Tập trung vào khía cạnh quan trọng nhất. Chứng minh rằng các quan sát của bạn dựa trên nghiên cứu của bạn.
   • Ví dụ: bạn có thể viết "Tôi đề nghị rằng người cung cấp thực phẩm cho Công ty X được thay thế bằng người khác. Công ty X có một số lựa chọn về vấn đề này. Các nhà cung cấp W và Z đều cung cấp nhiều loại thực đơn hơn và cung cấp chi phí tương đương với các nhà cung cấp hiện tại của chúng tôi. Ngoài ra, vì nhà cung cấp Z cung cấp các món ăn chay, thuần chay và không có gluten mỗi ngày, nên nó có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của lực lượng lao động của chúng tôi. Về người cung cấp W, nó cung cấp ít món ăn hơn cho người ăn chay, nhưng cũng có thể là một lựa chọn tốt. Một cuộc khảo sát được thực hiện vào năm 2011 cho thấy 40% nhân viên của chúng tôi là người ăn chay, 10% là người ăn chay và 2% thích thực phẩm không chứa gluten.

5. 
   

   
   
   
   Xây dựng kế hoạch. Mô tả từng bước và tập trung vào các mốc thời gian hoặc chi phí để thực hiện chúng. Hãy rõ ràng về những gì bạn biết và những gì còn lại để được khám phá. Hãy nhớ viết các bước được đánh số và sau đó cung cấp thêm chi tiết. Đừng đánh giá quá cao tầm quan trọng của sự đổi mới mà bạn tìm cách mang lại, nhưng hãy trình bày những kết quả mà bạn mong muốn đạt được.
   • Để thay đổi nhà cung cấp, chúng tôi sẽ phải: 1: chấm dứt hợp đồng với nhà cung cấp Y, 2: thử các món ăn của nhà cung cấp dịch vụ W và Z, 3: chọn một trong số họ, 4: ký hợp đồng với nhà cung cấp đã chọn. Các khoản phí phải tương đương với các khoản phí hiện đang được cung cấp bởi Nhà cung cấp Y. Miễn là chúng tôi chấm dứt hợp đồng với Nhà cung cấp Y, sẽ không có hình phạt tài chính. Ngoài ra, nếu nhân viên của chúng tôi đánh giá cao hơn về bữa ăn mới, có nhiều khả năng họ sẽ hạnh phúc hơn tại nơi làm việc.

6. 
   

   
   Nâng cao sự phản đối có thể. Cho thấy rằng bạn hoàn toàn nhận thức được bất kỳ thiếu sót nào có thể gặp phải trong kế hoạch của bạn. Sẽ có sự phản kháng giữa các nhân viên? Ví dụ, một số người có thể thích các dịch vụ của nhà cung cấp hiện tại của bạn. Bạn có thể thuyết phục một cơ quan chính phủ rằng ý tưởng mới của bạn là an toàn? Thảo luận về các bước bạn dự định thực hiện để thuyết phục người khác về tính khả thi và mức độ phù hợp của dự án của bạn.

7. 
   

   
   Chỉ định các tài liệu và nhân sự cần thiết. Nếu dự án mới mà bạn đề xuất yêu cầu mua vật liệu hoặc thuê nhân viên mới, hãy chỉ ra điều này sau khi đã vạch ra các bước. Cũng nên nhớ đề cập đến thời gian cần thiết, vì đây cũng là một tài nguyên. Tạo một danh sách kiểm tra để thoát khỏi nó. Ví dụ, bạn có thể viết như sau.
   • Cần thiết: tiểu ban để đánh giá người cung cấp thực phẩm (4 người từ các bộ phận khác nhau của công ty), 2 giờ để nếm thử và 3 giờ cho việc viết báo cáo.

8. 
   

   
   Rút ra kết luận dựa trên những lợi ích chính. Bất kể thay đổi nào bạn dự định thực hiện, hãy lặp lại quá trình này một lần nữa vào cuối. Thảo luận một lần nữa ba yếu tố chính của dự án của bạn và sau đó đưa ra một câu kết luận. Hãy nghĩ về nó như là tóm tắt của bạn. Như một minh họa, bạn có thể nói như sau.
   • "Như đề xuất này cho thấy, Caterer Y đã giảm số lượng món khai vị mà anh ấy đã cung cấp trong bảy năm qua. Nhà cung cấp W và Z cung cấp thực đơn đa dạng hơn với giá tương đối. Tôi đề nghị rằng chúng ta có thể thực hiện các thử nghiệm nếm thử với các nhà cung cấp này để chọn nhà cung cấp thực phẩm mới cho công ty này. Điều này chắc chắn sẽ thúc đẩy sự hài lòng và giữ chân nhân viên. "
   • Đề cập đến lợi ích cụ thể hoặc định lượng. Nếu ví dụ sự đổi mới của bạn có thể giảm chi phí, bạn phải làm nổi bật điều này.
   • Trình bày các lợi ích định tính. Một công ty đôi khi được hưởng lợi từ một số lợi ích không thể định lượng bằng dữ liệu và số liệu cụ thể. Nếu ý tưởng của bạn giúp tăng sự hài lòng của nhân viên, điều quan trọng là bạn phải đề cập đến nó. Những cải tiến này có thể có lợi như những định lượng.

Phần 2 Chia sẻ dự án của bạn

1. 
   

   
   Yêu cầu một đồng nghiệp đọc nó. Tốt nhất bạn nên mời một đồng nghiệp đọc dự án của bạn và cho bạn ý kiến ​​của anh ấy. Anh ấy có thể phê duyệt nội dung chương trình của bạn, nhưng nếu đây không phải là trường hợp, hãy xem xét có tính đến sự phản đối của anh ấy. Nếu bạn cảm thấy rằng những điều này có liên quan và tốt hơn những gì bạn đề xuất, thì hãy xem xét đánh giá. Mặt khác, nếu bạn hiểu sự liên quan của các đối số của nó nhưng không chấp thuận chúng, hãy xem xét đưa chúng vào phần phản đối của bạn.

2. 
   

   
   Kiểm tra lại dự án của bạn. Khi bạn đã viết dự án của mình và một đồng nghiệp đã đọc nó, bây giờ bạn phải xem lại nó để cải thiện sự lưu loát, ngữ pháp, độ chính xác và số lượng từ. Bạn không nên đưa ra một đề xuất quá lâu, nếu không, bạn có nguy cơ thấy các nhà lãnh đạo của mình không đọc nó. Làm những gì cần thiết để giữ mọi thứ nhiều nhất trên một đến hai trang.

3. 
   

   
   Gửi dự án cho chính quyền của bạn. Khi bạn cảm thấy rằng dự án của bạn đã sẵn sàng, hãy xác định người mà bạn phải gửi nó. Trong một số tổ chức, có một nhà lãnh đạo được biết đến với mọi người chịu trách nhiệm đưa ra quyết định. Trong các xã hội khác có cấu trúc bên hơn, có thể khó biết ai là người ra quyết định thực sự. Thực hiện một nghiên cứu kỹ lưỡng về công ty của bạn để xác định ai chịu trách nhiệm cho các vấn đề như vậy.
   • Một khi bạn biết ai sẽ bàn giao dự án của bạn cho, hãy xem liệu bạn có thể có một tête-à-tête với anh ta không. Rất thường xuyên, mọi người phản ứng thuận lợi hơn đối với các yêu cầu đổi mới khi các sàn giao dịch trực tiếp. Nếu không, gửi một phiên bản giấy của dự án hoặc một.